受付事務とはどういう仕事かについての写真

受付事務と聞いてどんな仕事をイメージするでしょうか。

来客や訪問者を対応をしたり、パソコンを使って作業をしたりという内容がすぐに思い浮かびます。

しかし、それ以外にどのような仕事をしているのか知られていないことが多いようです。

今回は受付事務の詳しい仕事内容や良い面・悪い面を解説しつつ、その後のキャリアも合わせてご紹介します。

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受付事務とはどんな仕事?

お客様の対応をして案内や取り次ぎをしたり、パソコンでデスクワークや庶務全般をしたりと受付と一般事務を合わせた仕事となっています。

一日中座っていて忙しくない仕事と思われがちですが、実は仕事の幅が広いため様々なことをこなしていかなければいけません。

専門的なスキルや資格は必要ではありませんが、コミュニケーション能力や要領の良さなどが求められます。

受付事務の役割とは?

受付事務の役割

会社や施設の「顔」である

最初の対応次第で会社や施設のイメージが変わってしまうことがあります。

様々なタイプの方が来られるため、柔軟で臨機応変な対応が必要です。

丁寧な言葉遣いや身だしなみにも注意しなければいけません。

周りのサポート役

一緒に働いているメンバーの業務を手伝ったり、職場の環境を整えたりと縁の下の力持ちとしての役割があります。

分かりやすい資料を作成したり、職場の備品や消耗品を管理や補充をしたりと細かいところまで気を配ることが必要です。

時に感謝されて、やりがいを感じることもあります。

お客様と担当者のパイプ役

お客様は目的があって来店または訪問をされます。

何を求めているのか瞬時に捉えて適切な担当者に引き継ぐことも受付事務の仕事です。

例えばディーラーや住宅展示場では、お客様が求めていることにすぐ対応できる営業に引き継ぎをします。

そうすることでお客様に早く安心や信頼を提供できて、円滑な関係を築けます。

その架け橋となる重要な役割を担っているのです。

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受付事務の具体的な仕事内容とは?

具体的な業務

お客様の接客

来店したお客様の受付や案内をします。

説明や要望、相談など職場によって伺う内容は様々ですが、お客様と会話をして求めていることを読み取って対応していきます。

パソコンでのデスクワーク

パソコンでのデスクワーク

接客をしていない時やその合間に顧客情報の入力や資料作成、ダイレクトメールの作成などをパソコンでしていきます。

ワードやエクセル、社内システムで作業をしますが、文字入力や印刷ができれば問題ない程度のデスクワークです。

掃除や庶務

事務所やお客様が利用する場所、会社や施設の外を丁寧に掃除をします。

また、お茶出しやコピー、備品やカタログの補充などの庶務も仕事です。

庶務は細かい業務が多く毎日する必要はないため、気づいた時に行います。

仕事の流れ(住宅展示場の場合)

来客対応前

出勤をしてまず始めに事務所や外の掃除をします。

お客様にいつ見られてもいいように細かいところまで丁寧に行います。

事務所も他の人が気持ちよく仕事ができるように手を抜きません。

その後にメールや郵便物のチェックを行います。

来客対応時

お客様がいらっしゃったら玄関まで出向きその後、用件をお聞きします。

お客様がどんな目的で来店されたのかを会話もしくはアンケートを書いて頂きながらお伺いします。

一通り内容が把握できたら営業担当に引き継ぎ、様子を伺いながらお茶出しをします。

住宅展示場の場合、営業が外回りでいない時もあるためその時は全てひとりで家の中のご案内と設備の説明をしなければいけません。

お客様の情報をしっかりとお聞きして、きちんと営業に伝えられるようにメモを取ることも大切です。

来客が少ない、またはない時

事務所でのデスクワークと家の外のガーデニングをします。

デスクワークは電話対応、資料作成や家の間取り図をパソコンで作成、ダイレクトメールで使うチラシのコピーや作成などです。

比較的事務の仕事量は少なく、自分のペースでできます。

そしてガーデニングは芝生や花の手入れや水やりをします。

住宅展示場は見た目できれい、中を見てみたいとお客様に思って頂かなければいけないので、常に外観もきれいに整えておくことが必要です。

受付事務はどういう人と仕事で関わるの?

接客と事務が主な仕事の受付事務では、お客様以外にその他にどういう人と関わって仕事をするのでしょうか。

実際に受付事務として働いたことのある住宅展示場の場合で具体的に説明します。

営業

一番仕事で関わるのは営業の方です。

受付事務は営業のサポート役として仕事をするため関わりが強く、同じ場所で働く仲間としてチームワークを大切にして住宅展示場に来られたお客様をもてなします。

本社(支社)

住宅展示場は本社または支社から離れている場所にありますが、直接ではないもの電話で本社や支社とのやりとりが多くあります。

住宅展示場と本社や支社との間に入ることで、円滑な業務を行えるように務めます。

受付事務の給料事情は?

雇用形態や地域によって様々です。

パートやアルバイト、派遣社員では他の仕事に比べて時給は良いところが多いようです。

正社員の場合は一般事務と同じくらいの給料で決して高くありません。

受付事務でやりがいを感じること

やりがいをもって仕事をすることはモチベーションを高めて仕事の質を上げることができます。

受付事務の仕事の幅が広いため、あらゆる点でやりがいを感じられます。

どのようなやりがいを持つことができるのかご紹介します。

貢献度が高い

お客様の対応はいつどんな時でも丁寧に対応します。

何気ない言動がお客様に喜ばれたり、「ありがとう」と言って頂けたりとモチベーションにつながります。

的確にサポートできる

一緒に働いているメンバーの業務をうまく手伝うことで、役に立つことができたとやりがいを感じられます。

サポートする時は効率の良さや周りから喜んでもらえるように工夫が必要です。

より質の良いサポートができると周りから感謝され、頼りにされます。

様々な対応力やマナーが身につく

仕事をしていく中で自然と身につくようになり、自分で成長を感じられます。

コミュニケーション能力や言葉遣いなどのスキルを身に付けることで内面的も磨かれていくため自信にもつながります。

受付事務に向いている人のタイプは?

仕事をするにあたって向き不向きはつきものです。

受付事務ではどんなタイプの人が向いているのかを仕事内容から解説していきます。

人と話すことが好きな人

接客をする上でお客様との会話は重要です。

会話からお客様の求めていることが見えてくるので、普段から話すことが好きな人には向いています。

また一緒に働いているメンバーとも会話をすることでチームワークが良くなります。

業務の効率化や職場の雰囲気をよくすることにもつながり、コミュニケーションを上手くとれる人にも向いています。

細かいことに気づける

周りの人が円滑に業務が行えるようにサポートをするため日々、気配りや配慮が必要です。

きちんと周りが見えて少しの変化でも気づくことができる人や自分よりも相手のことを先に考えられる人にはぴったりです。

単純作業が苦にならない人

庶務が多いためどうしても同じことの繰り返しになってしまう仕事も出てきます。

データの入力や資料整理、ダイレクトメールの発送などパターン化した作業があり、時には大量にこなしていかなければいけません。

そのため地道に丁寧に作業できる人には向いていると言えます。

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受付事務の仕事で良い面とは?

仕事をしていくと様々なスキルを身に付けることができます。

仕事を通して学ぶことや意識することが多くなり、自分への成長につながります。

受付事務として仕事をするとどんなメリットがあるのかまとめました。

優先順位をつけて仕事ができる

受付事務の仕事は多岐に渡り、一つのことを集中してする仕事ではないため様々な仕事を効率よくこなす必要があります。

来客対応をしながら事務や庶務をするためきちんとやるべきことを把握しておかないと仕事が進みません。

そのためどれを一番に片付けていくのかを常に意識しながら仕事ができるようになります。

どの仕事をするにも必要な基礎スキルが習得できる

受付事務の仕事をすることで、社会人に必要なスキルが一度に身につくことができます。

例えば言葉遣いや臨機応変な対応力、基本的なパソコンスキル、相手への配慮や気遣いなど、どの仕事に就く際にも役立つ内容を習得できます。

受付事務の仕事で悪い面とは?

仕事上どうしても悪い面があります。

その部分も理解しておくと実際に働いてみたときにギャップが少なくなるかもしれません。

主にデメリットだと感じやすいものをまとめてみました。

少人数で働く

職場にもよりますが、ひとりで働くことも珍しくありません。

他の部署のメンバーとは関わって仕事をしますが、受付事務としてはひとりまたは少人数で仕事をしていくため、初めのうちは不安が大きいかもしれません。

予定通りに仕事ができない

のんびりできるイメージが強いかもしれませんが、実際は違います。

来客があれば対応、その合間にデスクワークをして誰かに頼まれた仕事があるとそちらを優先するなどあらゆることをこなしていかなければいけません。

また日によって忙しさが違うためこの仕事をこの時間までに終わらせようと思っていてもなかなか予定通りにいかないことが多いです。

受付事務になるためにはどうしたらいい?

受付事務になるためのステップアップがいまいちピンとこない人が多いと思います。

スキルや資格、その他に必要な経験など気になる部分を解説していきます。

受付事務に就職するために

まず、受付事務に就くためには派遣社員として働き始めるといいでしょう。

受付事務はなかなか求人情報でも見かけないことが多く、また見つけても人気のため倍率がかなり高くなり就職したくてもなかなか難しい場合があります。

そんな時は派遣会社で紹介をしてもらい就職するのが一番の近道です。

この時のメリットは採用されやすく、正社員登用の可能性も高いことです。

そして表に出ていない求人情報を派遣会社から運よく紹介してもらえることもあるので、絶対に受付事務をしたいという方にはおすすめです。

必要なスキルや資格、経験は?

未経験でも歓迎のことが多く、特に必要なスキルや資格はありません。

しかしどの仕事も経験したことがないという人よりも、違う職種を経験してきた人の方が採用がされやすいかもしれません。

特に接客・販売や事務職の経験者は優遇されます。

高いコミュニケーション能力や基礎的なパソコンスキルがもともと備わっているため重宝されます。

受付事務で転職を成功させるために

受付事務からほかの仕事をしたいと考えた時に必要なことをまとめてみました。

せっかく身についたスキルや経験を活かしてステップアップをしましょう。

専門的なパソコンスキルを磨いておく

受付事務から専門性の高い事務職に転職する場合は今以上にパソコンスキルを磨いておく必要があります。

ワードやエクセルを使いこなせるほどのスキルを身に付けておけば、転職がしやすく職種の選ぶ幅も広がります。

コミュニケーション能力をさらに高める

どの職種にも必要なコミュニケーション能力は磨きをかけておけば、より転職に有利になります。

接客や販売ではもちろん重宝されますが、お客様との接点がない職種でも社内で円滑な関係を築けるという部分で高く評価されることもあります。

どの職種に転職する時もアピールできる強みにできます。

語学力をつける

あらゆる人に対応できるということで英語などの外国語を学ぶと転職できる幅が広がります。

語学力があれば大手企業での転職も成功できるかもしれません。

もともと受付事務で培ったスキルと語学力があれば、秘書や貿易事務など専門性に富んだ職種への転職も可能です。

まとめ

受付事務では他の職種にも活かせる基礎スキルが身に付くことができます。

仕事の幅も広いためイメージよりも忙しいですが、その分やりがいを持つことができる魅力ある仕事です。

また相手への気配りや配慮といった気遣いも培われるため内面的にも成長ができます。

そして転職をする時も仕事に対してのベースが出来上がっているため、あとはよりスキルを磨いたり、新しい知識を取り入れることでキャリアチェンジも可能となっています。

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