事務職には、一般事務や経理事務の他に、「営業事務」というものがあります。

この営業事務は、社外の人との接点も多く、躍動感のある職種です。

しかし、その躍動感があるが故に、抱えてしまう悩みもあります。

営業事務の悩みでよく見られるものは何でしょうか。

解決策と併せてお話しします。

営業事務のおおまかな仕事内容

営業事務とは、その名の通り営業部門の事務職です。

基本的には営業担当のアシスタント業務になります。

勤務先によって仕事量は変わってきますが、一人の営業担当に一人の営業事務がつく事もあれば、一人の営業事務が複数人の営業担当を受け持つ場合もあります。

おおまかな仕事内容としては、見積書の作成、伝票や請求書の発行、電話応対、そして受注発注がメインとなります。

そこに加え、プレゼン資料の作成なども行います。

一般的な事務職に比べて、専門性と多様なスキルを求められます。

営業事務で多い悩み7個とその解決法

営業事務をしていく中で抱えやすい悩みと、その解決方法ををご紹介します。

スピードについていけない

営業事務は、どの作業においてもスピードを求められます。

特に見積書や請求書などは、会社の利益や営業担当の成績にも繋がっていきますので、迅速な対応が必要です。

そしてさらに正確さを要するので、仕事に慣れていない頃は、頭を悩まされることになります。

どうしてそうなるの?

営業事務は社内での勤務になります。

そのため電話や部署宛に送られてきたメール、FAXの対応もしなくてはなりません。

一度に抱える仕事量が多いため、優先順位を決めにくいことも多々あります。

一方で、営業担当は外にいることが多く、営業事務が今どのような仕事を抱えているか分からないことが多く、すぐに対応してもらえるものだと思っていることもあります。

それにより、営業担当と営業事務との時間の感覚に、ズレが生じてしまいます。

その解決法は?

営業事務は、アシスタントやサポートという立場ゆえ、営業担当に遠慮してしまいがちですが、営業担当も営業事務がいるからこそ、複数の案件を掛け持つことができるわけですから、遠慮をせずに提案したり、相談を持ちかけることで解決します。

すぐに対応が難しそうであれば、頼まれたその場ですぐ判断をし、提出可能時間を伝える。

そうすれば営業担当も、クライアントに事前に伝えることができるようになります。

業務に就いたばかりの時は、まずは迅速さよりも正確に処理することを目標にしましょう。

そして一連の流れをしっかりと把握しておくことが大切です。

スピードは慣れたら自然とついてきます。

営業担当とのやりとりがうまくいかない

営業事務は営業担当、クライアント、発注先や社内など、橋を架ける先がたくさんあります。

また、クライアントや社内の経理、その他部署に提出しなければならない書類に関しては、営業をアシストできないものもあります。

複数の相手とやり取りをする中で、頼んだデータが来ない、提出期限を守ってくれないなどで、もやもやとした悩みが出てきます。

どうしてそうなるの?

受け持つ営業担当の性格にもよりますが、外に出ずっぱりの営業担当は、アポに集中しすぎてその他のことを忘れがち(後回しにしがち)です。

社内で話をする機会が少なく、コミュニケーション不足というのも一つの要因ではありますが、営業担当が社内処理を理解しきっていないという場合もあります。

その解決法は?

営業担当に直接連絡をしても動きがないようでしたら、少々強行手段にはなりますが、部署共有メールにて連絡するなどをしてもいいでしょう。

最近であれば、SNSなどのグループチャットができるシステムを利用していることもあるので、そちらに連絡するのも良いと思います。

それによって、自分の受け持っている営業担当以外の営業担当にも意識をしてもらえますし、また上司にも、進捗状況等を知ってもらうこともできます。

また、期限などが分かっているものに関しては、予め先に念押ししておくことも有効です。

そして、ゆっくり話すタイミングがあるようであれば、そのような場合どうすればいいか、営業担当に直接聞いておくのもいいでしょう。

それによってサポートの幅が広がるということを伝えられれば、営業担当も一緒に考えてくれるはずです。

板挟みになる

営業事務は営業担当やクライアント、発注先との架け橋でもありますが、裏を返すと板挟みになると言ってもいいでしょう。

クライアントや発注先から見れば、営業も営業事務も一緒です。

しかし、営業担当からは細かな指示が無く、途方に暮れてしまうこともしばしばです。

どうしてそうなるの?

クライアントは直接営業担当に連絡をしますが、繋がらない場合は部署に連絡がきます。

営業事務が自分で解決できることであればいいのですが、営業事務の守備範囲でないことも質問されたり、依頼されたりしてしまいます。

決定権の無い営業事務は、安易に答えられないことも多く、営業担当が即座に対応しない場合に、このような状態になってしまいます。

その解決法は?

営業担当に確認すれば解決する問題であれば、クライアントや発注先には回答期限を設け、確認して回答することでカバーできますが、そうでない場合は、緊急性があるものなのか、状況をしっかり営業担当に伝え、直接連絡してもらうよう伝えましょう。

また、自分でしっかりと営業と営業事務の線引きをすることも必要です。

それでも状況が改善されない、クライアントや発注先に迷惑がかかりそうだと判断できる場合は、上司に報告することも必要です。

営業色が強過ぎる

事務職と思いきや、蓋を開けてみれば外回りに出ない営業だったということもあります。

そういった場合、想像していた仕事内容とのギャップに苦しむことになります。

どうしてそうなるの?

企業によっては仕事の範囲をしっかりと決めているところもありますが、営業担当が少数の場合、営業事務もアポイトメントを取ったり、簡単な打ち合わせなどに対応しなければなりません。

その解決法は?

事務職希望で入社した場合、このような場面に立ち会ってしまうと、自身の想像とのギャップに愕然としてしまうことでしょう。

しかし考え方を変えると、頼まれるということは「できるだろう」と判断してもらっているということです。

ほんの小さなことでも、普段営業担当がしていることを体験することによって、それまで不透明だった部分が鮮明に見えてきます。

それにより、先回って考えたり伝えることができるようになりますし、より営業担当が動きやすくなる様なサポートもできるようになります。

そうすれば自分自身の仕事もスムーズに進むようになります。

責任が多い

どの仕事でも責任は必要ですが、営業事務の場合、クライアントや別部署などとのやり取りが多いため、一般的な事務職よりも抱える責任が大きくなります。

どうしてそうなるの?

営業事務は、営業担当の代理としてクライアントとやり取りをする機会が多いです。

また、見積もりや請求書などの発行もあるので、ミスは許されません。

その解決法は?

責任が大きいと思ってしまう先には、やはりミスへの恐怖があると思います。

営業担当だけではなく、多方面から注意を受けることになるので、その恐怖があっても不思議ではありません。

絶対に大丈夫だと確信を持てるまで、常にダブルチェック・トリプルチェックを行いましょう。

他人から委ねられた仕事と思って取り組むと、さらにプレッシャーがかかりますので、自分が請け負った仕事と考え、常に状況や流れを確認し、把握しておくこともいいでしょう。

自分一人で抱えるのではなく、常に営業担当と状況を共有しておけば、気持ち的にも楽になれるはずです。

仕事量が多い

営業事務はイレギュラーな仕事が舞い込んでくることがとても多いです。

ルーティーンワークにイレギュラー業務が加わる事で、自分自身のリズムが崩れてしまう事があります。

どうしてそうなるの?

営業事務は営業担当のサポート役なので、営業からの急な頼み事というのは日常茶飯事です。

もちろん営業担当だけではなく、クライアントや発注先などからの依頼も入ってきますので、それが重なると膨大な仕事量となってしまうのです。

その解決法は?

一番大切なのは、優先順位を即座に考えることです。

営業事務は常にマルチタスクを要求されますが、仕事をこなす上でスケジューリングをしていくことで、緩和されます。

依頼を受けた際も期限を聞き、自分のスケジュールと照らし合わせ、即座の対応が可能なのかどうか、しっかりと相手に伝えることも必要です。

常にメモを取り、終わらせたものを消していくようにすると、終わりも見えてきますので、自分自身の背中を押すこともできます。

また、常に時間を見て、一つの仕事にどれだけの時間をかけられるのか、終わらせる目標時間を設定しておくことで、処理スピードも上がってくるでしょう。

人間関係の問題

忙しい営業部門に配属されると、殺伐とした空気に悩まされることがあります。

また、女性が多い環境でも人間関係に悩みが生じやすくなります。

どうしてそうなるの?

営業担当はノルマを抱えていることもあり、社に戻ってきた時の気分にムラがあることが多いです。

そして営業事務に関わらず、事務職は女性が多いため、複数人の女性事務職がいる企業の場合、人間関係問題が生じやすいです。

ライバル意識であったり派閥であったり、また思うように業績が伸びない場合など、あからさまなものはなくても空気で読み取れてしまう場合、自分がどのように振る舞うべきか悩んでしまうのです。

その解決法は?

人間関係に振り回されて、業務に支障が出ることほど無駄なものはありません。

しかし、個人プレーの様でチームワークが必要な営業部門では、そうも言っていられないこともあります。

また、女性社員からの妬みや噂話などから足を引っ張られるようであれば、どちらにせよ仕事で結果を出すことが一番でしょう。

こちらが能動的に動くことで、場の雰囲気が変わりますし活気もでてきます。

特に苦手だと感じる人には、敢えてたくさん話しかけることで関係性が変わってくる場合もあります。

コミュニケーションが必要な営業事務においては、問題から距離を取るよりも、逆に近づいて行くことにより問題が解決・緩和される場合が多いです。

気難しい営業担当には、色々と質問してみる。

付き合いづらい女性社員には結果を見せつける。

営業担当がタフでないと務まらないように、営業事務にも多少のタフさは必要です。

営業事務の人間関係で悩んでいるときは、こちらの記事も参考に!

悩みはあっても、やっぱり営業事務が面白いポイント3個

営業事務をする上で抱えてしまう悩みをいろいろとお話ししましたが、それでも営業事務には、面白さややりがいを感じるポイントはたくさんあります。

達成感がある

抱える仕事が多い分、やり遂げた時の達成感は大きいです。

営業担当が受注をしてくることがほとんどですが、やはり営業事務の処理スピードが最後にはものを言います。

それにより目標を達成した時は、営業担当と一緒になって喜びを分かち合います。

これは一般の事務職では味わえません。

この喜びを分かち合うことで、営業担当との絆も強くなり、新たな目標に向かっていけるのです。

感謝や信頼をしてもらえる

営業担当の代理でクライアントや発注先とのやり取りが多い営業事務は、社外の人にも名前を覚えてもらえます。

そう言う場合、営業事務の対応がよかったり、迅速にことが進むと、直接感謝の言葉を頂けます。

裏方という立場ではありますが、サポート役として社外からも評価をしてもらえるというのは、とても嬉しいものです。

その評価から信頼を得て、次の仕事に繋がりやすくなります。

また、同じように営業担当からも感謝をされます。

営業事務の頑張りは、営業担当にも大きく影響します。

どのようにすれば営業担当が動きやすいか、試行錯誤しながらやってきたことへの感謝の言葉に、大きなやりがいを感じます。

それにより営業担当との連携もよりスムーズになります。

多様なスキルが身につく

営業事務は、正確な処理とスピードが命です。

そのため、パソコンスキルが確実に向上します。

ExcelやWord、Power Pointなどの資料作成スキルも、日に日に身についていくのが実感できるでしょう。

また電話やメールでの対応も多いので、コミュケーションスキルやビジネスマナーも身につきますし、事務でありながら営業のノウハウなども学べ、スケジュール管理能力も向上します。

日々の業務は多忙であっても、それをこなしていくことで多様なスキルが身につき、自分の成長が見えやすいことも、営業事務ならではの面白さでしょう。

まとめ

営業事務は事務職の中でも少々特殊な職業です。

仕事量も多く、営業担当とクライアントの板挟みなど、抱える悩みはたくさんありますが、サポート役として自分の仕事が結果に繋がり、多方面から感謝されることは営業事務の醍醐味です。

また、多様な仕事をこなしていくことで自分自身のスキルアップを実感できるので、悩みをミッションと捉えて、どんどんチャレンジし続けて欲しいです。


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