会社の"顔"として活躍する受付のお仕事。

華やかなイメージもあり、特に女性は憧れる人も多いでしょう。

華やかな見た目と、実際のお仕事にギャップはあるのでしょうか?

受付の人たちは、一体どんなお仕事をしているのか、仕事内容や求められる人物像などをまとめました。

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受付の仕事はどんな仕事?

受付とは、会社やその職場の顔となり、訪ねてくる人にとって一番始めに接する相手となります。

主に来者対応や取り次ぎをするほか、会議室予約やお茶だしをすることもあります。

社内の組織構成や担当業務を把握し、スムーズに対応しなければなりません。

また、企業のイメージを向上するために、笑顔はもちろん、きちんとしたビジネスマナーを身につけた上で対応していくお仕事です。

受付の大まかな仕事内容

受付の業務は、来訪者と接する窓口業務を中心に担当します。

来訪者があると、アポイントメントの確認をし、担当部署へ取り次ぎます。

職場の性質によって多少業務内容は違いますが、複合オフィスビルの受付であれば、場所案内業務が多くなります。

自分が顔となって対応しているのに、会社の中身をなにも知らないというわけにはいきませんから、業種によっては、ある程度専門的な知識を知ることが必要です。

また、事務作業として、来客者の記録やリストを作ったり、報告書を作成したりします。

受付の仕事はどんな人に向いている?

では、憧れる人も多い受付というお仕事は、どんな人に向いてるのでしょうか。

具体的に見てみましょう。

どんな人にも笑顔で対応できる人

明るい笑顔で対応することは必須です。

企業の顔として来訪者と初めに接する立場ですので、企業のイメージを保つことが求められます。

また、相手によって態度を変えるようではつとまりません。

相手に不快感を持たせず、気持ちのいい笑顔で対応できることが必要です。

丁寧な言葉遣いで、臨機応変な対応ができる人

ビジネスマナーは必須です。

お客様に企業の印象をどうもたれるかは、まず受付の対応で判断されるといっても過言ではありません。

丁寧で感じのいい対応をすることが大切です。

そして、臨機応変に対応することも求められます。

想定外のことが起こることはあるものです。

アポなしの訪問者の対応や、担当への取り次ぎがうまくいない時など、相手に不快な思いをさせないようにその場に合わせた対応や言葉遣いができる人が求められます。

清潔感のある人

いくら見た目が美しい人であったとしても、清潔感がないと、企業の顔としてはふさわしくありません。

爪や髪型など、清潔感を大切に整えることが必要です。

気品を持って仕事をするためにも、まずは見た目の清潔感を保ことは必須ではないでしょうか。

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向いていないのは、こんな人です

やはり、企業の”顔”になるのですから、採用側も感じのいい人にきてもらいたいと考えています。

採用されにくい人はこんな人ではないでしょうか。

気持ちが、表情や態度に出てしまう人

いろんな方が訪ねてきます。

なにかあった時にあからさまに顔に出てしまうと、カドが立ちます。

やんわりと交わして、うまく対処することができることが理想です。

多くの人と接するのが苦手な人

人と接することが仕事なので、それが苦手という人には受付の仕事を努めるのは厳しいでしょう。

大きな会社であれば、毎日何百人という人と接することもあります。

表に出て人と接することが楽しいというのが理想ですが、そうでない人も日々仕事をしていくなかで、慣れることはできると思います。

人によって態度が変わる人

いろんな方と接することになります。

中には高い役職に就いてる方もいれば、そうでない方もいます。

相手の立場によって、あからさまに態度を変えたりするのは論外です。

お相手の立場に関わらず、誠意を尽くした態度で接することができる人は、受付としてふさわしいと言えます。

人の顔と名前を覚えられない

定期的に来訪されるお客様を、いつまでも覚えられないと、失礼にあたります。

自社の社員であっても、顔と名前がいつまでも覚えられないと、取り次ぎで不都合が出たり、仕事もスムーズに運ばないことも出て来るでしょう。

記憶力に自信がないのであれば、特徴をつかむなどして、覚えるように工夫して努力することが必要です。

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受付の仕事で活かせる経験

接客業の経験

接客業の基本を知っていれば、受付の仕事に活かせます。

業種が違っても、明るい笑顔で接することが求められるというのは接客業の共通点です。

お客様を見ると反射的に笑顔が出てしまう、というのも接客業経験者ならではのスキルではないでしょうか。

ホテルなどのサービス業やキャビンアテンダントは、ビジネスマナーのスキルも高いため、実用的な経験として重宝されます。

秘書や事務の経験

私が勤めていた会社では、役員室のフロアに別の受付があり、秘書が交代制で受付をしていました。

秘書という仕事柄、立場のある方たちの対応も慣れていて、受付対応もしっかりとしています。

受付経験は、秘書業務に適した経験とみなされるでしょう。

また、受付業務にも事務仕事はあります。

訪問者の記録や表を作成することもありますから、基本的な事務経験があり、WordやExcelの基本操作ができれば活かす事ができるでしょう。

語学経験

来訪者に海外の方が頻繁にいらっしゃることも、企業によってはあるでしょう。

語学が堪能であると重宝されます。

前職で英語を使用していた、海外留学経験がある人は、実用的な経験として就職活動の際の強みになります。

採用条件に、語学が堪能であることを挙げている企業も多くありますので、語学能力を示しやすいTOEICスコアなどは、取っておくといいでしょう。

受付で働くメリットとは?

受付で働くと、どんなスキルや能力が身に付くのでしょうか?

また、メリットはどんなところなのでしょうか。

詳しくみていきます。

コミュニケーション能力を高めることができる

初めて会う方と接することも多く、相手がどういった方なのかわからない中で、コミュニケーションを取っていくこともあります。

お相手の状態や様子を感じ取って、適切な対応をすることによって、コミュニケーション能力を養うことができるでしょう。

企業の顔として働くことができる

多くの方が憧れる点は、ここではないでしょうか。

色々な方から常に見られるポジションであり、企業の顔です。

見られているという緊張感の中で仕事をすることによって、外見も中身も磨くことができます。

ビジネスマナーを学べる

言葉遣いや丁寧な対応が求められる職業のため、先輩からのきめ細かい指導や研修など受ける機会が多くあります。

日々の業務の中でも学ぶことも多く、きちんとしたビジネスマナーを学ぶのに最適な職場と言えます。

ビジネスマナーはどんな職種にも求められるだけでなく、生活の中で役立つこともあります。

柔軟性のある対応力が身に付く

イレギュラーな出来事にも柔軟に対応して、冷静に判断することが求められる職種です。

柔らかい笑顔の中にも、冷静さと的確さを保つことを身につけることができるでしょう。

残業や休日は?

残業

基本的に残業がないところが多いようです。

時間になれば受付業務はクローズするので、あるとすれば、なにかイレギュラーなことが起きて対応が長引いたり、事務処理に時間がかかった場合などでしょう。

それでも長時間残業ということはあまりありません。

休日や有給

休日の設定については、勤務する企業の基準に従うことになります。

一般的に会社受付であれば、土日祝日休みになることが多いでしょう。

有給休暇を取れるのかということについて、一例を上げてみます。

ある企業では、3人体制で受付業務を行っていて、1人は代表電話を裏でうける業務を行い、2人は表に出て来訪者対応の受付業務をしていました。

誰かが有給休暇を取る場合は、派遣会社から代表電話対応のできる人を派遣してもらって対応するという形を取っていましたので、事前に、有給が重ならないようにお互いに確認し合うことが必須ということでした。

多人数が働く職種ではないので、代わりに対応できる人が少なく、休みを取りにくいという話はよくあるようです。

また、契約社員などであれば、週3日ほどのシフト制を取る企業もあります。

その後のキャリアについて

この仕事についた後のキャリアアップの道は?

その後も、接客業やサービス業に就けば、磨かれたビジネスマナーを活かすことができるでしょう。

秘書の道に進むこと人も多いようです。

事務系の仕事も、PCスキルを身につけていれば転職の幅が広がります。

また、人あたりの良さを活かして、営業をしてみるのも選択肢の一つです。

他の仕事にもこの経験を活かせる?

受付の経験を活かせる仕事は、色々なところにあります。

企業受付でなくても、展示場受付やホテル業、学校関係でも受付事務の仕事は数多くあります。

受付業務で磨いたコミュニケーション能力と、行き届いた気配りを活かせば、どんな職場でも重宝されるでしょう。

全く違った業種へ

それまで受付という受け身の仕事であったため、自分から働きかける職種を選んだ人もいます。

起業する人や、海外へ出る人など、様々です。

いずれにしても、受付経験で養った柔らかな対応、コミュニケーション能力、気配りを活かすことができれば、あらゆる分野で活躍することも可能でしょう。

自分にあった受付仕事の求人の選び方や注意点

受付求人の中から、自分に合った仕事を探す際の選び方や注意点などのポイントを探ります。

・【選び方①】雇用形態から探す

受付は、正社員、契約社員、アルバイトなど様々な雇用形態があります。

正社員の場合は、就職した後に配属先が受付になるケースも多いようです。

その場合は、総務課や庶務課に所属して、受付業務担当となるのが一般的です。

受付という職種にこだわるのであれば、契約社員やアルバイトで探した方が、確実に受付業務に携われるでしょう。

企業によっては、週3日などの募集もあります。

一般社員と扱いが異なるということを理解して応募しましょう。

・【選び方②】会社の業態から考える

どういった会社で働きたいかというイメージを持って、職場を探します。

受付業務自体は、企業ごとにさほど大きな違いはないかもしれませんが、なにをしている会社で働くかということは重要です。

受付であっても、ある程度専門的な知識を持つ事を求められることもあります。

・【選び方③】給与や雇用条件から考える

給与は正社員であれば、一般の社員の基準と同じになります。

受付業務だけ特に給与が高かったり、逆に低いということはありません。

残業は仕事柄ほとんどないようです。

雇用条件は社員、派遣社員、契約社員などの採用形態により異なります。

採用時に語学力や接客経験などの特筆する能力があれば、給与設定もあがる可能性があります。

休みの取りやすさ、残業の有無、福利厚生が利用できるのかなど、自分の求める条件と照らし合わせて、応募するのかを考えていきましょう。

・【選び方④】エリアから考える

通いやすいということは、非常に大切な要素ですので、通勤ルートなどを確認して、通勤時間帯に実際に電車に乗って確認してみることをおすすめします。

通勤が大変すぎると、会社の往復だけで疲れてしまったり、長く勤めることができなかったりということもあります。

また、仕事後の生活を充実させたい人にとっては、職場の周りの環境も大切です。

自分は何を重要視するのかを再度確認して、エリアをしぼってみるというのも、職探しの一つの手法です。

・【選び方⑤】働いてみたい企業の中から考える

どんな会社で働きたいのかをイメージしてみましょう。

企業の受付の仕事内容自体は、企業の業種によって大きく違うということはそれほどないかもしれません。

しかし、自分はどんな企業の顔になりたいのか、会社の雰囲気やポリシーなどが自分と合っていると思うところから考えてみると、働き始めてからのギャップが少なくなるのではないでしょうか。

まとめ

いかがでしたか?

いつもにこやかに、完璧な対応をしてくれる受付の方たちが、実際にはどんなお仕事をしているのか、イメージできましたか?

会社受付の仕事の求人数は決して多くはありません。

まずは、イメージが近い職場で経験を積んでみて、適正を見たりスキルを磨くことも一つの手段です。

ぜひ視野を広げて理想の仕事を見つけていてはいかがでしょうか。

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