受付事務の仕事はどんなイメージを持っていますか?

他の仕事に比べて楽そう、仕事内容があまりなさそうというイメージを抱いている人が多くいると思います。

しかし実際はとてもやりがいのある素敵なお仕事で、表には見えないような細かい業務で会社や企業を支えているのです。

そんな受付事務の仕事内容を実際に働いてみた経験から詳しくご紹介します。

「受付事務」が自分に向いているか診断するにはこちら →

受付事務の仕事は大きく3個の役割に分けられる

接客

受付事務の具体的な職場は企業のフロント、ディーラー、住宅展示場、百貨店、などがあります。

そこに来たお客様を一番最初に対応するため、企業や会社の第一印象を与える重要な役割を担っています。

その時の接客対応がお客様の中でのイメージになってしまうこともあり、常に企業や会社の顔という意識をして仕事をしなくてはいけません。

サポート

事務という部分では他の社員やスタッフのサポート役に徹することもあります。

例えば資料作成やデータ、情報をパソコンに入力など他の社員やスタッフの仕事の負担を減らすことも受付事務の立派な仕事です。

またお客様に案内や説明をするという点でもサポートをしていると言えます。

雑用

職場の環境を常に整えておくことも一つの仕事になります。

事務所や会社の周りの掃除をしたり、事務用品やよく使用するものを補充したりと他の人が使いやすく仕事がしやすい環境を工夫しておきます。

雑用といっても意味のない仕事をしているのではなく、周りへの気配りで気持ちよく仕事ができる基盤を作る仕事です。

接客の業務内容(住宅展示場の受付事務の経験談)

来客時

お客様を玄関までお出迎えをして、ご案内します。

ご案内後はアンケート記入をお願いし、記入されている間はじっと立って待ってるのではなく、威圧感を感じさせないように事務所に少し下がったり、お客様の見えないところで待機します。

もし会話ができるようであれば、少し雑談をしながらアンケート記入をしてもらいます。

接客中

アンケートをもとにお客様がなぜこの家を見に来てくれたのか、どんな家をお求めなのかなど雑談を交えながら伺っていきます。

またお客様からの部屋の大きさや機能の質問にも答えながら家の中をご案内します。

事務所に営業が待機している場合はアンケートとある程度の内容を伝えた上で引き継ぎをします。

接客後

一通り家をご案内したらお見送りをします。

その時にお客様に必要そうなパンフレットや見学会のチラシをお渡しします。

サポートとしての業務内容(住宅展示場の受付事務の経験談)

通常時

展示場内のレイアウトや飾ってある家の情報や内容を確認し、更新または新たな内容を追加した掲示物を作成します。

掲示物の内容は営業の方と相談し、パソコンで作っていきます。

外回りが多く展示場になかなか来れない営業の方のために展示場内のことを受付事務が管理をしてサポートをします。

繁忙期

営業の方が担当しているお客様の間取りのシュミレーションの作成やプラン案をコピーしファイリングします。

また、見学会やイベントの作成を任されることもあります。

忙しい時は営業のサポートとして資料作成の仕事が増えていきます。

雑用の業務内容(住宅展示場の受付事務の経験談)

通常時

展示場内や事務所内の掃除を徹底します。

展示場の外の花や木などのガーデニングもして常に入りたくなるようなきれいな状態を保っておきます。

事務用品や展示場内の備品の補充や交換もします。

繁忙期

お客様と営業の方が商談中にお茶やコーヒーを出したり、次の来客のためにスリッパを準備しておくなどの細かい業務が発生します。

受付事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

仕事をする上でやりがいを持つことは仕事の意欲や質に関わる重要な要素になります。

受付事務でのやりがいはどんな時なのかをまとめてみました。

お客様からのうれしい言葉

接客をしているとやはりお客様からの言葉はとても胸に響きます。

「ありがとう」と言ってくださるのはもちろんうれしいのですが、細かい仕事に気づいて声をかけてくださる方の言葉にもやりがいを感じます。

例えばお客様に「いつもオフィスがきれいですね」や「会社の外の手入れが行き届いていますね」といった言葉をかけてもらい、掃除という当たり前の業務でも褒められたことによってモチベーションにつながります。

他の人から頼りにされる

サポートをするポジションのため効率よく業務をこなせるようになっていくと、周りから頼られる存在になります。

そうすると新しい仕事も任されるようになり、自分の仕事の幅が増えてやりがいを感じます。

工夫次第で高い評価が得られる

接客ではお客様への対応を丁寧に心がけたり、事務処理ではプレゼンで使う資料などをわかりやすく作ってみたりと少しの工夫で周りから褒められることがあります。

その積み重ねが評価につながり、さらにステップアップできます。

面白いポイント

受付事務の仕事だからこそ感じられる面白いポイントがあります。

この仕事でよかった、楽しいと思ったことをいくつかご紹介します。

様々な人と出会える

接客をするため、様々なお客様の対応をします。

この方は何を求めているのだろうと話をしながら対応をしていくため、それぞれに合った対応をするスキルも身につくことができます。

いろんなタイプの方と話ができることは受付事務の楽しさを感じる一つのポイントです。

仕事の幅が広い

受付事務は細かい業務がたくさんあり、その業務を追求することで仕事の幅が広くなります。

掃除なら隅々まできれいにしたり、資料整理はわかりやすいように保管の仕方をかえてみたりと工夫することができます。

その周りの人への気配りや思いやりがあれば仕事の質も上がり、評価にもつながるため充実感もより感じることができます。

「受付事務」が自分に向いているか診断するにはこちら →

まとめ

受付事務は周りへの配慮や気配りが必要な仕事です。

イメージよりも細かい業務があり大変なこともありますが、日々仕事の質を高めていけば充実度の高いお仕事となっています。

自分で考えて行動するということが中心でそれによって評価されたり、感謝されたりとてもやりがいを感じられる魅力ある職業です。


関連キーワード

受付事務仕事