事務職とひと言で言っても、企業や部門により様々な事務職があります。

今回は特に営業事務に絞って、仕事内容や営業事務に向いていない人の特徴、どうすればスムーズに営業事務の仕事をこなせるようになるのかについて解説します。

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営業事務とはどんな仕事?

営業事務とはどのような仕事をしているのか、企業内ではどのような役割を果たしているのか、具体的に見ていきましょう。

営業事務の大まかな仕事内容

営業事務の仕事は、営業部門にて営業担当者や営業職の人々のサポートをする仕事です。

仕事内容は多岐に渡ります。

電話の応対やメールでのやり取りから始まり、社内資料や社外へのプレゼンテーション資料の作成補助及び修正、受領書や請求書の作成などデスクワークがメインとなります。

またデータベースの管理や集計、商品の受発注など企業独自のシステムに携わる業務も生じます。

また営業担当者が不在の時は、代わりにクライアントへの対応や伝達業務、商品の納期チェックなど、営業職の人々を陰でサポートすることが主な仕事となります。

それらが結果として営業部門の売り上げに貢献することになり、引いては企業の利益という形で反映されることになるのです。

営業事務の難しさ・大変さ

営業事務は、営業部門において無くてはならない必要不可欠な存在ですが、企業が取り扱う商品に応じて業務も左右されるため、企業ごとにこなす仕事が少しずつ異なります。

また営業職は複数名いるので、誰にいつ何を頼まれ、いつまでに仕上げなければならないのかをきちんと把握して、自分なりに優先順位をその都度決めて取り掛からないと、納期に間に合わない業務が出てきたり対応が遅れたりと、仕事に支障が生じる危険があります。

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営業事務に向いていない人の7個の特徴

営業事務に向いていない人とは、どのような人なのでしょうか。

次の7つの特徴から見ていきましょう。

納期を把握していない人・納期に間に合わせられない人

納期に間に合うように仕事をするというのは、営業事務としては勿論のこと社会人として重大な要素です。

依頼された仕事には必ず締め切りがあります。

その締め切りを守らない人や、そもそも仕事を依頼された時に納期の確認を怠るような人は、営業事務には向いていないといえるでしょう。

仕事の優先順位がすぐにつけられない人

営業事務の仕事は幅広いです。

ルーティン業務ばかりではなく、飛び込みの業務が発生したり、すぐに仕上げなければならない業務などが生じたりします。

また月末月初など、決まった時期にやらなければならない業務もあります。

それらを踏まえて、常にどの仕事を優先すべきかを考えて業務に取り掛からないと、仕事でミスをしてしまったり、仕事をやり忘れたりという最悪の事態になりかねません。

新しいことに興味がない人

営業事務は、営業職の人々のバックアップをするのが仕事です。

デスクワークの業務が多いため、パソコンスキルは欠かせないものになります。

ワードやエクセルだけではなく、場合によりパワーポイントやアクセスなど、他のソフトウェアも使いこなさなければならないこともあります。

また企業により、データベースや商品の在庫管理、経費計算などは企業独自のソフトウェアをの知識を身につける必要もあります。

重要なのはパソコンスキルだけではありません。

新しい商品が発売されたり、人事異動で新しい営業担当者が入ってきたりすることもあるでしょう。

同じ業務をずっとしていたいという人、新しいことを学んだり身につけたりすることに抵抗がある人は、営業事務のような新しいものや人に常に接する業務には向いていないかもしれません。

臨機応変に対応できない人

営業事務の仕事はいつも同じ業務ではありません。

ルーティンの業務も勿論ありますが、常に新規の仕事が入ってきます。

突発的な仕事も時にはあるでしょう。

かたくなに仕事の順番や優先順位を変えなかったり、仕事の依頼を断ったりする人は、営業事務の仕事をするのは厳しいと言わざるを得ません。

情報共有ができない人

営業事務は一人で仕事をしているわけではありません。

営業担当者が不在の時には、代わりに対応しなければならない場面に遭遇します。

また、あらかじめ頼まれていた業務の進捗状況を話しておく必要がある時もあります。

業務を滞りなく進めるために、事前に伝えておくべき事項や困っている事項など、他の人々との情報交換や情報共有ができない人は、営業事務の仕事は難しいといえます。

質問すべき業務と自分で調べる業務の区別ができない人

様々な業務をこなしていく中で、当然ながらどうしても分からないことは出てきます。

その事柄に精通している人に聞くこともせず、また自分で調べたりすることもしないと、間違った仕事をしてしまったり業務自体が放置されてしまう危険があります。

そのような人は営業事務の仕事に支障が出てしまうため、向いていないことになります。

打たれ弱い人

企業にもよりますが、営業担当者はかなりの大人数です。

当然ながら若手もいればベテランもいます。

営業職には優しい人もいればクセが強い人もおり、千差万別です。

時には仕事で失敗してしまうこともあるでしょうし、自分のミスではないことに対して謝らなければならない時もあるでしょう。

様々な業務を同時に遂行する頭の切り替えができない人はミスを犯しやすくなり、責められると落ち込んでモチベーションが上がらない時も出てくるかもしれません。

いつまでも悩んで不満を述べているだけでは、せっかくの仕事が嫌になってしまいます。

打たれ弱い人は営業事務には向いていないといえるでしょう。

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もしかして営業事務には向いていないかも…と思ったら、どうやって乗り越える?

営業事務に向いていないと思われた人もいるかもしれません。

では、どうすれば乗り越えられるのか。

営業事務の仕事をスムーズにこなして、デキる営業事務になるための秘訣として、営業事務に向いていない人の7個の特徴への対策をひとつひとつ見ていくことにしましょう。

納期を把握していない人・納期に間に合わせられない人

仕事には常に納期が存在します。

仕事を依頼された時には、必ずいつまでにこの仕事を終わらせて提出すればよいのかを確認する習慣をつけましょう。

時には業務がいっぱいで、その期日までに仕事を終わらせるのが難しい場合があるかもしれません。

また企業により、新商品が発売された直後やキャンペーンなどで特定の商品をいち押しで販売することもあります。

営業部門は部署柄、一年のうちで業務に波ができやすい部署のひとつです。

その際には、営業担当者からの業務依頼も自然と集中することになります。

そのような場合には、必ず仕事を依頼した人に締め切り日の相談をしましょう。

納期を延長する手はずを整えてくれたり、仕事のボリュームを減らして別の人に割り振ってくれたりと、融通を利かせてくれるでしょう。

仕事の優先順位がすぐにつけられない人

仕事は週や月ごと、あるいは四半期ごとや年度ごとに行わなければならない業務と、長期的に行う業務、単発で行う業務、すぐに仕上げなければならない業務など様々な種類があります。

ひとつの仕事だけに集中しすぎていると、広い視野を持つことができなくなり、他の業務に支障が出てしまう場合もあります。

常に周囲の状況を確認し、仕事のボリュームと仕上げるのに必要な大体の時間、納期の期日を把握しましょう。

そうすれば必然的に仕事の優先順位が決まってきますので、進捗状況を把握しながら業務をこなすことができるようになります。

新しいことに興味がない人

営業事務はルーティンの業務ばかりではありません。

クライアントやお客様の対応ひとつとっても同じものは存在しません。

パソコンスキルについても同じことがいえます。

時間短縮や丁寧で間違いのない業務をするために、自分でソフトウェアについて学んだり本を読んで勉強したり、興味を持つことが大切です。

新しいことを怖がるのではなく、新鮮なものとしてポジティブに受け止め、それらがどんな刺激を与えてくれるのか、自分がステップアップするためにどのようなものが待っているのか、向上心を持って業務にあたるようにすれば自ずと考え方も変わってくるでしょう。

また新しいことは自分の新発見にも繋がります。

それは自分への自信にもなっていくでしょう。

自信がつくと、人は自然と笑顔が増えていきます。

営業事務の皆さんが笑顔で余裕のある対応をすれば、営業職の人々も安心して仕事を任せてくれるようになります。

臨機応変に対応できない人

仕事のボリュームは常に一定ではありません。

変動も多くありますし、時には緊急でヘルプ対応をしなければならない場合もあります。

依頼されたそれらの仕事をその都度考慮し、時には順番を入れ替えたり優先順位を考え直すなどフレキシブルに対応できるようになれば、より仕事がスムーズに回っていくようになります。

何にでも対応できるような心の余裕と大らかさを身につけられるように心がけましょう。

情報共有ができない人

報告・連絡・相談は社会人として基本のマナーです。

営業担当者がいつも社内にいるわけではないので、営業事務の人が代わりに行う業務も数多くあります。

それらの業務をこなす上で、営業職に伝えておかなければならない事柄が発生した時には、緊急度にもよりますがなるべく早いうちに営業担当者と連絡を取り、すぐに情報を伝えるように心がけましょう。

常日頃からコミュニケーションを取るように努力して、何かあった時には連絡を取れる体制を整えておくようにすると仕事が上手く回ります。

質問すべき業務と自分で調べる業務の区別ができない人

分からないことやこのまま進めていくのが不安に思った時には、その仕事内容により自ら調べるべきなのか、その業務に精通している人に聞くべきなのかを判断して、なるべく業務が滞らないように早急に対処しましょう。

たとえばエクセルの関数で分からないことがあった場合は、本やインターネットで調べるなどすれば解決しますし、企業独自のソフトウェアならばマニュアルを読んだり知っている人に相談してみるといったこともできます。

仕事内容に即してどうすることが最善の方策なのかを考えるようにすると、身に付くスピードも早くなり、業務のスピードアップにも繋がります。

打たれ弱い人

人は誰でも失敗をします。

もし仕事でミスをしてしまったら素直に謝罪しましょう。

時には理不尽なことで責められる場合があるかもしれません。

しかし、愚痴や不満を言っているだけでは何も解決しないのです。

自分のミスならば素直に認めて、次はミスを犯さないようにすればよいのですから、なるべく早く気持ちを切り換えるようにして、他の業務に差し障りがないようにすぐに冷静になれるよう努力しましょう。

気持ちの切り換え方法として、仕事後や休日にスポーツをしたり美味しいものを食べに行ったり、好きな趣味に没頭したりするなど、自分に合ったリフレッシュの仕方を身につけておくとよいでしょう。

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続けていると見えてくる、営業事務のやりがい・楽しさ

営業事務は仕事量も仕事の幅も多く、大変な業務です。

ですが、その分やりがいもありますし、楽しいと感じることも数多くあります。

たくさんの人と親しくなれる

営業事務はたくさんの人と接する機会が多い業務です。

営業部門というのは企業の要にあたる部署でもありますので、自然と他の部署との関わりも多くなります。

また社外の人々と接する機会も多く、クライアントやお客様との電話応対やメールのやり取り、来客時の対応など様々なタイミングでコミュニケーションを取ることができます。

親しくなれば興味深い話を伺う機会に恵まるなど、コミュニケーション能力が高くなります。

色々な仕事ができる

営業事務は様々な業務を執り行う職種です。

苦手意識さえ持たなければ、業務の幅広さは自分がこなせる幅広さにもつながります。

それらは自身の経験値となり、自分自身のステップアップにもなっていきます。

自分なりに業務を順序立てて仕事できる

仕事は必ずしも1つとは限りません。

場合により複数同時にこなす必要があります。

その場合でも、他の仕事の進捗状況から判断したり優先順位をつけたりする習慣が身に付いていれば、すぐに業務を順序立てて考え、アレンジを加えたりすることで、仕事を最短で終わらせられるようになります。

ビジネスマナーが身につく

営業事務の仕事はひとつひとつが全て経験値となっていきます。

電話対応や書類作成のルールなど、知らないうちにきちんとしたビジネスマナーが身についているでしょう。

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まとめ

営業事務が向いていない人の7個の特徴は、いかがでしたでしょうか。

苦手なものを少しずつ克服して、笑顔の素敵な営業事務になれるように頑張ってくださいね。

応援しています。

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