「不動産の営業事務の仕事ってどんな仕事をするの?」

「事務をやりながら営業をするってこと?」と、疑問に思っている方は多いのではないでしょうか。

不動産の営業事務の仕事は、主に営業担当のサポートを行うことです。

営業をすることはほとんどありません。

営業担当の代わりに電話をするようにお願いされることがあるかもしれませんが、高いレベルを求められることもなく、それほど責任を問われることがないのでご安心してくださいね。

営業がいかに利益を上げられるかが会社にとって重要です。

つまり、営業担当が仕事をしやすい環境を作ることが営業事務の役割なのです。

ところで、営業担当のサポートとは具体的にどんな仕事を行うのでしょうか?

長く勤めるためには、事前に仕事内容を理解しておくことが大切です。

不動産の営業事務の仕事に転職を考えている方は、この記事を読んで仕事内容をチェックして、疑問や不安を解決してください。

不動産営業事務の大まかな仕事内容

不動産営業事務の仕事は、幅広い仕事を行います。

主に営業担当から頼まれた仕事をこなすことと、電話や来店されたお客様の受付業務がメインです。

それ以外には、店舗内の清掃や書類の整理、備品の管理など、営業担当がやりきれない雑務を行います。

営業担当が、より多くの利益を上げるには、多くの案件を成約することで会社の利益が上がります。

つまり、営業事務の役割は、営業担当の仕事が捗るような環境作りをすることです。

営業事務のサポートが、営業担当の業務の効率化に繋がると大変喜ばれるでしょう。

不動産営業事務の仕事は大きく3個の役割に分けられる

窓口対応

営業担当はノルマがあったり、会社の利益を上げることに専念しなければならないので、営業事務が窓口対応をします。

電話もしくは来店されたお客様からのご用件を、営業担当に取り次ぎます。

全てを営業担当に任せるのではなく、営業事務も説明できる内容は対応します。

例えば、業者から物件が紹介可能かどうかの問い合わせや、賃貸物件のご入居者様から退去受付や車庫証明の発行などの説明です。

営業事務が窓口対応をすることで、営業担当はかなり仕事が捗るため、感謝されるでしょう。

店舗内の管理

店舗内が乱れていると、書類がすぐに取り出せなかったり、大切な書類が見当たらないと探していては、時間がもったいないですよね。

スタッフ全員が働きやすいように、店舗内の環境を整える役割を担います。

店舗内の整理整頓や清掃、備品や切手の管理などを行います。

「こうしたらもっと使いやすくなるかな?」と工夫してみることで、店舗の環境が更に良くなると気持ちが良いです。

事務作業

営業担当から書類の作成を依頼されることが多いです。

例えば、物件の詳細を記載した物件資料の作成や、ポータルサイトやHPへ物件を登録して宣伝します。

それ以外にも、領収書・請求書などの金銭に関する重要な書類の作成を行います。

窓口対応の2個の業務

電話対応

不動産会社は、毎日たくさんの電話がかかってきます。

営業マンが仕事に集中できるように、主に営業事務が電話対応をします。

電話の内容のほとんどが、不動産業者からの物件の問い合わせです。

「この物件まだ紹介可能ですか?」と質問されれば、物件の有り無し、案内時の鍵の所在地や、利用可能な駐車場の位置をお伝えします。

賃貸管理を行っている会社であれば、ご入居者様からのクレームの電話がほとんどです。

営業事務が窓口となり、内容を担当営業に伝えて、その後の対応をお願いします。

内容は、騒音や違法駐車、ごみの捨て方など住人同士のトラブルです。

なかには、「何回言ったら対応してくれるんだ!」とトラブルが解決しないことに怒鳴られる場合もあります。

自分が何かしでかして怒られている訳ではないので、落ち込む必要はありませんが、怒鳴られることもあると心得ておきましょう。

営業担当が忙しい時は、代わりにお客様に電話するように頼まれることもあります。

しかし、初めのうちから、電話をするようにお願いされることはないので、安心してください。

電話対応は慣れたらそれほど緊張することはなくなりますので、心配することはありません。

来客対応

店舗に来店されたお客様の要件を伺い、担当営業に対応を取り次ぎます。

来店される方は、賃貸のご入居者様、営業担当との商談をされるお客様や建築業者、物件を探しているお客様です。

「物件を探している」という方であれば、賃貸か売買か、どのエリアで探しているかなど、条件を簡単にお伺いします。

営業担当がいれば、伺った希望条件を取り次ぎ、お茶出しまでを行います。

ところが、営業担当が不在のときもありますが、担当が帰社後に連絡する旨を伝えましょう。

お客様にご用件や物件の希望条件をお伺いし、営業担当に報告します。

店舗内の管理の3個の業務

備品の管理

店舗内にある、文房具などの備品や切手、収入印紙の管理を行います。

備品の在庫が切れていないか、切手や収入印紙が不足していないかを定期的にチェックします。

営業マンから「こんな備品が欲しい」と頼まれたり、備品が不足する前にまとめて注文します。

清掃業務

会社によっては、朝一番に全員で分担して清掃をする会社もありますが、なかには営業事務に清掃を任せている会社もあります。

接客スペースに埃が溜まっていないか、テーブルの上に消しゴムのごみや髪の毛が落ちていないかをチェックして綺麗に拭きます。

また、お客様と共用で使用するトイレの場合は、丁寧に掃除すると気持ち良く使用して頂けるでしょう。

それ以外にキッチンのシンクの清掃や、お茶出ししたグラスを洗い、ごみの回収を行います。

綺麗に清掃することによって、仕事がしやすい環境になります。

書類の整理

営業担当が仕事に専念できるように、書類の整理を行います。

書類のコピーや、ファイリング、棚の整理を行う簡単な仕事ですが、営業担当が効率良く仕事を行うための大切な業務です。

契約書や管理規約などの重要な書類のコピーを任されますが、コピーを取るにも分厚い冊子を任せられると大変です。

後で見返すことができるようにコピーを取るので、全てのページが印刷されているか、抜けているページが無いかをチェックします。

書類の整理、ファイリングも同様に、書類が紛失していないかを確認しながら、どのようにファイリングしたら見やすいかも考えながら行うことが大切です。

棚に収納されたファイルが倒れていたら整理整頓したり、営業担当が働きやすい環境に整えるのが営業事務の役割です。

人のためになることを自発的に行うことができる人が、事務の仕事に向いていると言えるでしょう。

事務作業の2個の業務

書類の作成

営業事務は、営業担当からお願いされた書類を作成します。

不動産会社は、物件の募集をするための物件資料、金銭に関わる領収書・請求書が挙げられます。

物件を募集する際は、間取り図、物件資料、駐車場の配置図の作成を行います。

どの書類にも「型」があるので、価格や専有面積などの情報を入力したり、間取り図を添付するだけで簡単に作成することができます。

金銭に関する書類は、営業担当からの指示通りに作成するだけの簡単な業務です。

しかし、金額を誤って入力してしまったことでトラブルになる可能性があるため、ミスは厳禁です。

人間誰しもミスは起きてしまうことですが、何度もチェックして正確に作成するように注意しましょう。

広告業務

物件の早期成約を目指して、物件の情報をネットへ掲載し、広告の折り込みの依頼をします。

ネットへ掲載する業務は、入力の仕方さえ覚えてしまえば簡単です。

物件のおすすめポイントをコメントする箇所もあり、どうしたらお客様に興味を持ってもらえるかを考えながら入力するのが楽しいです。

新聞広告の作成は、自分の好きなようにデザインを任せてもらえることがあります。

「どんなデザインにしようか」頭を悩ませて作成した広告に、お客様から問い合わせがあったときは嬉しいです。

不動産営業事務の仕事の良いところ

不動産の営業事務の仕事を通じて、どんなところにやりがいを感じるのか、どんなことが面白いと感じるかをご紹介します。

やりがいを感じるポイント

不動産の営業事務の仕事は、数字を上げれば評価される営業職のように、評価される機会は少ないうえに、坦々と仕事をこなしていかなければなりません。

ところが、いかに効率よく仕事が進められたか、昨日の自分よりも成長ができたと感じられたときや、営業担当に感謝されたときにやりがいを感じます。

仕事を早く終わらせた達成感

営業事務の仕事は、書類の作成などPCに向き合う時間がほとんどです。

書類の作成と言っても、すでにテンプレートがあるので型に従って、文字を入力するような簡単な作業です。

ですから、作業をこなせばこなす程、仕事が早くなっていくのを実感することができるでしょう。

営業事務の仕事は効率を考えながら進めていくのが楽しいです。

「先週は10分かかった作業が5分でできた!」と、自分自身の成長を実感できることがやりがいになります。

営業担当に感謝された

営業担当は、営業事務のサポートのおかげで仕事がしやすくなったと感謝されるでしょう。

与えられた仕事は、嫌な顔せずに着実にこなすことで営業担当もお願いしやすくなります。

「こんな感じで表を作って欲しい」と抽象的なイメージで作成を依頼されることもあります。

どうしたら見やすくなるのか考えながら表を作成するのも面白いですが、完成した書類を提出して喜んでもらえたときは本当に嬉しいです。

喜んでもらえると、「もっと頑張ろう」とモチベーションが上がります。

面白いポイント

不動産会社の営業事務は、どんなことが面白いと感じるのでしょうか?

お客様から名前を覚えてもらった

物件のオーナー様など、定期的に連絡をくださる方に名前を覚えてもらうことがあります。

電話に出ると「あら、○○さんこんにちは」と挨拶してくださったり、少し世間話をしてくださる方もいて楽しいです。

営業事務は接客をする機会があまり多くありませんが、電話でたくさんの方とコミュニケーションが取れることが面白いポイントです。

不動産の知識が身に付く

不動産会社は、売買・賃貸のどちらかを専門的に扱っている会社もあれば、売買・賃貸の両方を扱っている会社があります。

不動産の知識を身に付けたいなら、両方を扱っている会社がおすすめです。

日頃の業務を行う上で、様々な不動産用語に触れる機会があります。

分からないことがあれば、自分で調べたり営業担当に質問してみてもいいでしょう。

お客様から、物件の詳細や不動産の購入時に支払う税金についての質問があれば、営業担当に取り次ぎます。

ここで営業担当がどう説明しているかを聞いてみたり、自分だったらどう答えるかを考えてみるなど、このような積み重ねによって、更に知識が身に付いて面白くなります。

営業事務として働きながら、国家資格の「宅地建物取引士」の取得を目指して勉強している人もいました。

資格を取得すれば、営業になる選択肢もありますので、キャリアアップしたい方におすすめです。

まとめ

不動産の営業事務の仕事内容についてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?

不動産の営業事務の仕事に転職したいと考えている方は、まずはどんな仕事を行うのか仕事内容を確認しましょう。

入社後に、イメージと違ったと早期退職してしまってはもったいないので、仕事内容を把握しておくことが大切です。

営業事務の仕事は、営業担当のサポートをする役割を担います。

仕事内容は書類の作成、電話及び来店客の対応、店舗内の整理整頓など様々な仕事を行いますが、これらの業務によって営業担当が「仕事がしやすい」と喜んでもらえる仕事です。

喜んでもらえればもっと頑張ろうと思えますし、やりがいが感じられますよ。

PCと向き合って坦々と作業をするイメージもあるかと思いますが、残業はほとんどなく定時で上がることができるので、プライベートを充実させることができます。

仕事が終わってから、趣味に費やす時間も、資格の勉強をする時間が十分にとることができておすすめです。

女性は、結婚や出産でライフスタイルが変わってくるので、長く勤められる仕事に勤めたいですよね?

家庭と両立しながら仕事をしている主婦も多く働きやすい仕事なので、是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか。


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