就職情報誌でもハローワークでも必ずと言っていいほど募集掲載のある「事務員」。

しかし意外と人気も高く、希望の会社になかなか就職できないこともあります。

事務員の魅力とはなんでしょうか?

人気の秘密は何なのでしょうか?

この記事では人気の職業「事務員」の仕事にスポットを当て、事務員に向いている人をまとめてみました!

「事務員」が自分に向いているか診断するにはこちら →

事務員の業務はどんな業務?

どの会社でも必ず事務作業は多かれ少なかれ発生します。

書類作成や来客、電話応対、ファイル管理に入力業務、補助的業務など、日々忙しいのが事務員です。

入る会社にもよりますが、電話応対や郵便物の管理などは日々のルーティンワークです。

また掃除も欠かせません。

朝出社すると掃除をしている事務員は全国に沢山居ます。

会社に一人は居るべき人材。

それが「事務員」という、大切な存在です。

事務員の大まかな業務内容

事務員の業務はとにかく多いのです。

実際にどこの会社でも行う、事務員あるある作業をいくつか挙げてみましょう。

電話応対

必ずと言っていいほど事務員さんが電話応対を行います。

会社によっては事務員だけでなく、手が空いたスタッフが電話を取ることもありますが、基本的には事務員が電話の応対をし、各担当者に繋ぎます。

募集要項にも業務内容の欄に「電話応対」はよく記載されています。

来客応対

こちらも事務員の業務の一つです。

宅配業者であれ、得意先であれ、とにかくお客様が来たらまず事務員が承ります。

取引先や得意先の他、新規のお客様などはアポイントの有無を確認したり、応接室や会議室など適切な場所にご案内するのも事務員の業務です。

その後、担当者が来るまでの間にお茶をお出しします。

書類管理

ファイリングはもちろん、誰が見ても分かりやすいようにラベリングしたり、古い書類は処分したりするのも事務員の大切な業務です。

中には出入りが激しいファイルもあり、「あれ?誰が持ってるの?」ということもあるのでファイルの入出を記録する場合もあります。

図書館のようなシステムですね。

書類作成

こちらが実際に募集要項に書かれているメインのお業務です。

WordやExcelのスキルはほぼ必須になってきました。

特にExcelは関数を使って集計をまとめたり、グラフを見やすく作成するなどの能力があると喜ばれます。

またタッチタイピング(ブラインドタッチ)の入力技術も必須です。

書類作成は美しいだけではなく、スピードと正確さも大切になります。

雑務・補助作業

雑務と呼ぶと叱られるかもしれませんが、コピー取りや郵送物の管理、梱包材の処理やダンボール、廃品の整理など、細かな作業も事務員の業務です。

また、ボールペンやセロテープなどの事務用品の管理(発注や在庫管理)も事務員に託されます。

お茶出し・清掃

来客だけでなく、上司が飲むためのお茶出しや、スタッフが使う机やフロアなどの清掃も行います。

机の上を拭いたり、窓を拭いたり、エントランスの掃き掃除、トイレや給湯室などの掃除も事務が行う場合が多いですね。

大手の企業では専属の清掃員を雇っている会社もありますが、概ね事務員が行います。

筆者の経験で事務員をしている時に面白いお茶出し業務がありました。

事務所には自動のお茶給湯器がありましたので、スタッフは自分で飲みたい時に飲んでいましたが、工場の人は昼食の時にしかお茶を飲みませんでした(飲みたい人は水筒持参)。

工場には約100人ほどが働いており、昼食の時間になると一斉に食堂に集まり食事を取ります。

その人たちのお茶を事務員が交代で用意するという業務がありました。

100人分のお茶をヤカンに用意するのは結構時間がかかります。

ヤカンだけでも30個以上はありました。

それを順番にお湯を沸かしてお茶の葉を入れて…と準備していくのですが、簡単にお湯は沸かないので、全てのお茶を準備するまでに1時間はかかりました。

最初に沸かしたヤカンのお茶はは既に冷えてしまいましたが、沸かし直す時間がないまま、お昼時間に突入するのです。

それでも誰も文句を言わず、楽しく談笑しながらお昼を食べていた光景を思い出します。

もちろん、担当事務員は昼食が済んだらまた30個以上のヤカンの片付けが待っているのですが。

「事務員」が自分に向いているか診断するにはこちら →

事務員が何故人気なのか?

まず、事務員を経験していない人から見ると、デスクワークが多く、軽作業で楽なイメージが大きいのではないでしょうか。

制服も貸与され、昼食時はOL同士で楽しくランチ、時々は気の合う同僚とお茶をしたり、給湯室で集まって談笑したりと楽しそうなイメージが強いかもしれません。

肉体的なハードワークではないので、ネイルをしていても大丈夫な職場もありますし、髪形も比較的自由です。

あと、定時に帰宅できるイメージもあるかもしれません。

給料も相場では16万程は戴けますし、もしかしたら素敵なお相手と巡り合って寿退社も可能かもしれません。

もちろん会社によってはもっとお給料がいいところもあります!

妄想が膨らみますね。

しかし、それ以外にもやりがいがある職業なのです。

せっかく出社しても業務がないというのはとても苦痛なものです。

自分で業務を見つけたり、生み出せる人は良いのですが、そうでない場合は実は忙しいほうが充実感や達成感が得られ、活力になるのです。

事務員の業務は本当にすることが多いので、暇ということがあまりありません。

人のお役に立てる業務は嬉しいという利点もありますね。

そして若い事務員が適齢期になると寿退社される人も多いため、欠員募集も多くなるのです。

それ故人気があるのではと推測できます。

事務員の業務はどんな人に向いている?向いている人の7個の特徴とは?

事務員に向いている人と言えば、気配りができる人、臨機応変な人、自分で業務を見つけられる人などでしょう。

具体的に解説します。

「事務員」が自分に向いているか診断するにはこちら →

デスクワークが得意な人

机に向かっている時間が長い事務員の業務は、じっとしていることが苦手な人には向きません。

書類を書いたり、整理をしたり、細かな作業を机上でこなせる人が向いています。

気配りができる人

先述したとおり、事務員の業務はとても種類が多いので、前もって「これを先にやっておいた方がいいな」とか「そろそろ備品が切れる頃かな、発注しておかなきゃ」など、気配りができる人が向いています。

また、来客時にも臨機応変に対応できる人は大変喜ばれます。

アクティブに行動できる人

デスクワークが多いとは言え、来客対応やコピー取り、お茶出しなど意外と動くことも多い事務員。

今、書類作成しているから動けません!は通用しません。

常に自分のメイン業務は後回しです。

そういう意味では納期までに間に合わせるスケジュール管理能力も必要になりますね。

接客が好きな人

これは意外に思われるかもしれませんね。

接客が好きならショップ店員やカフェなどの飲食店の方がいいのではと感じるかもしれません。

しかし、ショップ店員や飲食店ではオーダーを取ったり、メニューの給仕が主になるのに対して、事務員は来客や電話応対などの接客もありながら、日々の作業は事務作業なのです。

オールマイティ且つ、コミュニケーション力が必要となる職業なんですよ。

アイデアが豊富な人

これは、ファイル管理や整理整頓などに活かされる能力です。

また書類作成でも言われたままより、こうした方が分かりやすい、改善の余地があるなど、アイデアを出せる人は事務員に向いています。

ホウレンソウがきちんとできる人

会社で言うホウレンソウとは、報(報告)、連(連絡)、相(相談)のことを言います。

事務員は電話応対や来客応対も多く、各担当者に正確に、迅速にメッセージを伝える役割もあります。

このホウレンソウはとても大事で、例え良かれと思ってやったことでも、相談しないまま行って叱られたことが筆者も多くあります。

思い込みや独断で作業を進めるのではなく、きちんと相談しながら的確な作業ができる人に向いています。

字が綺麗な人

今は書類作成は殆どパソコンを使用しますし、封筒の宛名ラベルもパソコンで出力することが多いのですが、なかなかペーパーレスにならないのも現状です。

年賀状や封筒の宛名を手書きでお願いされる会社もあります。

その他、官公庁関係の書類などの記入は紙媒体が多いので、字が綺麗であることはとても強みになります。

今は少なくなりましたが、学生時代に使っていた丸文字や癖が強い文字は間違いの元にもなりかねませんので、できれば丁寧で綺麗な文字を書けるようにしましょう。

字が綺麗だと、履歴書を書く際も有利になり、一石二鳥ですよ。

事務員の業務で活かせる経験

事務と言っても種類はそれぞれ。

一般事務の他、経理事務、営業事務、医療事務、建設事務など、資格を必要とする事務もありますので、経験値はそれぞれに違います。

「事務員」が自分に向いているか診断するにはこちら →

経理事務

お金を管理する事務職ですので、簿記の知識が活かせます。

また再就職時にも経理事務の経験はあった方が有利です。

それだけ信頼度が高いのが経理事務です。

経験を活かせるのはお金にまつわる知識でしょう。

出納帳やバランスシートなどから収支の動きを判断できる能力が身に付きます。

簿記1級やファイナンシャルプランナーの資格を取る人もいますね。

医療事務

こちらも資格を必要とする事務員です。

診療報酬の計算や患者への適切な案内など、一般事務にはない業務が多い事務職です。

こちらも同業の再就職は経験を活かせるので有利です。

資格を取るまでは大変ですが、自分が病院などにかかった時の診療報酬の計算が理解できるので、その点は大きなメリットです。

一般事務

一度経験していると、経験が無い人より再就職が有利になります。

同じ事務職だけでなく、気配りができる点や書類作成ができるなどの経験が高く評価されます。

また経験者の場合、一から教えなくてもある程度、仕事をこなせる人として即戦力になります。

その後の将来的なキャリアについて

資格を取る

働いている会社によりますが、例えば建設事務であれば建設事務の資格を取るのもよいでしょう。

建設に関わる専門用語の知識があるので、現場スタッフとのやり取りもスムーズになります。

語学関連の事務を行っている人は常にスキルアップをするべく、独自の学習をされている人も多いようです。

英検やTOEIC、TOEFLなどを受験し、給与がアップする人も居ます。

また、パソコンのスキルに自信が無い人はOffice系の資格を取るのもおススメです。

実務に活かせるだけでなく就職にも有利になります。

CADやグラフィック、画像関連ソフトなどの知識を学ぶのも、更なるキャリアアップに繋がりますよ。

長く勤められる

事務員は長く勤められる職業ですので、人間関係が円滑であれば定年まで続けられる職業です。

長く続ければその分会社の中のことも良く分かるので、新入社員が入ってきても頼りにされます。

長く務められれば信頼度も上がりますし、ベースアップや女性でもやりがいのある役職に付ける場合もあります。

他の業務にもこの経験を活かせる?キャリアアップするために。

スキルアップを図る人の中には、事務員から秘書に転向する人も居ます。

また、事務員時代の人脈を活かして全く違う業務に転職される人も居ます。

多くの業務をこなす事務員は知らないうちにいろいろな社会の知識やマナー、コミュニケーションスキルなどが自然と身に付き、この経験を他の業務で活かすことができるケースが多いのです。

電話応対のスキルはコールセンターやサポートセンターでも活かすことができます。

また、宅配便の受け付けでも事務員の経験は大いに役に立ちますよ。

また、スカウトされるケースもあります。

筆者の知り合いの事務員さんは、会社の飲み会で行った飲み屋さんに抜擢され、そちらに転職なさった方も居ます。

良いか悪いかは別として、本人は給料が上がったと喜んでいました。

その飲み屋さんでは着物の着付けも教えてくださったそうです。

既に事務の仕事をしていてキャリアに悩んでいる人は

この記事では「これから事務の仕事をしよう」という人向けの内容を紹介してきました。

ただ既に事務をやっていて今後のキャリアについて悩んでいる人は、まずはキャリアアドバイザーの人に相談してみると良いでしょう。

人によって違う強みや、今後目指したい年収に合わせて、的確なキャリアプランを教えてくれます。さすが転職のプロと言わざる終えません。

 

相談先は、先程も紹介したマイナビジョブ20's(20代向け)リクルートエージェント(30代以上向け)がおすすめです。

まとめ

このように事務員と言ってもさまざまな種類があり、向く人、向かない人があるのも事務職なのです。

パソコン業務が嫌い、苦手な人は苦痛になるかもしれませんね。

座っている時間が長く、パソコン業務も多いので、肩こりや腰痛を発症する人も居ます。

しかしその反面、事務員という業務は本当に多くのことを学べます。

迷っている人には是非チャンスがあるなら一度は体験してみることをお勧めします。

「事務員」が自分に向いているか診断するにはこちら →

  この仕事を探せるおすすめ求人サイト
  この仕事を探せるおすすめ求人サイト
転職した人の8割が使ってる!1つ目の転職サイトとして、まずは登録しておくべき大手サイト 公式サイト 公式サイト
最初に、年収診断をしてくれるのがウリ!7万人の転職者データを元にしてちゃんとした適正年収を提示してくれます。 公式サイト 公式サイト
転職支援実績NO.1。41万人以上の転職支援を誇る。No.1だからこその充実サポートでキャリアップを支援してくれます。 公式サイト 公式サイト
【裏技紹介】リクナビNEXTに会員登録したら、TOPページのフリーワード検索で「探したい職種」を入力して検索を!そうすると、自分にあった求人がたくさん見つかります。

関連キーワード

事務求人

事務求人についてもっと深堀りした情報を見る

特許事務求人でよくある募集内容や雇用形態やおすすめ求人のポイント、気になる疑問について解説します

みなさんは特許や知的財産権という言葉を聞いたことがあるかと思います。この特許や知的財産権はどうやって保護するか知っていますか?特許や知的財産権を守るためには特許庁に特許を申請しなければなりません。では誰がやるのか?特許庁へ特許申請や知的財産権の保護を申請するのは弁理士の役割です。ただ、特許申請などに関しての書類作成は弁理士ではなく特許事務が取り扱っています。特許申請に必要書類を作成と聞くと特許事務の仕事は難しい仕事や必要な知識がなければチャレンジすることができない仕事のイメージがあります。実際は未経験者でも特許事務の仕事をすることが可能です。今回は特許事務の求人に関して色々とまとめてみました。

金融事務求人でよくある募集内容や正社員・バイトなどでの違い、気になる疑問について解説します

金融事務は雇用元が金融機関であるという安心感から、事務職の中でも人気の仕事です。金融事務の求人もよく見かけますが、どういう仕事内容なのかよく分からないという方も多いかと思います。そこで今回は、金融事務の仕事を検討している方や求職中の方に向けて、金融事務の仕事について解説していきます。金融事務のおおまかな仕事内容金融事務といっても、具体的な仕事内容は想像しづらいもの。この章では、金融事務のおおまかな仕事内容や、求められる役割について紹介していきます。おおまかな仕事内容金融事務の仕事内容は、銀行と証券会社で異なります。まず、銀行は窓口業務とバックオフィス業務が主です。銀行の窓口業務では、口座の開設

医療事務への転職を成功させるために!狙い目な病院や転職方法、準備・勉強しておくべきこととは?

医療事務での転職を成功させるために必要な事はいくつかあります。気になる病院やクリニックのホームページを見ておく事が成功のカギですね。知識のない方は単純に医療事務になりたいと思っている方もたくさんおられますので、こういう方は失敗する可能性が非常に高いので注意して下さいませ。医療事務への転職で狙い目な病院の条件とは? 医療事務への転職で狙うならどこが良いか?という事ですが、まずご自身が何を重視されるかですね。忙しいのは嫌だ、病院ではなくクリニックが良い、残業ありかなしかを考えるとなるとそこが大きく異なってきます。医療機関によって全然違いますので、何科が良いかはご自身にもよりますが、口コミなんかも調

住宅事務求人でよくある募集内容やおすすめ求人のポイント、気になる疑問について解説します

憧れのマイホームを建てるために訪れるのが住宅展示場。今回はそんな住宅展示場の事務仕事である「住宅事務」の求人募集内容についてや、仕事内容・おすすめの求人チェックポイントをご紹介していきます。住宅事務のおおまかな仕事内容ハウスメーカーや工務店などの住宅展示場には、営業さんだけでなく事務仕事をしている人もいます。そんな事務仕事はどんな仕事内容なのか、どういった役割なのかをまずは順番に見ていきましょう。おおまかな仕事内容集計をする営業さんがお客さんと打ち合わせした結果ややりとりの内容、進行状況などを営業さんに聞き取り、パソコンで入力して表にまとめていきます。契約や打ち合わせのノルマが決まっているので

貿易事務派遣求人でよくある募集内容やおすすめ求人のポイント、気になる疑問について解説します

派遣の貿易事務に応募したくても、いざ求人を見るとなかなか決められないという人もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは自分に合った仕事を探したい人のために、派遣の貿易事務について待遇や仕事内容を解説します。派遣の貿易事務はどんな仕事?派遣の貿易事務は海貨業者やフォワーダーなど、輸出入を担う業者で通関書類を整えて船舶等を手配したり、商社やメーカーなどで関連業者と連携しながら輸出入書類を作成し、物の流れや請求、支払いなどのお金の面を管理する仕事です。貿易事務は派遣社員の需要が高い分野で、初心者でも補助業務を見つけやすいですし、キャリアを重ねて必要なスキルを身につけて行けば、年齢に関わらず働き続け

医療事務の派遣会社のおすすめ7選。元内部関係者の私が解説します

医療事務は病院に直接雇用されるだけでなく、派遣という働き方を選択する人も少なくありません。その理由の一つに、派遣の時給の高さがあります。私は以前医療事務を派遣する会社で働いていた時期がありますが、実際病院で直接雇用されているパートのスタッフよりも、派遣社員の方が高い報酬を受け取っているケースは少なくありません。実際に時給の高さを理由に、派遣の医療事務で働きたいと考えている人も多いのではないでしょうか。しかし国内には大量の派遣会社があるため、医療事務として派遣で働きたいと考えた時に、どの派遣会社を選べばいいのか迷ってしまう、というのは割とよく聞く話です。そこで今回は医療事務派遣の元内部関係者とし

医療事務の年収の相場は?年収を上げるためにやるべき2個のことも紹介します

医療事務の年収の相場ってわかりにくいものですよね。他の仕事と比べると医療職というのは、賞与や昇給はちゃんとしているイメージを持たれている方は多いでしょう。よく医療事務の資格がある人でないとできないという事もあるのですが、実際は経験をつめば何とでもなります。資格は確かにあった方が有利にはなりますが、問題はそれだけではありません。医療事務のような職業の年収は、何年務めているかというのは関係がないと考えて下さいませ。私はこんなところで医療事務の仕事をしていました私は過去に透析施設の医療事務として仕事をしていました。内科や小児科など他の科と比べると、来院患者さんは同じ方ばかりになるので、基本的にやる事

金融事務正社員求人の年収や仕事内容は?よくある募集内容や正社員として求められることを解説!

事務職を探している皆さんにとって、「事務」の仕事はどんなものがあるのか未知の世界ではないでしょうか。「事務」と言っても業種によって全然仕事の内容や求められることが違うのです。今回は事務と言っても少々特殊な金融事務の正社員求人について紹介していきます。主にクレジットカード業界を念頭に書いています。金融事務(クレジットカード会社)の正社員はどんな仕事?クレジットカード会社の場合、内勤として業務を行うにしても「事務」に比重を置くよりも、専門職としての比重の方が高いのです。「事務職」と名前がついていますが、あくまで事務というのは仕事の手段であって、誰かのサポートのための職種ではありません。クレジットカ

一般事務派遣求人の時給や募集内容、おすすめ求人や会社の特徴とは?向き不向きややりがいなどを解説!

一般事務の派遣や契約社員、正社員経験者としての目線で説明させていただきます。営業事務も経験済です。求人の募集要項だけではわからない実際に働いてみないとわからないこともいっぱいです。こんなの聞いてなかったとかも色々ありましたよ。募集要項というのは多くの場合、派遣会社や派遣先企業にとって都合のいい事しか書いていません。騙されたと思う事のないようにいろいろ調べてみるのがおすすめです。一般事務派遣はどんな仕事?基本的には正社員の事務員の人の補佐的な業務です。データー入力業務や電話対応が多いと思います。データー入力が多いのでパソコン操作は必須です。人員が足らない所等に配属されますので即戦力を求められる事

病院事務正社員求人の年収や仕事内容、おすすめ求人の特徴とは?よくある募集内容や正社員として求められることを解説!

病院では医師や看護師、臨床検査技師や診療放射線技師、臨床工学技士などの専門職種だけでなく、多くの事務員が働いています。ただし、事務と言っても、中には専門的な知識を必要とされる部署に配属されることもあり、一纏めには説明出来ません。そこでこの記事では、特に多岐に渡る業務を行う管理部門の病院事務の正社員についてご説明します。病院事務はどんな仕事?冒頭でお伝えした通り、病院事務と言っても、病院や施設ごとに様々な呼び名があり、それぞれ行う仕事の範囲や種類が違います。医療事務採用件数が多く、専門学校も広く開校されているため、病院事務と聞いて多くの方が思い浮かべるのが、こちらの職種だと思います。採用にあたっ