金融業界の事務を検討しているけれども、金融業界ってどんなお仕事があるの?と不安に思う方が多いのではないでしょうか。

金融事務と一言で言いましたが、金融系の業務は様々な業界があります。

今回はクレジットカード会社のバックオフィス部門の事務の大まかな仕事内容についてご紹介していきます。

金融事務の仕事は大きく3個の役割に分けられる

【役割①】郵便物の取り扱い、個人情報書類のチェック、発送(受付・発送業務)

クレジットカードの申込書や、後からクレジットカードに付帯するサービスを申し込んだお客様からの郵送物が全国から到着します。

クレジットカードの申込書や、カードに付帯するサービス申込書などを、入力業務の前に入力できる内容か、申込を受け付けられる対象であるかどうかをチェックする部門が色々な部署にあります。

また、お客様に連絡する手段として「書面」を扱います。

カード保有者にお知らせする明細書やお得な情報、不備についての連絡などの書面を作成し、発送する業務など端末を使わずに作業することが多い役割です。

部門によって専門の係に分けるところもあれば、同じ係の中でチームで分けたり担当者で分けたりするなど役割の分かれ方は様々です。

【役割②】専用端末を使用した入力業務・内容の調査(端末オペレーション)

クレジットカード会社には数多くの部門があります。

どこの部門でも共通するのが「専用端末を使用したオペレーション」です。

使用するシステムは部署によって違いますが、どこの部署でもお客様の個人情報や登録情報をシステム上に入力しなくてはなりません。

役割1でチェックしてくれた書類などを見ながら入力業務を集中して行います。

毎日全国から到着するため、入力業務は絶えず行います。

【役割③】お客様からの問い合わせ対応・お客様への確認(電話業務)

クレジットカード会社にとって大きな役割を占めているのが「電話業務」です。

アルバイトや派遣社員、契約社員の場合は契約で役割が決まるため、電話対応専門の職種として採用されることがあります。

ただし、正社員の場合は事務職とはいえ、色々な業務を将来的に担うことがあるため、電話業務部門に配属されることがあります。

電話対応も含めて事務作業は発生しますので、クレジットカード会社で働く場合はその辺も頭に入れた上で応募すると良いですね。

【役割①】「受付・発送業務」の3個の業務

到着した書類の開封

クレジットカード会社で扱う書類は個人情報の塊です。

紛失してしまったらとても大きなミスとなってしまいます。

開封部門ではただ開封して書類を出すだけではなく、開封した封筒の中身や枚数が正しいものなのかどうかをチェックするのはとても重要業務になります。

各拠点より送られてきた書類なども送付表と合っているのかチェックし、相違していた場合はここの時点で必ず送付元に確認をしなければなりません。

受け付け可能な申し込みかチェック

日々膨大な郵送物が到着するため、該当の部署に正しく届いたかどうかは当然チェックします。

それから、必ず確認しなければならないのが、申込対象になっているかどうかのチェックが必要になってきます。

記入に不備があり、先に進めない申込書が到着することもあります。

それらのものをチェックし、自部署で対応したり他の部署に対応を依頼することもあります。

発送業務

到着した郵送物のチェックだけではなく、お客様やクライアントに書類を発送することも日々発生します。

書類については様々なものがあり、ダイレクトメール形式のものやお客様の情報が記載されている書類、お客様に記入していただきたい書類などを発送することが絶えずあるため、一つの業務として成り立っています。

宛先を間違えたりすると大きなトラブルとなってしまうため、最終的に封をする時には細心の注意が必要となります。

【役割②】「端末オペレーション」の2個の業務

到着した書類を専用端末・システムに入力

受付部門にてチェックをした書類を端末オペレーション部門にて入力していきます。

当然個人情報の塊であるため、漏洩しないようシステムにて端末を監視しています。

登録内容が間違ってしまった場合、お客様に不利益になる大きなミスにつながるため、この部門ではとにかく「正確」さが求められます。

また、端末オペレーションは入力業務だけではありません。

お客様の書類に不備があった場合、や審査なども専用端末にて調査を行います。

他にも「オーソリゼーション(カード使用時にカード決済可能な状態であるかを監視すること)」や「モニタリング(不正利用ではないかどうかを監視)」部門でも専用端末を使用してオペレーションしています。

基本的にはどの部門にも「オペレーター」の業務が存在することになります。

端末操作の指導(正社員・契約社員の役割)

端末オペレーション部門には多くの派遣社員やアルバイトが働いています。

正社員や契約社員は自らオペレーション業務を行うこともありますが、基本的には派遣社員やアルバイトに操作をしてもらいます。

そのために現場の業務を円滑に回していくために、管理をする役割が必要となります。

運用の調整をしたり、部下たちの指導をするのもこの役割の業務となります。

指導に関しては、基本的には受付部門にも電話業務部門にもいますね。

【役割②】「電話業務」の3個の業務

インバウンド(受電)

クレジットカード会社はとにかくお客様からの問い合わせが多い業種です。

それぞれの専用部署に分かれており、問い合わせ内容によって部門の専任者達が対応します。

「カードが届かない」「こんな手紙が来た」「カードを無くしてしまった」「身に覚えがない利用があった」など、問い合わせの内容は様々です。

担当している部門にて調査をする必要があるため、ある程度すぐに判断するための知識が必要になる業務です。

アウトバウンド(発信)

お客様からの問い合わせだけではなく、申込内容の確認が必要な場合や、役割②で紹介した「オーソリ」や「モニタリング」の部門で発生したカード決済の不審な動きに対してお客様や加盟店に連絡することがあります。

こちらは役割としては事務職というよりは「電話専門職」として契約した従業員が対応することがほとんどです。

ただし、事務職の正社員として採用された場合はインバウンド、アウトバウンドの業務を担うこともあります。

スーパーバイザー

役割としては「指導者」になります。

電話業務は直接お客様とのやりとりをする業務となりますので、失礼がないように、間違った案内をしないようにリアルタイムで指導する必要があります。

即時対応が求められる業務ですので、経験を豊富に積んだ人がなることが多く、電話対応のプロフェッショナルになりますね。

また、対応中にクレームになってしまった場合、このスーパーバイザーが責任者として対応することもあります。(場合によっては係長や課長クラスが対応することもあります。)

金融事務の仕事の良いところ

チームで目標に向けて動ける

クレジットカード会社のバックオフィス部門はチームで業務を行うことがほとんどです。

毎日同じことの繰り返しにはなってしまいますが、その分忙しい時などはチームのメンバーで協力しあいながら目標に向けて仕事をしていきますので、目標達成できた時は皆で喜ぶことができます。

電話業務ではお客様からの「ありがとう」がやりがい

電話業務部門でなくても、お客様に電話でお話をする機会というのは度々あります。

お客様とのやりとりの中でお礼の言葉を聞くとやはり嬉しいものです。

お客様との電話は厳しいお言葉をいただくこともあり、辛いと思うことがある反面、「ありがとう」の言葉を聞くと「丁寧に対応してよかった」と心がほころびます。

金融事務の仕事に活かせるスキルや経験

現場でのカード開拓経験

学生でも経験できるアルバイトとして「カード開拓」があります。

バックオフィスにて業務を行うよりも先に現場を経験しておくと、正社員として入社した時に現場の想像がしやすく改善案を考えるのに結構役立ちます。

業務改善は広い視野で物事を考えないと自分の周囲のことだけしか改善しません。

業務をより円滑に進めるための業務改善をするには色々な立場の目線からの経験があると合理的な考えができるようになります。

パソコンのスキル

今やパソコンが使えるようになった上で就職するのは当たり前ではありますが、ワードやエクセルができる、タッチタイピングができる、だけではなくプラスαのパソコンスキルがあると職場で重宝されます。

短い時間で作業できるスキルを身につければ効率の向上にもつながるため、会社への貢献度はより上がります。

また、エクセルで最低限のマクロが組めるまでのスキルがあれば将来的に会社での選択の幅が広がります。

入社してからでも覚えることはできますが、できるようになっておけば会社の業務を覚えることに集中できます。

人に教えるスキル

意外と役に立つのが「家庭教師」経験ですね。

正社員として入社する場合、現場の従業員を指導することが日常的にあります。

そんな時に人に何かを教えたという経験は現場指導の役にたちます。

金融事務に向いている人

同じ作業が苦ではない人

とにかく大量の申込書類を扱います。

当然チェックにしても入力にしても、ひたすら同じ作業の繰り返しになることが多いのです。

中には苦手ですぐに辞めてしまう人もいるため、繰り返しになるルーティンワークには向き不向きがとても出ます。

単純作業やずっとパソコンに向かって入力作業を長時間することになりますので、じっとして作業することが苦じゃない人にはとても向いています。

個人情報を取り扱っているということを意識できる人

こちらは向いている人、というよりは「必須条件」です。

個人情報を社外に持ち出すことは厳禁です。

社外の人には身内であっても個人情報を話してはいけません。

また、情報を容易に持ち出せないようにするため、執務室には記録機器(携帯電話・スマートフォン、タブレット等のモバイル端末)の持ち込みを禁止していることがあります。

仕事中に自分のモバイル端末を使用するなどは以ての外です。

そういった管理が息苦しいと感じる方はクレジットカード会社での仕事を続けるのは厳しいかもしれません。

電話対応が苦ではない人

「事務職」での採用であっても、お客様はもちろんのことクライアントとのやりとりを電話でする機会も多いのです。

もちろんどのような職業であっても同じことが言えますが、電話での対応が苦ではない人はどの部署でもうまく仕事ができると思います。

金融事務について

金融事務(クレジットカード会社のバックオフィス部門)の仕事は表に出ることがないため、どのような仕事をしているのか疑問に思う部分も多いのではないでしょうか。

バックオフィス部門の事務について、よくある疑問の解説をしていきます。

ノルマはあるの?

バックオフィス部門はあくまで営業部門が開拓してきた申込書類を取り扱うため、自らお客様に何かを進めて獲得するということはありません。

ただし、顧客獲得のノルマはありませんが、業務在庫の処理日数管理はかなり厳しくなっています。

服装は自由なの?

カウンターなど営業部門はスーツや制服がありますが、バックオフィス部門は私服OKのところがほとんどです。

ただし、正社員の男性はスーツ、女性も自由とはいえオフィスカジュアル程度の服装は心がけるような指導はされると思います。

派遣社員、アルバイトはもう少し緩いですが、露出が高すぎないような清潔感のある服装が求められます。

面接ではどんなことが聞かれるの?

  • 学生時代なにを頑張ったか
  • 繁忙期は残業になることもあるが大丈夫か
  • この会社でどんな仕事がしたいか

など、ごく一般的な質問が多いのではないでしょうか。

派遣社員やアルバイトについては残業ができるかどうかを確認されることがあります。

未経験でもできるの?

未経験からでもできます。

正社員の中途採用の場合は経験者優遇な面もありますが、派遣社員やアルバイトは未経験からでもできます。

業界の知識については、入社してから学んでいくことができます。

クレジットカードの仕組みについては最低限勉強しておけばより早く知識を習得できます。

まとめ

知識については入社後でも十分覚えられますが、さらに深く知識をつけるためには自分自身で積極的に勉強をしていく必要があります。

会社によっては「クレディッター試験」や「貸金業務取扱主任者試験」の取得を義務づけているところもあります。

また、この業界はチームで仕事をすることが多いですが、採用されるには主体的に動ける人かどうかが鍵となってくるかと思います。

求められる人物やスキルについては、他の業界でも活かせることなので広く色々な経験をしておくのは良いですね。


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