会社の中でも一般事務や営業事務といった事務職は、女性が多いイメージがありませんか?

なぜ事務職には、女性が多いのでしょうか。

今回は事務職の中でも営業事務とはどんな仕事なのか、どうして女性が向いているのかをメインにお話ししたいと思います。

また女性だからこそできること・逆に大変なことも合わせて経験者が解説します。なるほど!と思うこと間違いなしです。

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営業事務はどんな仕事?

営業事務は、営業担当者をサポートすることがメインの仕事です。

営業は外出していることが多く、社内での作業ができないため、それらを行うのが営業事務です。

ざっくり言ってしまうと、営業担当者が商品を売り上げるために必要なことをサポートします。

営業事務の大まかな仕事内容

大きく分けると、受発注業務を伴う事務(メーカーなど)と、伴わない事務(マスコミなど)に分けられます。

主に商品の受発注業務、在庫管理、納期管理、見積書・納品書・請求書の作成・発行、入金管理、データの入力・集計、カタログやデモンストレーション用の備品管理・発送手配、顧客からの問い合わせ対応、資料や書類の作成(社内会議用、クライアントへのプレゼンテーション用、提案書など)、営業の伝票処理などが挙げられます。

営業は席を外していることが多いため、顧客からの電話やメールによる問い合わせに対し直接営業事務が対応することもあります。

問い合わせや発注の依頼ばかりでなく時にはクレームを受けることもあるので、きちんとしたビジネスマナーが身についていることが求められます。

顧客だけでなく、部署内では営業担当者と多く関わりますので、営業とのコミュニケーションも取れることが大切な要素になります。

営業事務の仕事内容は、こちらの記事を参考に!

仕事上の役割とは?

上記でも述べた通り、営業担当者は外出や会議で席を外していることが多いため、営業担当者が安心して仕事ができるようにサポートするのが営業事務の大切な役割です。

顧客からの電話を取り次ぐ時も、顧客の要望を的確に理解し、必要な情報を用意してから営業に引き継ぐことで、営業は無駄なく仕事ができます。

必要なデータを収集・加工したり資料を作成したりする時も、営業が顧客先に持って行くにあたってクオリティーの高いものを用意できると、営業の信頼度が上がります。

このように、営業の仕事が滞りなく進み、更には成果を出せるようにサポートするのが営業事務の役割です。

また、営業が過ごしやすい環境を整えるのも大切な役割。

何処に何が置いてあるのか分からないような環境では、仕事の効率も上がりません。

ちょっと家庭に似ていますね。

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営業事務の仕事は女性に向いている?

営業事務は、女性に向いているのでしょうか?

向いていると感じる3つの要素を紹介します。

コミュニケーション力

「人と関わる仕事には女性が多い」ということに気付いた人も多くいるかと思います。

その代表的な例が、客室乗務員やグランドスタッフです。

これは、男性に比べて女性はコミュニケーション能力が高いためと言われていますが、同じことが営業事務にも言えると思います。

営業事務は、社内の営業担当だけでなく社外の顧客と関わる機会も多いため、高いコミュニケーションスキルが必要です。

その為、営業事務は女性の方が向いていると考えられます。

グループ(チーム)力

「女性ばかりの職場は怖い」と思っている人は多いのではないでしょうか。

女性はグループを作ってグループで行動するため外から入りにくく、何が起こっているのか分からないので怖いという印象を持たれてしまいます。

しかし、この習性が役に立つことがあります。

ある時、どうしても急ぎで商品を納品しなければならなくなり、倉庫から出荷したのでは納期に間に合わないという突発的な出来事がありました。

この時、商品を開発する部署に新品があったため、そちらを借りて難を逃れたということがあります。

他部署に仲良しの女性がいて良かったと思った出来事でしたが、この人とは女性の世界が作り上げたグループで広がった人脈でした。

女性は結束力が強いので、知っている人が困っていたらできる限り手伝ってあげるという人が多いように感じます。

このグループの力は、女性にしか活かせない能力だと思いました。

働きやすい環境

職場環境によりますので一概には言えませんが、外回りをしたりシフト勤務だったり立ちっぱなしだったりというような体力を使う仕事ではないので、女性には向いていると思います。

また、勤務形態にもよりますが、土日休みで定時に始まり、突発的なことがない限り残業も多くはないので比較的時間が読め、子供がいても働きやすい環境です。

女性だからできること

女性には、本来備わっている能力があります。

男性にはないからこそ、女性が営業事務として活躍できる理由かもしれません。

臨機応変な対応ができる

営業担当者からは、様々なリクエストが飛んできます。

中には「急ぎ」だったり「ちょっと難しい」だったり「どうしたら良いんだろう…」といった、こちらが困惑するお願い事もあるので、それらに快く対応する臨機応変さが必要になります。

また、営業担当者から依頼される書類や資料を迅速且つ正確に作成しなければなりません。

その為、自分のペースで仕事が進まないことが度々ありますが、どんなお願い事にも、その依頼内容に合わせて素早く柔軟に対応できるのが女性ならではの特徴だと思います。

複数の業務を手際よくこなせる

男性は一つのことに集中して作業をしますが、女性は一度に複数のことを平行して作業できるという話を聞いたことがないでしょうか。

女性は家事と子育てを同時に行わなければならないため、このような能力が身についたと言われています。

営業事務は、一人で複数の営業担当者をサポートしているため、この能力を発揮できます。

例えば受発注業務中、Aさんからはカタログの送付を頼まれ、Bさんからは在庫の移動を頼まれ、Cさんからは請求書の作成と送付を頼まれたとしましょう。

まず、優先順位を決めます。

その次に、似たような作業や同じ作業をまとめて、優先順位の高いものから効率良くこなしていきます。

上記の例で言えば、時間厳守の受発注業務と在庫移動を行い次に請求書を作成し、カタログを送付できるように準備を整えたら請求書とカタログの発送手配をします。

こういった複数の業務を同時進行で手際よく業務をこなせる能力は、女性の方が高いように感じます。

気配りができる

女性にある「母性」がそうさせるのかもしれませんが、高いホスピタリティ意識を持った人が多いと思います。

人に対してだけでなく、使う物に対しても気配りができるのは女性だからこそではないでしょうか。

例えばカタログを並べるにしても、新製品が手前だったり、あいうえお順だったり、売れ筋順だったり、ただ並べるのではなく使い勝手が良いように並べる工夫をします。

ちょっとしたことでも、相手のことを考えながら仕事ができる。

女性ならではの気配りだと思います。

女性だから大変なこと

男性社会だった会社に女性が活躍の場を広げてから大分経ちますが、今でも女性が軽視される場面があります。

また、一般的に事務職は簡単な仕事だと思われる傾向があり、多くの女性が就いている事務職は軽視されがちです。

そのために女性は大変だと感じたことがありましたので、以下にご紹介します。

嫌な想いをすることがある

関わる人たちが男性であることが多い営業事務。

特に、サポートをしている営業の人達や電話などで直接話をするお客様は男性であることが多いです。

一緒に仕事をする営業の人達は、お客様を相手に気を遣って仕事をしているせいか、電話口や会社に帰ってくると適当な対応をしたり素っ気ない反応だったり自分勝手になったりする人が稀にいます。

一方お客様の中にも、こちらが女性というだけで強い態度に出たり、言い掛かりをつけてくる人がいます。

以前、返品が受けられない理由をご説明した上でお断りした際に、怒鳴って聞き入れて下さらないお客様がいたので、男性の上司に電話を代わってもらったところ、少しごねただけで受け入れてもらえたことがありました。

こちらが女性であるというだけで「自分が優位に立てる」と思っている男性がいることを、肌で感じた体験でした。

楽な仕事だと思われる

一日座ってお茶を飲んで、暑さ寒さに晒されることなく、顧客先で気を遣うこともない「楽な仕事」というイメージを持っている人がいます。

しかし、実際は会社によっては過酷な環境もあります。

常に受注の受付をしなければならなかったり、複数の問い合わせを同時進行させなければならなかったり、とにかく忙しくてトイレにも立てないという人もいます。

納期を厳守するため時間に追われることもあり、お茶を飲むどころではありません。

また、営業は外出していることが多いため、顧客からのクレームの電話を最初に受け付けるのは営業事務です。

お客様がカンカンに怒っているその第一声を聞き、謝罪をして(営業のフォローもして)、気持ちを落ち着かせてから営業に引き継ぐわけですから、場合によっては営業より辛い思いをすることもあります。

こうした営業事務の努力に気付いてくれる人は、決して楽な仕事だとは思わず、寧ろ感謝してくれます。

一人でも多くの人が営業事務の大変なところに目を向けてくれたら…と思わずにはいられません。

経験者が語る!女性営業事務で良かったこと

私が感じた「女性営業事務で良かった」と思ったことを、3つご紹介します。

大切に扱ってもらえる

先程「女性であることを軽視されがち」と書きましたが、女性で良かったと思えることもあります。

多くの女性が営業職に就く時代になりましたが、まだまだ男性が多い職種。

営業のサポートを一手に引き受けている営業事務は営業部門にとってなくてはならない存在であり、営業と営業事務は一つのチームなので、男性陣から大切に扱ってもらえます。

重い物を運んでいたら手伝ってもらえたり、出張に行ったらお土産を買ってきてくれたり、大きな商談が決まったら「手伝ってくれたお礼に」とご馳走してくれたり、嬉しい気遣いを頂くことも多々あります。

ビジネスマナーを磨くことができる

社会人になると、ビジネスの場面で「クッション言葉」に多く出会います。

「恐れ入りますが」「お手数ですが」「せっかくですが」など、お願い事をする時やお断りをするときに、言葉を柔らかく伝える魔法の言葉。

このクッション言葉を上手に使いこなす人は、男性より女性の方が多いように感じます。

社外の人と関わることの多い営業事務はメールだけでなく直接話をすることも多いため、こうした配慮ができることも大切なポイントになります。

このようにビジネスの場で必要なマナーを常に意識して仕事をするのでスキルを磨くことができ、人によっては秘書になる人もいます。

コミュニケーション力を磨ける

以前は営業事務というと若い女性の仕事というイメージがありましたが、今ではベテランの方も多く活躍しています。

その中で、ベテランの人はコミュニケーション上手な人が多いと感じることがあります。

営業は、新卒の男性が社会人経験を積むために就く職種の中で最もポピュラーな仕事です。

同年代の女性が営業事務であれば、頼みやすかったり愚痴や相談も言いやすいでしょう。

一方ベテラン女性は、若い男性社員にとって怖い存在でした。

しかし、ベテランの女性はそんな男性陣と上手に接することで「お姉さん」や「お母さん」的は存在へと変わっていきます。

そうすると、若い男性にとって頼れる存在となり「この人なら何とかしてくれそう」と思うようになります。

男性では、ベテランと言えどもなかなかこの域に達する人はいないのではないでしょうか。

ベテラン女性のコミュニケーション力の凄さに只々脱帽し、営業事務はコミュニケーション能力を磨くことができると感じた体験でした。

まとめ

いかがでしたか?

現代では「男性だから」「女性だから」という考え方は大分無くなり、女性が多かった職種に男性が就くようになったり、またその逆もあり、向き不向きは個人の性格や能力とも考えられるようになりました。

それでも、女性が多い職場があるということは、少なくとも女性が持っている能力を活かせる職種だからではないでしょうか。

益々女性が活躍できる社会が広がると良いなと思います。

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