IT事務と一言でいっても、さまざまな仕事があり会社の規模や事業内容などにより大きく変わってくると思います。

この記事では、BtoBのソフトウェア製品の販売に携わるIT事務の仕事内容についてご紹介致します。

BtoBの為、製品購入前に適切なプログラムにて契約を結んでいただき、その後様々な変更や発注ができるようになります。

その流れの中で事務はどのようなことをしているのか、できるだけ具体的に説明していきます。

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IT事務の仕事内容の5個の業務

契約書の確認

契約書の確認をする際は事前に契約番号、社名、書類バージョン、署名日などいくつかのチェックポイントが決められており、それらの点に集中して不憫がないか確認します。

不憫があった場合は、どこに不憫があったのかにより対応方法が異なり、メールでの確認で済む場合と書類の再提出が必要な場合があります。

契約書の確認事項も、数か月に一度くらい変更があることもあるので、その場合はしっかりと新しいルールに切り替えて、同時に古い情報を早く捨てる頭の転換が必要です。

また、複数ある作業の中で、書類確認がおそらく最も単調で簡単な仕事です。

慣れてくると、確認事項がわかっている分読み飛ばしてしまったり、最初のころにあった良い意味での丁寧さを忘れてしまいがちな作業でもあります。

慣れてきた時こそ、また新な姿勢で取り組むためにも、初心に戻って、順番にチェックしてみたり、不憫があった際の対応方法などを見直してみるといいのかもしれません。

パートナー会社とメールでのコミュニケーション

パートナー会社により提出された契約書や発注依頼の書類に不憫があった際、書類提出前の事前の確認を依頼を受けた際、発注を試みたけどエラーが発生した際、プログラムや製品のルールに関する確認と様々な場面でパートナー会社とのコミュニケーションが発生します。

似たような質問や決まった質問もよくある為、その際は過去の依頼を記録して置いたり、メール用のテンプレートを作成しておくと便利ですし、素早く対応が可能になります。

すぐに対応できない場合は、自分で閲覧可能な資料を探してみます。

検索力を上げることは大事ですが、自分で探し過ぎて時間が経ち過ぎてしまってはもったいないので、ある程度目安を決めて、見つからない場合は同僚や上司と確認した方が早い場合もあります。

的確にそしてできるだけ素早くパートナー会社の依頼や質問に対応する為に日々の小さなメモや工夫の積み重ねが大事です。

CRMに依頼の詳細記録を残す

パートナー会社やお客様からの依頼・質問は基本的には全てCRM(カスタマーリレーションマネジメント)を通して管理されています。

依頼・質問ごとにそれぞれシステム上のケース番号が発行され、メールでのコミュニケーションも全てCRMの番号にて管理されます。

依頼の処理に時間がかかっている場合や特別な対応をした場合等は、CRMのメモ欄に全て明記し、その後の依頼の参考などにも使われます。

また、CRMは一つ一つの依頼の管理だけでなく全体的な依頼の管理としてもとても役に立っています。

依頼が来た際、担当者を決めるにも、どのスタッフが今どのくらいの数の依頼を担当しているのかを確認することができます。

その他、どのプログラムのどんな依頼が多いのかの傾向をつかむためにも使われます。

それらのデータをより正確にする為にもCRM上のデータ欄特にメイン画面のプログラムや依頼内容を選択する際にはきっちりと決められたマニュアルに沿って入力する必要があります。

システムへのデータ入力

新規契約、契約内容の変更、発注の依頼などが書類にて送られてきます。

書類に不憫がないことを確認でき次第その変更内容をマスターデータへ入力します。

マスターデータを管理するシステムとして最も多くの会社で使われているのがSAPではないでしょうか。

マスターデータで入力システムはパートナー会社用システム、お客様用システムにも反映されます。

また、マスターデータ上での入力はきっちりと一つ一つのステップをマニュアル通りに行う必要があります。

一つのステップを忘れてしまったりすることで、思わぬ問題を引き起こす場合もあります。

慣れてきても、自分の記憶を信用するよりは常にマニュアルを開いて、ちょっとでも不確かなことがあったら、確認する習慣が必要です。

また、システムのデザイン上お客様やパートナーのシステムから入力できないデータなどもマスターデータから入力して反映させることもあります。

システム上問題があった際のスカイプ会議

複数のシステムが反映し合っている為、マスターデーターに入力したデータがうまくパートナー会社・お客様側にシステムへ反映されなかったり、もしくは例外対応をする際にシステム的には手続き可能なのか事前に確認が必要なときに連絡を取ります。

できるだけスムーズにコミュニケーションを進めるために、最初のメールで契約番号や発注番号をしっかりと伝えるのはもちろんのこと、何が問題で、何に対して助けが必要なのかといったことをしっかりと説明することが大事です。

また返信に時間がかかっている場合は、「もしかしたら、調査に時間がかかっているのかもしれない」と勝手な推測をするよりも、頻繁に状況確認の連絡を取り合うことがとても大事です。

問題解決するにあたって、逆に質問されることもありますが、答えられる範囲で答えてわからない部分に関しては、しっかりと見極めて他の部署に確認してもらうようお願いすることも大事です。

IT事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

とても単調なIT事務の仕事ですが、そんな単調な毎日を淡々と仕事をこなしてこそ、忙しい時期や何か特別な問題があったときに、適切な対応ができてやりがいを感じます。

日々地道につけてきたシステムや製品に関する知識や対応方法がまさに役立つときです。

そんな事務の仕事のやりがいを繁忙期と複雑な問題に直面したときにわけて、ご紹介します。

繁忙期のタイムマネジメント

基本的に単調な仕事ではありますが、月末の繁忙期のタイムマネジメントはやりがいを感じる一つのポイントです。

月末は発注や支払いに関わる仕事を最優先で進める中、その他の契約に関する仕事も同時に進めていきます。

自分で優先順位を考えて、社内、社外確認が必要な依頼の返信を待っている間に他の依頼を進行させたり、もしくはすぐ終わる依頼を先に終わらせてからじっくりと確認が必要な依頼に取り組んだり、普段より一層考えて仕事を進める必要があります。

できるだけ定時に帰るためにも。

自分で順序を考えて目標時間を設定して、いつもより若干の緊張感のある中仕事に取組み、スムーズに仕事が進んだ時やりがいを感じます。

複雑な問題の解決

複雑な問題というと具体的には主にシステム上の不具合、例外対応、製品購入時のルールが複数関与する場合などがあげられます。

どの問題に直面しても、基本的には他部署とのやりとりが必要になってきます。

システムの問題だったらシステムチーム。

マスターデーターを専門にしているチームもしくはお客様・パートナー会社のシステムに特化しているチームのどちらに連絡するべきか考えます。

例外対応だったら、その対応に必要な条件を満たしているのかもしくは必要な承認を取得済みなのかといったことを確認する必要があります。

製品購入時のルールは、主に製品の支払い方法が該当する製品グループにより異なることがあるので、エクセルファイルに管理されているデータから自分で調べたり計算したりする必要がたまにあります。

管理データからわからない場合は、担当部署やプログラムマネージャーに連絡して確認をとります。

このように、まずは何が問題なのかをお客様・パートナー会社とのやり取りの中でしっかりと見極めて、その後さまざまな部署と依頼を進めていきます。

依頼の手続きが完了したときには、やりがい・達成感を感じます。

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IT事務の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

取り扱っている製品やプログラムに関する知識

担当業務によりけりですが、システムにデータを入力する上で、多少の製品そのものや担当しているプログラムの知識が必要になってきます。

それらの知識は、膨大で、さらに日々変更があったりもします。

どんなに小さいことでも当たり前に覚えられるようなことでも、時間が経つと日々の出来事に振り回されて、忘れてしまうのが人間です。

自分が関与した依頼で何か新しいことがあったらしっかりとメモをして、整理整頓することが大事です。

全てを覚えることは不可能なので、知識そのものを頭に詰め込むよりも、必要な情報をすぐに引き出せるように、しっかりと詳細をメモをして自分のパソコン上のデータ管理が重要です。

システムの使い方

使い方に関しては実際は覚えるというよりも慣れるですが、最初のうちは意識的にどこにどの機能のボタンがあるのか、システム上で何ができるのか覚える必要があります。

また使用するシステム一つではなく複数の場合が多いので、それぞれの機能を早いうちに自分の中でしっかり整理して理解しておくと仕事がしやすくなります。

SAPシステムのコード

会社によって使っているシステムはそれぞれですが、最も多く使われているデータ管理システムがSAPです。

SAPは該当のページ(オーダー、契約など)へ行くのにまず独自のコードが必要になってきます。

コードは基本的にローマ字2文字と数字2桁にて成り立っています。

こちらも実際は最初の数か月は慣れない分、苦労する部分があるかもしれませんが、毎日使うので自然に頭に入ってきます。

頭に入ってくると、SAPを使用する時間が不思議なことに楽しめるようになります。

IT事務が向いている人

単調な仕事が好きな人

IT事務の仕事は、決められたルールの中でそのルールに沿って、書類をチェックしたり、そのデータをシステム上に入力したりすることが、主な業務です。

会議で発言したり、イベントを開催したり、出張したりというようなことはありません。

日々の仕事の中でたくさんコミュニケ―ションを取りたいと思っている人には向いてないです。

逆に、淡々と日々仕事をこなしていきたいという人にはおススメの仕事です。

職場の環境によりけりですが、仕事内容そのものは、良くも悪くも比較的ストレスが少ないと言えます。

1日中パソコンに向かっていても大丈夫な人

本当に文字通り、基本的に就業時間内はパソコンに向かっています。

もちろん、作業中に不明慮な点があったら、同僚と確認したりするコミュニケーションはありますが、デスクから離れることはほぼありません。

それが苦ではない人、もしくはトイレへ行く際などの少しの散歩やランチタイムに上手くリフレッシュして切り替えて、仕事に取り組みましょう。

仕事中にずっと座りっぱなしな分、プライベートでは逆に運動を思いっきりしたりするのもいいです。

心身ともに自分自身のリフレッシュにもなるし、新しいネットワークもできるかもしれません。

上手く自分の好みに合わせて、リフレッシュを日々の生活に取り入れることで、仕事にもきちんと取り組めるようになります。

細かいところに目が行き届く人

書類の確認から始まり、パートナー会社に連絡する際の誤字脱字・お客様情報や製品情報が誤っていないか、システムにデータ入力する際に見逃しているステップはないか、など至るところで詳細にチェックする必要があります。

一つのミスは小さいものでも後々大きな問題へなってしまう場合もあるので、日々の当たり前の作業にこそ、しっかりと注意を払い、細かいことを見逃さないことが大事です。

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まとめ

いかがでしたか?

ひたすら決められた作業をやりつづけるイメージの強い事務の仕事ですが、そんな中でも小さな工夫を大切にすることで、仕事をスムーズに進められます。

日々当たり前に送っているメールに、一言説明を加えてパートナー会社の担当者との関係をよくしたり、システムチームなどの他部署とのコミュニケーションの際に感謝の気持ちを常に伝えたり、何か問題に直面したらその状況をこと細かに記録しておいたり、そういった小さな工夫の積み重ねがいつか大きな変化になっているのがIT事務の仕事です。

どんな仕事もメリット・デメリットありますが、キャリアのワンステップとして経験しておいて損はない仕事ですよ。


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