事務のお仕事は求人数も求職数も多いお仕事です。

どの職場でも事務作業は発生しますし、人気もある職業ですね。

ただし、離職率も高い職業でもあるんです。

今回は事務員の仕事内容について経験者である筆者がまとめてみます!

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事務員の仕事は大きく5つの役割に分けられる

事務員の仕事は一日の中でも多くあります。

時には電話応対だけで一日が終わった…なんていうことも。

事務員の役割を大きく5つに分類してみました。

接客

来客があれば適切な場所までご案内し、お茶やコーヒーなどをお出しします。

お帰りの際に玄関まで見送る会社もあります。

補助作業

会議の資料を作成したり、コピーをとったり、書類をファイルに綴ったりといった補助作業はどの職場でも多く見られます。

入力業務

この部分が求人の要件に記載される箇所です。

ExcelやWordが使える方と記載がある場合は、このソフトを使用した入力業務がメインとなります。

電話応対

意外と多いのが電話です。

まずは事務員が先に電話に出てから各担当者に繋ぎます。

また担当者が不在の場合は用件を承る場合もあります。

専門業務

事務職の中には専門知識や資格が無いと就けないものもあります。

経理事務や医療事務などは、経験の他に簿記や医療事務の資格が必要です。

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接客の3個の業務

来客応対

取引先や各担当者への来客、新規のお客様などが来客したときに、適切な場所までご案内します。

会議室や応接室が一般的です。

お茶・コーヒー出し

来客へのお茶はもちろん、打ち合わせが長引いたり、お得意様である場合はコーヒーもお出しします。

その他上司へのお茶出しをお願いされることもあります。

会社によっては朝、社員の出社が揃ったころにお茶を出す会社もあります。

宅配・郵便の受け渡し

企業では、ほぼ毎日何かしらの郵便物や荷物が届きます。

また会社から出荷する場合もあります。

そんなときに窓口となって宅配業者や郵便配達員とのやりとりをします。

補助作業の4個の業務

コピー取り

事務員の代表的イメージとも言えるコピー取りです。

筆者も実際にお願いされたことが何度もあります。

同じものを複数枚コピーするのは簡単ですが、原稿が何枚もあるときや書籍などのコピーは時間がかかるので効率よくやらないと、自分の業務に支障がでることもあります。

ファイル管理

棚に保管されているファイル類の管理は事務員がすることが多いです。

古くなった書類の処理や、新たに作成した書類の保管、誰でも探せるようにファイルの背表紙にラベルを貼ったりするのも事務員の仕事です。

備品管理

仕事で使う文房具類も会社の大切な資材です。

特にボールペンやセロテープ、輪ゴムやクリップなどは消耗品ですので、在庫の管理をしながら発注もする必要があります。

書類作成

まれに、自分のメインの業務以外に、他のスタッフから書類作成を依頼されることがあります。

手書きで書かれたものをWordやExcelで清書したり、インターネットなどで資料を調べ、まとめたりします。

入力業務の3個の業務

Word・Excelの入力

おそらく、この業務が一番多い業務ではないかと思います。

実際に求人の仕事内容にも記載されていることが多い業務です。

Wordは文章作成、Excelは表やグラフ、集計などを行います。

簡単な関数を知っておかないと苦労することもあるので注意が必要です。

独自のソフトへの入力

その会社独自の開発ソフトへの入力や、あまりメジャーではないソフトを取り扱うときもあります。

概ねマニュアルはあると思いますが、トラブルが発生したときに対処が難しいという一面があります。

また、Excelをベースとしたマクロを組み込んだソフトへの入力もよく見かけます。

タブレットや外部端末への入力

最近増えてきたのが、パソコンではなく、タブレットでの業務です。

ノートパソコンより小型で持ち運びにも便利なので、利用されるシーンが増えてきました。

こちらは有線ではなくWiFiなどの電波を使用しますので、基本的なネットワークの知識があると強みになります。

電話応対の2個の業務

鳴ったら即取る

電話は務める会社に慣れるまで、取引先や仕事の内容が把握できず、なかなか受話器を取るには勇気がいりますが、電話が鳴ったらすぐに受話器を取るのは鉄則です。

会社によっては○コール以内に取ること、というルールが決められていることもあります。

各担当者への伝達

営業や上役は外出していることが多いので、電話を取り次ぐ際には注意が必要です。

急ぎでない用件はメモして伝え、後ほど担当から連絡してもらえばよいのですが、急ぎの用件は迅速に担当者に連絡をし、担当者から折り返し連絡してもらうか、事務員がお客様に伝えなければなりません。

また、伝える内容も間違いや不備がないように注意しましょう。

専門業務の2個の業務

専門知識が必要

経理事務や医療事務、建設事務などは一般事務とは違い、専門的な知識が必要になります。

経理の場合は簿記2級以上の知識がないと実践には適しません。

医療事務は資格が必要ですし、建設事務は資格は必要としませんが、建設現場で使用する多くの公的な書類を扱うことになりますので、知識不足であれば学習が必要になります。

クリエイター業務

勤め先によっては、通常は一般事務の作業をしながら、時にクリエイターの補助をする場合があります。

デザイナーやライティングなど、印刷業界やWebサイト制作会社などの事務員は、データの保管や、修正などを依頼されることがあります。

また操作は無くても電話応対時にある程度、質問にお答えする場合もありますので、専門的な知識は必要となるでしょう。

事務員によくあるその他の4個の業務

どこの職場でも事務員なら必ずといっていいほど、経験する業務を4つ挙げてみました。

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書類作成

Wordを使用する場合は、挨拶状や会社の規約などの書類を作成、修正することが多いでしょう。

Excelを使用する場合は、グラフを作成したり、統計をまとめたり、中には会社独自のフォーマットに入力したり、関数を用いて作表したりと色々な要求がなされるのがこの「書類作成」です。

来客応対と電話応対

どんなに急ぎの書類作成を抱えていても、来客と電話からは逃れられません。

電話の場合は他の人が受けてくれる場合もありますが、来客応対は目の前に来客がいらっしゃるので、最優先事項です。

この来客応対と電話応対、一日の数が多いと自分の業務が滞ることもあるので侮れません。

コピー取り

コピーもほぼ毎日といってほど行う作業のひとつでしょう。

最近のコピー機は性能が良く、セットすれば自動でコピーを終えるものもありますが、意外と盲点なのは「紙詰まり」と「インク切れ」です。

これに当たると時間が割かれ、自分の業務に支障をきたします。

そしてこの事例はよく起こることで事務員あるあるなのです。

お茶出し

来客以外に、社内の働く人たちにお茶を出す職場もあります。

大手では飲食スペースや社食があったり、自販機がある会社もあると思いますが、多くの中小企業では朝、事務員がお茶を配ったりします。

故に給湯室には女性事務員が集まるのですね。(情報交換の場としても用いられますよ)

事務員の意外な3個の補助業務

先輩や上司から頼まれてしている業務も、意外に事務員のあるある業務だったりします。

荷物の管理

会社にはさまざまな荷物が送られてきます。

また出荷する場合もあります。

出荷業務がメインのお仕事で無い場合、荷物の梱包や出荷、荷受け、ダンボールの整理まで事務員が行うケースが多いです。

職種によっては毎日この荷物管理に追われる職場もあります。

清掃

大手企業であれば清掃員がいらっしゃるので清掃の必要はありませんが、地方の中小企業では、社員や事務員が社内清掃するのはよくあることです。

しかも朝の勤務時間前が多いですね。

室内やトイレ、玄関はもちろん、窓ふきや庭のゴミ拾いなども行います。

時間帯がズレるパート事務員さんは清掃業務から免れる場合もあります。

ゴミ出し

会社ではとかくゴミが多く出ます。

紙類、ダンボール、発泡スチロール、カタログ、DM、もちろん茶ガラや生ごみも。

各自治体で決められたルールで、ゴミを出したり廃品回収に出したりするのも多くは事務員の業務のひとつです。

専門事務職との仕事内容の違い

同じ事務職でも経理事務や医療事務は資格が無いと職に就けない場合があります。

求人要件にもしっかりと簿記○級や医療事務資格必須などと記載されています。

仕事の内容はどう違うのでしょうか。

経理事務

お金を扱う経理事務は最低でも簿記2級は必要でしょう。

お金の出入りはほぼ毎日発生しますし、お給料の計算や、出張費の精算などの他、帳簿に必要な専門知識が必要となります。

医療事務

こちらも専門学校があるくらい資格を必要とする職業です。

医療機関では必ず診療報酬という計算があり、この点数が医療費の元になりますが、こういった計算を行い、患者に請求書を発行します。

他にも保険証の確認や院内の案内など、専門的な知識が必要となります。

建設事務

どうしても資格が必要という訳ではありませんが、建設事務という資格は存在ます。

建設現場では特殊な書類が多く、働く人も男性が多いので、書類整理ができて、夏場に冷えた麦茶を黙って用意してくれる事務員さんが居てくれると心のオアシス的存在になります。

資格の要らない特殊な事務

資格は無くても業務自体が一般ではない職場も存在します。

例えば…。

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法律事務所

弁護士のお仕事の補助を担当します。

書類作成や資料準備、来客応対やアポイント取りなど一般事務もこなしますが、内容が法律を扱う上、守秘義務も発生しますのでお口は厳重チャックですよ。

保険事務所

保険と言っても生命保険や損害保険、社会保険などさまざまありますが、保険外交員が取ってきた保険の案件をサポートする業務です。

保険証券の送付や、その他の郵送物、電話応対の内容も保険業務に絡む内容となりますので、慣れるまでは大変かもしれません。

会計事務所・税理士事務所

こちらは何と言っても数字が多く出てくる職場です。

とはいえ経理事務とは違い、決算書や財産管理などの書類がメインで、取引相手も経営者や金融機関、同業の税理士や会計士などと経理事務とは異なります。

獣医・医院

ペットショップや獣医などの事務は、獣医師免許や愛玩動物関連の資格を保有しなくても募集があれば就くことができますが、時には実際に動物に触れることもありますので、アレルギーがある方には敷居が高い事務になるかもしれません。

また、整体院や小さな開業医の受付事務なども多くの募集が出ています。

ただし、時間帯が不規則であったり、中休みがあるなど変則的な部分もありますので応募の際はご注意くださいね。

学校

先生方は何かと忙しいのです。

テストの採点や会議、授業はもちろん、家庭訪問や部活の顧問など、毎日くったくたになって帰宅する先生方が多いです。

電話応対や荷物の受け渡し、来客対応や書類整理、校長先生、教頭先生へのお茶出しなど、先生のサポートができる学校での事務はやりがいのある仕事です。

一般事務員のカテゴリ

大きく一般事務員と括っても、実際に配属される部署によって業務の内容は異なります。

総務

総務は社内報や規約、総括的な立ち位置からさまざまな書類の作成、来客応対、荷物の受け渡し、お茶出しなど動きが活発な部署です。

グラフや計算より、挨拶文や社内報などの文書作成が多い部署になります。

営業

営業事務は、外に出ていた営業マンから出張にかかった費用の領収書や、次に行くお得意先の資料作成など、文書、計算の両方を必要とする業務が多い部署です。

グラフや作表、メールの管理などの他、名刺の整理やコピー取りなどアクティブに動く事務になるでしょう。

企画

発売前の企画を担う部署では、CADやグラフィックソフトなど特殊な技術を要する場合もあります。

最近ではCADを導入している企業も多く、その割に使える人材が少ないので狙い目のジャンルと言えます。

正社員とパートの違い

事務員は正社員もパートも募集が多い職種です。

補助的作業が多いのでパートでも大丈夫というケースが多いようです。

正社員の場合

地方の中小企業で多いのは、勤務前の清掃。

朝少し早めに出社して、机の上を拭いたり、掃き掃除をしたり…。

その後はポットのお湯を沸かしたり、コーヒーメーカーをセットしたりと、なにかと朝が忙しい正社員の事務員です。

パートの場合

パートでも出社時刻が正社員と同じ場合は、同様に清掃や給湯室の作業を一緒にこなします。

違う点は帰宅時間や休日の取り方です。

まだ小さいお子さまがいる人は15時で仕事を終え、子どものお迎えに行くママさん事務員さんが多く見られます。

また子どもの急な発熱や病気の場合も比較的お休みを取りやすいという利点があります。

その分お給料は安くなりますが…。

事務員の仕事の良いところ

忙しく、会社内のお母さん的存在である事務員も、メリットがあります。

室内業務が多いのでキレイ

暑い夏や寒い冬でもエアコンの効いた室内に居られるのは最大のメリットかもしれません。

冷房で体調を壊す人も居ますが、炎天下で汗だくになりながら営業に回っている人から見れば羨ましい環境です。

おやつがもらえる

出張のお土産や来客の手土産などを「皆さんで分けて」と言って、珍しいお菓子やお茶受けをもらえる場合があります。

もちろん事務員以外ももらいますが、先に中を開けて見られる特権が(笑)。

筆者の場合、よくいただいたのは名古屋名物「坂角のゆかり」と静岡名物「うなぎパイ」です。

知り合いが増える

来客時には真っ先に対応することになるので、よくいらっしゃるお客様とは顔なじみになる場合もあります。

それが縁でご結婚される方もいらっしゃいますね。

情報通になる事務員もいらっしゃいますよ。

制服が可愛い

カフェのバイトなど制服が可愛いからという理由で選ぶ人も居ますが、事務員も制服が可愛いと言われる職場もあります。

最初に来客に会う大切な人なので、身なりや身だしなみには会社も配慮しています。

また、制服があると私服に困らない利点も。

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事務員の体調管理

どの仕事でも体調管理は大切ですが、社内に居ることが多く、人間関係に疲れて辞めてしまう人が多いのも事務職です。

特に最近は気付かないうちに鬱になっていたり、仕事が楽しく感じられなくなったら要注意です。

時にはリフレッシュして考え方を変えることも大切です。

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引き出しにご褒美

アメやチョコレート、クッキーなどちょっとしたお菓子を入れている人は多いでしょう。

昔からおやつは「お八つ時」といって江戸時代から食べられているので、疲れやすい15時には小休止をしましょう。

そういえば、筆者の同僚に、引き出しに入れておいたら「ネズミにかじられた」と言っていた人も居ました。

ネズミが出る職場ってどうなんでしょう?

脳のリフレッシュ

人間は毎日同じルーティンを繰り返していると、脳に刺激が少なく、疲れやすくなるそうです。

そういったときは、普段しない行動をすると脳に刺激が行き渡り、活性化するそうです。

例えば、利き手ではない方の手で食事をする、普段と違うルートで出社(帰宅)する、自分からは行かないようなお店に入ってみるなどです。

睡眠

スマホやパソコンを長時間使うことが多い事務員さん。

でも、スマホやパソコンが出す紫外線は眠りを妨げます。

寝る前のスマホを控えることができない場合は紫外線カットのメガネをするなどして、良質の睡眠をとれるよう心がけましょう。

また、しんどい時は無理をせず、あえて一日「寝る」という選択肢もアリですよ。

どんな動物でもキズ付いた時は寝て治しますからね。

事務員の仕事はこんな人にはおすすめ!

体力に自信がない人

事務職はデスクワークが多く、動いても社内の範囲なので、比較的運動が苦手、体を動かす仕事が苦手な人にも向いています。

パソコンが得意

書類作成や計算が得意、デスクワークでもパソコンなら気にならないという人にも事務職は向いています。

細かいことに気が付く、整理整頓が好き

オールマイティに動ける事務員や気が効く事務員は喜ばれます。

整理整頓が得意な人も事務職に向いています。

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人気なのに離職が多い。でも事務職は面白い!

離職が多い理由のひとつに「結婚」が挙げられます。

事務職は若い女性が多く、適齢期になると寿退社で離職するので、回転率が良いというか、人気もあるけど離職率も高くなるのです。

事務職はお茶出しから電話応対、接客、書類作成、清掃…とにかく業務の多い職種です。

花嫁修業みたいですね。

一度経験すると再就職の時も有利になりますので、是非一度体験してみてください。

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実際に事務の求人募集を探す時は、こちらの記事を参考に!


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