病院総務事務の仕事ってどんな感じなのでしょうか?

そもそも、一般企業の総務事務の仕事と何が違うのでしょうか。

今回は、そんな病院の総務事務の仕事内容についてご紹介させていただきます。

病院総務事務の仕事は大きく4個の役割に分けられる

入退職手続きなどの職員管理

総務事務の大きな仕事の一つが職員管理です。

入退職に関係する社会保険や雇用保険の手続き、名札やタイムカード、ロッカー、制服の準備など、病院職員の方がスムーズに業務を進められるよう、準備物を用意します。

給与計算、病院窓口の売り上げ入金などの経理業務

病院により異なりますが、経理事務の仕事も総務課業務として含まれていることが多いです。

日々の業務としては、病院外来窓口の売り上げ入金、入院に関わる売り上げ入金、また窓口に対しては両替等もします。

月業務としては、病院の収支計算報告、職員の給与計算や給与明細の準備などがあります。

物品、医療材料の発注・各部署への振り分け

この役割は用度課としての業務になりますが、総務課の業務として成り立っている病院もあります。

まず週に一度など、決められた曜日に、病院内各部署より消耗品等の注文が入るので、それを発注し、納品確認後各部署に振り分けます。

医療材料も同様です。

金額が高い物や、新規に注文する物などは、病院長や理事長宛に稟議書を提出する必要があるので、その際の書類の準備なども含まれます。

その他の雑務全般業務

来客対応や電話応対なども総務の仕事です。

また病院に届く郵便物を記録し各部署に配布したり、病院で使用されるカルテや診断書などの外部印刷物の注文も総務課の仕事になります。

病院特有の仕事としては、医局管理や、看護部の管理・連携等あります。

職員管理に関するの3つの業務

職員入職する際の業務

採用に関する面接日時の設定、採用決定後は制服の採寸をしてもらい、新たに制服を発注します。

また入職するにあたり必要なロッカー、名札、タイムカード等の準備をし、入職日には院内の案内や、各部署に紹介に回ります。

社会保険や雇用保険など入職するにあたり必要な事務手続き等もあります。

職員退職に関する業務

退職の際は入職時の反対で、制服やロッカーの返却確認、社会保険や雇用保険の喪失手続き、離職票の準備などがあります。

日々の職員管理

職員食堂がある病院では、食堂利用有無の確認、また毎月のタイムカードの準備、職員の慶弔時に対する対応など、病院職員の方が、スムーズに業務に当たれるよう、必要される事柄に対応します。

経理の3つの業務

医事課からの入金・両替

病院受付の外来窓口による売り上げ入金、また入院に関する売り上げ入金も医事課で日々集計され、総務課に入金されます。

それを計算し入力します。

売り上げ金は銀行に行き入金します。

また、医事課窓口用に両替もしなければならないので、銀行に行きあらかじめ両替用の紙幣・硬貨を準備しておきます。

病院の収支報告・各業者への支払い業務

各業者への支払い業務、また毎月の収支報告の書類を作成します。

職員の給与準備

毎月締日が過ぎると、給料日までが忙しくなります。

給与計算、給与振込準備、給与明細の準備などをし、給料日には各部署に給与明細を配布します。

物品の発注の2つの業務

消耗品の発注・各部署への納品

毎週決まった曜日に、各部署より消耗品の発注依頼が入ります。

インターネットで注文したり、また自分で購入に行くこともあります。

また頻繁に注文される物品などは、あらかじめ購入しておき、総務課で保管している物もあるので、その物品の管理も含まれます。

医療材料の発注・納品

医師や医局、看護部などから医療材料の発注が総務課(用度課)入りますので、それを業者に発注する業務があります。

今まで使用している材料等は、あらかじめどの業者でどの物品を購入するなど決まっていますが、新たに材料などを注文する際は、複数の業者に見積依頼をし、その中より選定します。

また医療材料を取り扱う業者の方から医師への面会を希望されることも多く、その場合は双方に確認し、日時を設定します。

その他の雑務全般の4つの業務

来客対応・電話応対

総務課には業者の方や、面接希望者、またお客様など多くの方が毎日出入りされますので、応接室に案内したりお茶を出すなども、総務課の仕事です。

それに伴い、給湯室を使用するので、給湯室の整理整頓や物品の在庫管理・購入等も含まれます。

郵便物の管理

病院に届く郵便物を全て記録し、各部署に配布します。

また病院から送付する郵便物も同様に、宛先等全て記録し、切手を貼り送付します。

切手の管理・購入も業務に含まれます。

印刷物の注文

病院内で使用されるカルテや診断書等などの書類を、外部に印刷注文します。

新たに使用される書類などは、希望部署に確認を取りながら、業者に校正を出してもらってからの購入となるので、業者と院内各部署との橋渡し的な存在となります。

医局管理など

医局や看護部、リハビリテーション部など、他部署からの依頼や相談など、病院への要望を聞く窓口が総務課になりますので、その時々で必要な対応をする必要があります。

病院総務事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

院内スタッフが気持ち良くスムーズに業務を進められるよう、縁の下の力持ち的な存在なのが総務事務の役割です。

お世話するのが好きな人や、何か人の為に役立つことがしたい人にとっては、ピッタリの仕事で、やりがいを感じることができるはずです。

面白いポイント

医療業界に興味はあるが、まだ今まで医療業界での仕事経験がない方にとっては、興味のある分野での仕事となるので、面白みもあるはずです。

手術室や医療材料など、毎日医療材料に囲まれての業務となりますので、今後医療業界への就職を希望されるのであれば、病院総務事務での経験を経て、あらかじめ医療知識を得ておくのもいいでしょう。

まとめ

病院総務事務の仕事は、一般企業での総務事務の業務と重複している内容と、病院特有の業務もあります。

一般的な業務としては、一般企業での総務事務や経理事務と業務内容が同じなので、今までの事務経験がある方は、即戦力として働くことができるでしょう。

病院特有の業務に関しても、入職してからすぐに覚えることができるので、総務事務の仕事をお探しの方は、一度病院総務事務として働いてみてはどうでしょうか。

やりがいもありますし、きっと満足した毎日を送ることができるでしょう。


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