事務職の一つである営業事務。

「営業」という名前がつくのだから、営業がある会社で募集しているのだろうと思うことでしょう。

しかし、どういった会社で募集しているのか深く考えると、少々ぼんやりしてしまうのではないでしょうか。

営業事務の採用はどういった会社でしているのか、またどういったことが求められるのかなど、これから営業事務職を目指す方へのアドバイスをお伝えします。

営業事務のおおまかな仕事について知っておこう

営業事務の仕事は、簡単に言うと「営業担当のサポート」です。

しかし、営業担当と一緒に外回りをする訳ではなく、社内にて請求書や見積書などの書類作成、電話・メール対応などが主な仕事となります。

また、社外の人とも営業担当の代理として関わることがあるのも特徴です。

時に営業担当の片腕、時に秘書的業務など、担当範囲は多岐に渡ります。

営業事務の仕事内容は、こちらの記事を参考に!

営業事務の採用はどんな会社がしてるの?

営業部門がある会社というと、何かの販売を行っているところと思われるでしょう。

その何かとは製造されたものからサービスまで、とても幅広いものです。

なので、営業事務を採用している会社も職種は様々です。

何かしらの取引を行う会社には、ほぼ営業事務は存在すると思っていいでしょう。

ただし、会社の規模によっては一般事務が営業事務をこなしたり、営業担当が営業事務の仕事を兼任したりすることもあります。

営業事務を採用している会社の5個のタイプ

取引を行う会社では営業事務の仕事がある、ということがわかりました。

では、どういったタイプの会社が採用を行っているのか、詳しく見ていきましょう。

商社

商社は大きく「総合商社」「専門商社」の2種類に分けられます。

総合商社であれば取り扱う商品が多く、取引先の数や扱う金額も大きくなります。

専門商社であれば取り扱う商品の範囲は狭まるものの、その分商品に対しての知識はそれなりに求められるでしょう。

日本国内にとどまらず、国外との接触の多い商社の営業事務は、事務職の花形とも言えるでしょう。

メーカー企業

細かく分類すると一番種類が多いのが、このメーカー企業です。

メーカー企業とは「モノ作りをする企業」で、その「モノ」とは自動車や精密機械、鉄鋼や食品などとても幅広いです。

私たちが生活する上で馴染みの深いものを取り扱う点や、製造業が盛んな日本を支えているという点で、メーカーの営業事務は親しみとやりがいを感じられるのではないでしょうか。

不動産

営業職と言ったら不動産会社も思い浮かぶと思います。

こちらも商社と同じように、少々専門色が強くなることと取り扱う金額が大きいところが特徴です。

他と大きく違う所は、事務職と言っても休日が平日だというところでしょう。

また、不動産関係の資格を持っている方は、飛び込みやすいでしょう。

ブライダル

ブライダル業界でも営業事務が存在します。

ブライダル業界の営業担当はウェディングプランナーです。

プランナーは一人で何人ものお客様を抱えます。

そのアシスタント役を担うのが営業事務です。

ブライダル業界も休日が平日になること、女性が多い職場というのが特色です。

お客様とのやり取りも多いので、接客や人と話すことが好きな人に向いているでしょう。

サービス

サービス業の中でも、旅行会社など観光に関わる会社は営業事務を採用しています。

近年の日本は、年々海外からの旅行者が増えています。

国内旅行やインバウンド旅行のみ扱う会社であれば問題はありませんが、MICE(ビジネストラベルの一種)事業を取り扱うようであれば、多少の英語力は望まれるでしょう。

営業事務が会社から求められていること

営業事務という仕事に就く上で、会社から営業事務に求められるものとはどんなものがあるでしょうか。

正確であること

これはどの仕事においても求められることではありますが、営業事務は営業担当とお客様の間に立つ仕事です。

電話やメールはもちろんのこと、請求書や見積書等、お客様と直接顔は合わせていなくても、お客様が手にする・目にするものを作成するので、営業担当からの指示を的確に捉え、正確にお客様へ届けるということを求められます。

コミュニケーション能力

先にもお話ししましたが、営業事務は営業担当とお客様の間に立ち、時には架け橋の様な立場にもなります。

特に外回りが多く社内に居ることが少ない営業担当とは、顔を合わせて話す機会も少なくなってしまいます。

そういった状況下で、営業担当と信頼関係を深めていくには、コミュニケーション能力が必要となってくるのです。

営業担当だけでなくお客様と直接やり取りをする場合でも、一度で多くの情報を引き出し、お客様の手間を少なくするためにコミュニケーション能力は必要となります。

スケジュール管理ができる

会社によっては、一人の営業事務が複数人の営業担当を受け持つ場合があります。

その場合はいくつもの仕事を同時進行しなければならなくなることもあります。

自分の抱えている仕事に対し、どのくらいの時間で仕上げることができるのか、どれをいつまでに仕上げなければならないのか、営業事務の仕事は常にスケジュール管理が求められます。

また、営業担当の足取りなどを把握することで優先順位を決めることができたり、お客様へのアナウンスも変わってきますので、自分のみならず他のメンバーのスケジュール管理をするということも求められるでしょう。

責任感がある

営業事務はお客様と直接電話などでやり取りをする場面が多々あります。

そのため、営業事務がお客様にいい加減なことを伝えてしまうと、営業担当と違う情報が伝わってしまうなど問題が生じてしまう場合があります。

電話に限らずちょとした書面であっても、営業担当の代理であることを忘れず、会社の評価に繋がるという責任感を持って仕事に取り組むことを求められます。

また、その責任感はお客様へも伝わりますので、会社の評価のみならず自分への評価や信頼にも繋がってくるのです。

経験者が語る!私が営業事務をしていたのはこんな会社でした

私が勤めていた会社は、ブライダルとレストラン業を行っている会社でした。

配属先は宴会を取り仕切る部門で、その営業事務です。

宴会といっても利用者のほとんどが企業や団体、医療関係の方々で、MICE事業も行っていたため、海外から来られる方もいました。

メンバーは10名以下でしたので、営業担当全員のアシスタントを行っていました。

見積書や請求書は営業担当が自ら行っていましたが、テーブルの配置や料理の変更、その他様々なご要望への問い合わせは営業事務が担当していました。

特に食事に関しては、アレルギーや宗教上の関係で指定が多く出てきます。

細かな指示を厨房に伝達し、さらに厨房からの返答をお客様や営業担当に伝達します。

この指示を的確に捉え、正確に伝えなければ、お客様のご希望に応えられないばかりではなく、場合によっては命や信念に影響を及ぼしてしまいますので、とても責任のある仕事でした。

未経験から営業事務を目指す方必見!営業事務について知っておきたいこと

未経験から営業事務を始める場合、仕事内容以外に知っておくべき事は何でしょうか。

どんな働き方があるのか、持っておいた方がいいスキルがあるのか、そして面接時に確認しておくべきことはあるのか。

これから営業事務を目指す未経験の方は是非参考にして下さい。

事務未経験から営業事務を志す人へ

一般的な事務とは少々異なる営業事務。

事務未経験でも採用されるのか不安になると思いますが、大丈夫です。

営業事務は配属先によって仕事内容は様々ですが、これから営業事務を志す方は、営業事務の基本としてこちらを是非覚えておいて下さい。

営業事務は正社員だけではない

一般的に事務職というのは、希望者に対し就職窓口が少ないという傾向があります。

それにより、未経験者より経験者が優遇されてしまうだろうと思うでしょう。

しかし、営業事務は派遣社員から始めることもできます。

派遣社員であっても、派遣先によっては経験者が優遇される所もありますが、未経験でも応募が可能な求人がたくさんあります。

特に気になる業種があれば、登録している派遣会社に予め伝えておくといいでしょう。

実際に、派遣社員として働く期間を自分で決めている人もいますので、営業事務を経験するという意味で、まずは派遣社員でスキルを磨き、正社員にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

PCスキルはあった方がいい

企業によっては、専用システムを使って見積書や請求書を作成するところもあるかと思いますが、基本的なPCスキルはあるに越したことはありません。

文書作成や資料作成も行いますので、Excel・Word・Power Pointの3つは初級であっても使えるように予め練習しておきましょう。

また、会社によっては社内PCがWindowsではなくMacintoshの場合もあります。

こちらは面接時などに必ず確認しておきましょう。

営業事務はチームワーク

事務職というと、一人で黙々と作業をするといったイメージがあるかと思いますが、先にもお話ししたように、営業事務はコミュニケーションが非常に大切になります。

営業担当と営業事務のやり取りがスムーズに行くことで、業績に繋がります。

個々は違うことをやっているかもしれませんが、実はチームワークがカギとなります。

事務職であっても達成感を味わえるのが営業事務です。

事務経験はあるけど、営業事務未経験の方へ

培った事務経験は、営業事務でも十分に発揮することができます。

畑違いの様に感じるかもしれませんが、そんなことはありません。

しかし、やはり一般的な事務職とは少々違うところがあります。

営業事務は外部との関わりが多い

一般事務職は、主に社内全体の部署と関わることが多いと思いますが、営業事務はそれとは真逆で、お客様や発注先など外部との関わりが非常に多いです。

電話やメール対応に関しても、それまで以上にビジネスマナーが必要になりますし、場合によってはその場で処理を行うこともあります。

営業事務が外部と関わることで営業担当の仕事効率が上がり、またお客様や発注先への安心感も増すのです。

データ入力より書類作成

営業事務では、データ入力よりも書類・資料作成が非常に多いです。

また、この書類の手続きが取引の第一歩であり、取引上重要な資料となるので、スピードと正確さが求められます。

事務経験のある方は入力に関しては非常に長けていると思いますので、書類や資料作成に慣れていなくてもすぐにコツを掴めると思いますが、書類作成などにあまり自信がない方はWordの復習と、Power Pointに関しては簡単な資料作成ができるように練習を行った方がいいでしょう。

自分のやっていることが結果に繋がる

営業事務の特徴的なところは、この「結果に繋がる」ということではないでしょうか。

一般的な事務職も営業事務と同じサポート役ではありますが、データ処理を行っても文書作成をしても、正直自分に還ってくることが少ないのではないでしょうか。

しかし、営業事務は担った仕事がそのまま営業実績に関わってきますし、お客様とも直接やり取りをしますので、スムーズに取引が進めばお客様から感謝の言葉をもらうこともあります。

このように、社内では数字という結果とサポートができたという実感、そして顧客満足と自分の業務が結果に繋がり、それを実感できるのが営業事務のおもしろいところです。

残業は少々多め

一般的な事務職は、繁忙期を除いて定時で退社をすることが多いと思います。

しかし営業事務は営業担当やお客様の都合などにより、残業が一般事務職と比べると少々多いです。

突発的に急ぎの書類作成などが要求されることがありますし、月末などの締め日も忙しくなりますので、全体的に残業数が増えてしまうのです。

営業事務といっても事務だろう、と思っていると少々痛い目に合うかもしれません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

営業事務は、様々な会社で採用していることがお分かりいただけたと思います。

営業担当のサポートということで、事務職と言えど専門色が強い傾向にあるので、未経験者は一点集中して学ぶことができますし、事務経験者であればこれまでの経験を活かしつつスキルアップすることができるでしょう。

また、業務の達成感やお客様からの声を直接聞くことができるというのは、事務職としては非常に珍しく、それがやりがいにも繋がっていきます。

営業事務を志している皆さんが、興味のある分野で営業事務として活躍されることを期待しています。


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