事務のお仕事は、とっても人気の職業です。

女性にはもちろん、男性にも人気があります。

人気があるにもかかわらず求人数が非常に少ないため、求人広告が出ると応募が殺到してすぐに締め切られてしまったりなど、非常に競争率の高い職業でもあります。

そんな大人気の事務職ですが、「事務職」と一言に言っても、一般事務やOA事務・経理事務・営業事務など、実に様々な種類の事務のお仕事があります。

また、具体的な仕事内容は会社の事業内容や配属先部門などによって、それぞれ大きく異なってきます。

ただし、すべての事務のお仕事に共通するのは、会社の利益に直接影響する業務ではありませんが、裏方として他の社員の皆さんのお仕事がスムーズに進むようサポートしていくことです。

まさに「縁の下の力持ち」のようなお仕事であると言えます。

ここでは、事務職のなかでも一般事務に次いで人気と言われる、会計事務のお仕事の基本的な知識について紹介していきます。

会計事務の主な業務4個

決算書類の作成

一般事務との大きな違いは、何と言っても決算業務です。

会計事務のお仕事では、決算書や予算書、収支報告書といったお金に関する書類の作成業務がメインになります。

決算書類作成に必要な領収書などのファイリング

ファイリングも、事務職としての基本で必須のスキルです。

保険証書や領収書などの会計に関する書類はすべて、決算書作成のために必要ですので、適切にファイリングをしていく必要があります。

決算書類作成に必要なデータの管理

預金などの資産や保険料などの支出といったすべてのお金の動きが明確になるように、Accessなどのデータ管理ソフトを利用してデータの入力や修正をしていきます。

ミスが許されない会計事務の仕事です。

電話応対

事務職にとって、社会人にとって、電話応対は基本中の基本です。

会計事務に限った部分ではありませんが、事務職に共通の基礎部分も重要な役割の一つです。

決算書類の作成業務

Officeソフトを使用して資料を作成する

会計事務のメインのお仕事は、決算業務です。

決算書や予算書、収支報告書といった決算関連書類を作成します。

事務のお仕事をするにあたっては、どの種類の事務職であっても文書作成のスキルは必須になります。

資料作成は当然、パソコンの使用が中心になるため、Windowsの操作スキルやOfficeソフト(Excel、Word、PowerPoint、Accessなど)のスキルは最低限必要になってきます(ただし、企業によっては独自の会計ソフトを導入している場合もあります)。

特に、表計算ソフトであるExcelの使用頻度はとても高いので、数式や簡単な関数が使用できる中級程度くらいのスキルは身につけておきたいところですね。

Microsoftの認定資格である「マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)」を持っていれば、自分の持つスキルを資格という形で十分にアピールすることができるので、間違いなく有利になるでしょう。

もちろん、手元を見ずにキーボード入力をするブラインドタッチ(タッチタイピング)も出来たほうがよいですし、ある程度の入力スピードも必要になってきますので、自信のない方は練習して身につけておきましょう。

ビジネスパーソンにとっては「できて当たり前」です。

会計事務のお仕事では、数字の入力量が多いため、いかに正確で早く入力できるかが重要なポイントです。

会計事務という職種の都合上、おそらくテンキーの使用は可能だと思われますので、前もってテンキーに慣れておくことができればスムーズに業務に入れるので理想的ですね。

簿記の資格があると有利

なお、簿記の資格は必須ではありませんが、企業や業務内容によっては必須とされている場合もあります。

簿記とは、資産と負債、収益と費用などの企業のお金の流れを「貸借対照表」や「損益計算書」などといった帳簿に記録することをいいます。

会社の経営状況やお金の流れが把握できると言われる簿記の知識があればいいに越したことはありません。

もし簿記の資格を持っていない場合でも、仕分けや記帳に必要な勘定科目の概念くらいはせめて知っておきたいところです。

会計事務未経験者の場合は、やはり資格を持っていることがアピールのための武器になります。

それだけで、かなりの就職率アップにつながります。

たとえば、これらのアピールポイントを取得して派遣会社に登録したとすると、未経験であってもたくさんの案件を紹介してもらえるはずですよ。

簿記を取得する場合は、「日商簿記2級」以上が推奨されています。

これは商工会議所が主催している資格で、最寄りの商工会議所で受験できます。

年に3回(6月・11月・2月)実施されています。

受験料は3級が2,800円(税込)、2級は4,630円(税込)となっています。

商工会議所公認の公式テキストも含め、テキストは多数出版されていますし、通信教育やeラーニングなど、学ぶための環境は多く揃っており、自分に合ったスタイルで学ぶことができます。

未取得の方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか?

また、会計や経理のお仕事に従事していなくても、社会人の一般常識として簿記の知識を身につけるために資格取得を推奨している企業もたくさんありますね。

たとえば、システムエンジニアの場合だと、簿記の知識があることでユーザの業務に対しての理解が深くなるため、システムを構築する際に役に立つと言われます。

某転職エージェントの調査によれば、企業が応募者に求める資格ランキングの堂々ランキングトップ1位となっており、応募者側から見ても、取得したい資格ランキングなどで常に上位に入っています。

このことからもわかるように、簿記はとても人気のある定番資格です。

取得しておいて損することは、まずありません。

ちなみに、数学が得意であるか不得意であるかは、一切関係ありません。

簿記の試験問題に出題される計算はごく簡単なものですから、基本的な計算ができる人であれば取得できる資格です。

ファイリング業務

決算書類作成に必要な領収書などをファイリングする。

保険証書や領収書など、決算書に記載する必要があるお金に関係する書類をファイリングします。

案件ごと、勘定科目ごと、期間ごとに分類し、必要な時に誰でもすぐに確認ができるよう、きちんと整理していきます。

整理した様々な書類を元に、日々のデータ管理をしたり決算書類を作成していきます。

たかがファイリングと侮るなかれ。

ファイリングを怠ると、後々のデータ管理や決算書類作成に手間がかかり、とても面倒になるのです。

ですので、決算業務をスムーズに行うためにも、適切なファイリングが重要なのです。

普段の整理整頓や片付けが苦手という方は、自分のためにも、ここで頑張って整理術を身につけましょう。

データの管理業務

決算書類作成に必要なデータを管理する業務です。

資産や支出、保険の加入状況など、様々なお金の動きを明確にし管理するため、Accessなどのデータ管理ソフトを利用してデータの入力や修正をしていきます。

もちろん、Accessなどのデータ管理ソフトの基本的な操作スキルは必要になってきます(会社によって、使用するデータ管理ソフトは異なります)。

その他にも必要なデータについては社内のファイルサーバ上で管理し、必要な時に参照できるように管理します。

紙媒体のファイリングと同様に、後々の作業がスムーズになるよう、きちんと整理することが重要です。

また、扱うデータはすべてお金に関するものになりますので、慎重に取り扱わなければなりません。

社内のネットワーク上で重要なデータを扱う際には、社内のルールに従って作業するようにしましょう。

電話応対

電話対応は事務職の基本中の基本です。

事務職はサポート職であるということを考えれば、電話対応は必須ですよね。

これは、どの事務職であっても同じです。

業務内容により異なりますが、事務担当が代表電話の窓口になっているケースも多く、一般のお客様からのお問い合わせなどの外線電話を受けることもありますので、電話は迅速に出ることが基本です。

いくら大事な作業中であろうが、集中力を必要とされる神経を使う作業をしていようが、電話が鳴れば基本3コール以内に取るのが基本です。

電話に出るまでに3コール以上かかってしまった場合は、「大変お待たせいたしました」の一言を忘れないようにしましょう。

会社や職種によっては、「2コール以内で電話に出る」「始めの挨拶で言うことが決まっている」など、独自のルールが存在している場合もありますので、周りに合わせて臨機応変に対応しましょう。

また、最近の若い人は、ネット上でのコミュニケーションが中心となっているため、電話でのコミュニケーションに抵抗を感じている人が多い傾向があるようです。

プライベートならそれでもいいですが、お仕事となると話は別。

電話応対は社会人としての基本的なマナーを身に付けるためにも、とても重要な業務です。

特に若手の方は、これから多くの仕事を覚えていかなければならない立場ですので、率先して電話に出るようにしましょう。

そのような仕事に対する積極的な姿勢を見せれば、きっと周りの評価がグンとアップしますよ。

周りの人は、あなたの仕事ぶりをちゃんと見ています。

いつも見られています。

直接何も言われなくても、ちゃんと見てくれている人がいて、ちゃんと評価してくれるのです。

電話応対に苦手意識のある方も、きちんとこなしていきましょう。

これであなたの印象も大きくアップし、他の業務もスムーズにいくようになること間違いなしです。

会計事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

デスクワークが好きで、地道で細かくコツコツとした作業が好きな人にはとても向いているでしょう。

決算書類の作成では、決算期間中の様々なお金のデータと書類上の数字がすべて一致しないといけませんので、それがスムーズにできたときには、とても気持ちがいいものです。

身に付くスキルや経験

会計の知識

会計事務といっても、企業や職種によってやり方に差異はありますが、基本的な会計の知識については共通です。

一度経験すれば、どこの会社に行っても通用するでしょう。

ExcelやWordを使用しての文書作成スキル

決算書類はExcelやWordを駆使して作成するので、文書作成のスキルはさらにアップすること間違いなしです。

決算関連の文書作成は、とにかく細かく地道な作業です。

また、一般的に決算時期の多い3月末・9月末は仕事量が多くなりますので、スケジュールにあわせてスピード感を持って処理をしていくことが求められます。

コツコツ辛抱強く、正確に、迅速に業務に取り組む姿勢が身につきます。

数字に強くなる

会計事務では、数字を常に扱うため、とにかく数字に強くなります。

数字イコールお金、です。

決算書類に記載する数字に、誤りは絶対に許されません。

ミスなく正確な作業ができるようになります。

仕事に対する責任感

何度も繰り返しますが、会計事務はお金に直接関わる業務ですので、間違いは許されません。

また、高額な現金や有価証券、保険証書などを扱うケースもあります。

責任感なしには、とてもこなせるお仕事ではありません。

金融商品に対する知識

担当業務によるかもしれませんが、企業がどのような資産運用を行なっているかなどが分かるため、金融商品の基礎知識が身につけられます。

その知識を活かして勉強すれば、自身の資産運用に役立てることも可能です。

会計事務の仕事に活かせる経験は?

一般事務の経験

パソコンを使用しての文書作成、データ管理、ファイリング、電話応対など、一般的な事務職としての基本的なスキルは充分に活かすことができます。

事務という職種に共通な基本のスキルが身に付いていることは、会計事務においても大きなメリットになります。

簿記などの資格

資格がなくてもやってはいけますが、あるに越したことはないです。

簿記の知識(勘定科目など)は会計事務の仕事に大いに役に立ちますし、武器にもなります。

前述のとおり、会計事務が未経験の場合は取得することをおすすめします。

コミュニケーションスキル

事務職に限らず、どのような仕事においても必須のスキルです。

周りと充分なコミュニケーションを取って、スムーズに業務を進められるようにしましょう。

まとめ

事務職は、非常に競争率の高い人気の「定番」職種です。

そのなかでも会計事務はさらに求人数が少ないと言われているので、一般事務より狭き門かもしれません。

事務職の経験やパソコン・Officeスキルに加えて、簿記やMOSなどの資格を取得していれば、大きなアピールポイントになるでしょう。

会計事務未経験でもそれなりに需要があります。

これらの武器があれば、就職率アップを狙えるはず。

特に派遣社員として働く場合であれば、これだけのアピールポイントがあれば、引く手あまたでしょう。

会計事務のお仕事に就くには、一般的な事務スキルが身についている人で、数字に対する抵抗感がなく、地道な作業をコツコツと正確にすすめられる人であれば可能です。

簿記などの会計知識があればなお良しです。

非常に競争率の高い職業ですから、しっかり強みを身につけて挑戦してみてください。


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