あらゆる企業に存在する「営業事務」という仕事について、どのようなイメージを持っていますか?

「幅広い業務をこなす事務のプロ」「誰にでもできる簡単な仕事」「営業をサポートする縁の下の力持ち」といったところでしょうか。

実際のところ、営業事務の仕事はやりがいを感じられるものなのでしょうか。

私は正社員と派遣社員で実際に営業事務の仕事に就いてみて、奥深くやりがいのある仕事だと思いました。

そこで今回は、私の経験の中から、やりがいを感じるポイントや営業事務に関する本音を徹底解説します!

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営業事務はどんな仕事?

営業事務とは、営業のアシスタントとして事務的な業務を行う仕事です。

基本的には商品の在庫や納期の管理、受発注業務などを中心に行い、派生した庶務的な業務なども担当します。

職場や扱う商品によって差はありますが、営業が仕事をスムーズに運べるようサポートするという点は共通していると言えます。

営業事務の大まかな仕事内容

営業に関わる事務的な処理全般が、営業事務の主な仕事になります。

私はメーカー勤務でしたので、工場やクライアントとのやりとりが多くありました。

会社独自のシステムを使って在庫管理やデリバリーと言われる受発注業務を担当し、工場と連絡を取って納期の調整などを行います。

営業に代わってクライアントと直接調整を行うことや売上データ集計業務、部署の庶務担当としての仕事が含まれることもあります。

仕事上の役割とは?

営業部署に所属しているため、営業部署全体の利益になるようにサポートすることが求められます。

実際に取引先に赴いたり交渉するのは営業担当になりますが、陰で支える営業事務によって業務が上手くいくか左右されることもあります。

営業部署に欠かせない、縁の下の力持ちといった存在です。

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雇用形態によって、仕事内容はどう変わる? やりがいをより感じられる雇用形態は?

営業事務の雇用形態は様々で、正社員だけでなく派遣や契約社員も多く活躍している職種です。

特別な技能を要するわけではないので、事務の経験があれば、すぐに業務可能な経費の安い派遣社員を雇う企業が多くあります。

さて、正社員と派遣や契約社員とでは、どのような違いがあるのでしょうか。

営業事務の仕事内容としては、基本的に雇用形態が違っても大きな違いはないかと思われます。

しかし、社外秘事項や社員の情報管理に関する仕事は、正社員しか関われない場合もあります。

やりがいを感じるかどうかの個人差はありますが、より会社と深く関わりを持つ仕事ができるのは正社員でしょう。

正社員は入社してから、研修や指導を受け育成されていきますが、派遣や契約社員は即戦力となることが前提です。

どちらにしても、やり方次第でやりがいを感じる働き方は可能です。

やりがいを感じる5つのポイント

営業事務の仕事をしていて、やりがいを感じるのはどのような時なのでしょうか。

そのポイントを解説します!

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営業成績に結びついた時

営業部署はチームワークで成り立っています。

営業が仕事をしやすいように、サポートするのが営業事務です。

営業成績が伸びていれば、チームの一員であるあなたの力が確実に結果に結びついているということです。

チームの成功を一緒に喜びあえるというのは、営業事務ならではの「やりがい」ではないでしょうか。

営業担当に感謝された時

営業担当のアシスタントである以上、何をすれば助かるのか、仕事に励みやすくなるのかを考えて行動するのが優秀な営業事務です。

サポートしている営業担当から感謝の言葉をかけられた時が、一番やりがいを感じる人は多いでしょう。

私は、メーカーで3人の営業担当のアシスタントをしていましたが、決算の後に感謝の気持ちを込めて、3人から食事に招待していただきました。

「営業事務をやっていて良かった」とやりがいを感じる瞬間でした。

クライアントから感謝された時

クライアントと直接やり取りすることはさほど多くなくても、電話の取り次ぎや、来社時などに接することがあるでしょう。

クライアントから感謝をされるということは、直接仕事の成果となっている証です。

常に明るく丁寧な対応を心がけ、裏方としてサポートしているところをしっかり見てくださっているというのは嬉しいことです。

工場などの現場との連携がうまく行った時

私がメーカーの営業事務として仕事をしていた時、一番苦労したのは工場とのやり取りでした。

分かりやすく言ってしまうと、地方にある工場と本社では温度差があり、思うように動いてもらえないということが多々あったのです。

クライアントから「納期を早めてほしい」という依頼を受けても、工場が簡単には動いてくれないという板挟み状態に陥ってしまうことも日常茶飯事でした。

このような時に、普段から現場の人とコミュニケーションを取っていると「◯◯さんの頼みならやりましょう」と受けてもらえることが増えてきます。

これが、営業事務の腕の見せどころであり、やりがいを感じるポイントではないでしょうか。

仕事の山場を越えた時

決算や大型発注、イベントなど、年間を通して大きな山場を迎えることが何度もあります。

忙しい中を乗り越えて結果に結びついたときは、やりがいを感じます。

直接数字として成績を出すのは営業の仕事になりますが、一緒に大変な場面を乗り越えたことには変わりありません。

また、チームとして仕事をしている醍醐味は、一緒にやり遂げることでやりがいを共有できることではないでしょうか。

やりがいを持って働くために必要なことは?

さて、営業事務として、やりがいを持って働くために必要なことは何でしょうか。

日々の仕事に忙殺され、ただこなすだけの毎日になっていては勿体無いです。

心構えやポイントを見てみましょう。

裏方に撤する!

決して表舞台で活躍するポジションではないのが、営業事務の仕事です。

しかし、裏方であっても、自分のしている仕事によって会社は成り立っているのです。

「裏方だからつまらない」とは言わず、自分の与えられたポジションでベストを尽くそうとするのがプロです。

中には裏方の仕事が好きという人もいるでしょう。

裏方に撤すると、仕事の全体像が見えやすくなることもあります。

ぜひ裏方に撤することにやりがいを見出してみてください。

明るい笑顔でムードメーカーになる!

営業は、時にはクライアントに叱責されたり思うように商品が売れなかったりと、浮き沈みの多い中で仕事をしています。

事務所に帰った時に明るい笑顔で迎えてくれ、全力でサポートしてくれるスタッフがいたら、きっと気分を切り替えてまた仕事に励むことができるでしょう。

私は、就職後に営業事務として配属された際、部署の上司から「うちの部署のムードメーカーとして、明るく盛り上げてほしい」と言われました。

営業事務は決して「誰にでもできる仕事」ではないという誇りを持つ!

営業事務のルーティンは、決まったシステムを使って入力する作業が多く、さほど難しくないという人もいるでしょう。

しかし、優秀な営業事務になるのは決して簡単なことではありません。

臨機応変な対応やコミュニケーション能力が必要とされる職業です。

自分の仕事に誇りを持ち、経験を積んでいくことが大切です。

その人にしかできない対応の仕方があるため、やりがいを感じることができるでしょう。

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営業事務の仕事で大変なことは?

工場とのコミュニケーション

前述していますが、一番大変なのは、工場やクライアントの間で板挟み状態になることです。

一日でも早く納品してほしいクライアントと、急かされるとへそを曲げてしまう工場との間で、どうバランスを取っていくかが試されます。

私の勤めていた大手メーカーはいくつもの工場を持っていたのですが、工場の担当者によって対応が違い、納期に関するお願いの仕方も相手に合わせて変えていました。

「泣き落とし」「書類で淡々と指示」「事情を説明して論破」などいくつものカードを持つ必要がありました。

営業成績やノルマ

直接営業事務がノルマを課せられるということはありませんが、営業担当の多くは営業成績やノルマと戦っています。

「私には関係ない」という顔をするわけにはいきません。

月末が近くなると、ピリピリとした空気が流れることも。

なぜか月末になると必ず体調を崩す営業担当もいました。

そういった空気に慣れるのは、なかなか大変なことです。

繁忙期の波

私は衣料関係の職場にいたため、春夏物が出る時期と秋冬物が出る時期は非常に忙しくなりました。

年に2回程なので、そこを乗り切れば後はさほど忙しくないのですが、体力的にキツいと感じることもありました。

常に同じくらい忙しい業界はほぼないと思いますが、やはり営業事務には、繁忙期を乗り切るという大変さが伴います。

出世や昇給が難しい

営業事務にやりがいを感じられないという人達は「出世や昇給の可能性が低いから」というのが、大きな理由の一つではないでしょうか。

営業事務として職務に就いている場合、後から営業として入った人が管理職へと上がっていき、自分はアシスタントという立場のまま年数が経ってしまうこともあります。

営業に職種を転向したり、管理職になるテストを受けたりしないと、出世への道は厳しいようです。

高度なPCスキルや語学を身につければ、昇給を見込むことができます。

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経験者が語る、2社で営業事務を経験して得たもの

2つの会社で営業事務を経験して得たものは数多くあります。

臨機応変な対応力

営業事務は毎日同じことをしていたら良いわけではなく、様々な事態に対応しなければなりません。

商品が出来ていない、出荷ミス、欠品、営業担当とクライアントのミスコミュニケーションなど、その時の初期対応で、後々に影響することもあります。

慣れていけば、段々と臨機応変な対応ができるようになっていきます。

相手の状態を察する能力

営業担当は浮き沈みのある中で仕事をしているため、状態を察してフォローできると優秀な営業事務として重宝されるでしょう。

私の担当していた営業担当で、かなりのうっかり者の人がいました。

業務が集中して忙しくなると、様々なことが抜け落ちてしまうのです。

その営業担当を見ていて心に余裕がない状態だと感じたら、さりげなく話しかけフォローするなどの工夫をしていました。

営業スマイル

営業事務は社内と社外の両方との関わりがあるので、コミュニケーション能力を要します。

時には、心の内面を隠しつつ笑顔で接することも必要です。

やんわりとした笑顔は、接客業などでも活用できます。

また、笑顔を作ることで自分の気分を上げることもできます。

仕事モードに入る際に、自然と笑顔が出るようになれば、大きな武器になるでしょう。

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営業事務の仕事は、こんな人におすすめします!

営業事務に適しているのはどういう人なのでしょうか。

「こういう人に営業事務の仕事をおすすめしたい!」というポイントを挙げてみます。

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柔軟性のある人

あまりにも融通が利かず柔軟性に欠けると、営業事務の仕事に行き詰まりを感じるかもしれません。

例えば、メーカーの出荷オーダーには締め切り時間があります。

それでも、急な依頼が入ることはあります。

決まりなので一切受け付けないこともできますが、どうにかならないか対応を検討する柔軟な姿勢が必要な場合もあります。

状況に合わせて柔軟に対応できる人は、信頼を得ることができるでしょう。

明るく前向きな人

営業の仕事は波があり、浮き沈みもあります。

そんな中で、明るく前向きに仕事をできる人がアシスタントとしていたら、営業は頼もしく感じるでしょう。

営業事務に限らず、仕事をやりがいのあるものにするために、明るい前向きな姿勢は重要なポイントです。

人の状態を察することができる人

営業事務とは、昔ながらの言い方をすると「営業の女房役」といったところです。

周りに気を配り、相手に合わせた対応ができる人は重宝されるでしょう。

良妻賢母のようなタイプの人は、営業事務にぴったりです。

私の勤めていた企業で、勤続10年以上になるベテラン営業事務の女性がいました。

彼女は天気予報をいつもチェックしていて、外回りに出かける営業担当に「今日は雨の予報が出てるので、傘を持っていった方が良いですよ」と声をかけていました。

彼女は上司や同僚からの信頼も厚く、営業事務として必要な資質を備えていると言えるような人でした。

まとめ

いかかでしたか?

営業事務と一口に言っても業務の幅は広く、奥が深いと感じていただけましたか?

単純な事務作業だけでなく、気配りしながらアシストすることが必要とされる仕事で、その中から学べることは沢山あります。

営業事務の仕事をするなら、自分らしさを活かしつつ、やりがいのある仕事となるよう、是非工夫して取り組んでみてください!

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