営業アシスタントという職種をご存知でしょうか。

もちろん聞いたことがあるという人も多いと思いますが、今回は意外と知らない営業アシスタントの仕事内容について、お伝えしたいと思います。

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営業アシスタンとはどんな仕事?

営業アシスタントと聞くと、営業なの?アシスタントなの?と迷ってしまいそうですが、募集されている営業アシスタントの多くが、営業スタッフのアシスタント業務を行います。

言わば、営業スタッフをサポートする「縁の下の力持ち」という言葉がぴったりの職種です。

ただし、一言でアシスタントと言っても、会社の重要な売上げを左右する営業スタッフのサポート業務なので、細かい事務作業はもちろんですが、外部の顧客対応などの営業的な要素も含んだ業務です。

基本的には社内のデスクワークがメインとなりますが、場合によっては営業に同行して、顧客先などで打合せや会議に出席することもあるかもしれません。

営業スタッフに同行する業務がある部分が、営業事務や一般事務との大きな違いになります。

また、営業アシスタントは未経験者であっても応募できるケースがあります。

というのも各企業では、扱う商品や製品によって様々な業務があるので、たとえ経験者であっても、最初は新しく入社した企業独自の業務に慣れる必要があるからです。

そのため、ある程度の社会人経験があれば応募が可能で、未経験も経験者も実務については入社してから覚えてもらうという企業が多いようです。

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営業アシスタントの仕事は大きく3個に分けられる

未経験でも応募が可能な場合が多い営業アシスタントですが、まずは大きく3個に分けた仕事についてお伝えしたいと思います。

営業スタッフのアシスタント、サポート業務

多くの会社は、商品や技術などの「売上げ」があって成り立っていると思いますが、その「売上げ」を作る営業職のアシスタントやサポート業務がメインとなります。

扱う商品や商材により、業務は多岐にわたりますので、細かい内容については後ほど触れていきたいと思います。

営業アシスタントは、ひとりで1名の営業をサポートする場合もあれば、営業グループ内の複数の営業スタッフをかかえる場合もあります。

営業スタッフが1名でも複数でも、コミュニケーション力やチームワークが大切な業務になります。

顧客の対応業務

営業アシスタントのメインの業務は営業スタッフのサポート業務ですが、営業スタッフが外回りで外出している時や、休暇などで不在の場合は、顧客の対応を行う場合も多くなります。

また営業アシスタントも、自分の顧客を持ってその顧客対応を行う場合もあるようです。

自分の顧客を持ち、営業に慣れる事で、営業アシスタントから営業職へステップアップも目指すことができます。

一般事務業務

営業アシスタントの業務の中には、一般的な事務の業務が含まれる場合が多くあります。

電話やメールの対応、郵便物の発送や受け取り、消耗品や備品の発注・管理などもあります。

こちらの業務は、事務経験者であればスムーズにこなせるものだと思います。

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営業アシスタントの6個の業務

営業アシスタントの大きな仕事内容は、ざっくりと把握いただけたかと思いますので、更に細かい業務的なことに触れていきたいと思います。

受発注業務

営業アシスタントのメインの仕事として、受発注業務があります。

企業によって「売るもの」は、商品や製品、技術や人材などの多岐にわたると思いますが、どの企業の場合でも基本的には、顧客からの注文があり、それを発注・手配して納品するという一連の流れがあると思います。

その一連の流れの受注・発注や発送・納品業務に、営業アシスタントは大きく関わり、営業スタッフのサポートをしながら進めていくのが一般的な形となります。

この業務では、発注や発送のミスがクレームに繋がりますので、間違いのないように注意深く業務を進めることがポイントとなります。

書類作成業務(見積書・請求書・納品書など)

受発注業務には、必ずと言っていいほど、見積書、請求書や納品書などの書類が必要となります。

これらの書類は、エクセルでの作業の場合もあれば、社内の伝票システムなどに入力する場合もあり、忙しい営業スタッフに変わって、営業アシスタントが対応する場合が多くなります。

これらの書類には、金額が明記されるものが多く、直接売上げに関わる資料なので、スピーディさも必要です。

しかし何よりも正確さが重要になってくるものです。

慌ててしまい、見積書や請求書の金額を間違えるなんてことのないように、十分な注意が必要な業務となります。

商品の在庫管理

受発注業務と関連してくる業務が、在庫管理です。

メーカー、製造、販売業などの商品や製品を販売する会社では、在庫も営業アシスタントが管理する場合が多いです。

倉庫などがある場合は、倉庫の管理者とのやり取りを行い、商品の在庫確認や発送を指示するなどの業務も発生します。

ここで重要なのは、在庫切れで顧客からの発注に対応出来なくなったり、在庫が十分にあるのに無駄に生産してしまうようなことが無いように、営業スタッフに確認しつつ、しっかりと在庫をコントロールすることです。

資料作成(プレゼン資料・企画書・議事録など)

営業アシスタントの業務には、会議の資料や議事録、企画書やプレゼン資料などの作成もあります。

会議の議事録や送付書類などは主にワード作成が多く、顧客管理や営業の訪問リストなどはエクセルでの作成になります。

また、プレゼン資料や企画書などは、パワーポイントでの作成が多くなりますが、パワーポイントは学生時代にあまり使う機会が無かったかもしれませんが、プレゼン資料や企画書などの作成には必須のソフトと言えます。

「資料作りは苦手。」と感じるときもあるかもしれませんが、与えられたチャンスと考え、前向きに取り組むことが大切です。

資料作成は経験を積むことで慣れていきますので、色々なパソコンソフトを扱い、スキルアップを目指しましょう。

顧客からの問い合わせ対応業務

営業アシスタントの日常業務には、顧客との電話対応やメール及びFAXでのやり取りなどがあります。

また、営業スタッフが外回りで外出中の時や休暇中で不在の場合は、顧客と営業の間を取り次ぎ、簡単な内容であれば直接回答することもあるかと思います。

営業スタッフ不在の際の対応ポイントとしては、顧客からの用件が急ぎなのか、戻ってからでも良いのかを判断し、タイミニングを見て伝達をする必要があります。

ただし、ミスやトラブルでクレームが入った場合は、早めに営業スタッフに連絡を取る必要があります。

もし休暇中の場合などは、顧客に急ぎの用件かを確認し、出来るだけ営業スタッフが出社したタイミングで伝えられると喜ばれると思います。

外国語対応の業務

会社の顧客が外資系企業の場合や、取引先や自社製品の生産工場が海外にある場合など、外国語を使用する営業アシスタントの仕事もあります。

少し前の言語と言えば英語が主流でしたが、現在は中国やインドなどの人件費が安い国に生産工場を持つ企業も多く、いろいろな国の言語の需要が増えています。

外国語対応が出来る営業アシスタントは、給与も高い設定がされている傾向にありますので、学んだ語学を活かすには最適と言えそうです。

営業アシスタントがやりがいを感じるポイント

「営業アシスタントは多様な業務があり大変そう。」と感じるかもしれませんが、その分やりがいも感じられる職種ですので、やりがいを感じるポイントをまとめてみたいと思います。

チームワークやコミュニケーション力が身につく

一般的な事務職は個人での作業となりがちですが、営業アシスタントは営業グループや営業スタッフと一緒に仕事を進めるので、チームワークが重要となります。

営業アシスタントは、営業スタッフがいかに仕事をスムーズに進められるか、売上げを上げていけるかを考え、サポートすることを心がけましょう。

また営業スタッフだけでは無く、顧客とのやり取りを円滑進めることで、コミュニケーション力も身けることがで、場合によっては感謝や労いの言葉も直接受けることができるので、やりがいを感じることが多いでしょう。

ただし、クレームについても直接受けることがあるので、その時には誠意も持った対応が必要となります。

事務的な作業能力やパソコンスキルが上がる

営業アシスタントは、一般的な事務業務の電話やメール対応以外にも、受注・発注業務や売上げ管理など多岐にわたる業務を行うので、事務としての経験値が上がります。

書類や資料作成により、様々なパソコンソフトを使用することで、パソコンスキルも上がっていきます。

売上げる喜びを感じられる

営業アシスタントは、売上についても直接触れる機会が多く、売上が上がる喜びを実感することができ、仕事のモチベーションとなるでしょう。

一般事務では経験出来ない営業的な部分と、事務職のキャリアも積むことが出来るので、一石二鳥という職種かもしれませんね。

そして、営業スタッフが会社から与えられた目標額の売上げを達成した時には、サポートしていたアシスタントとして、共に達成感を味わうことが出来ると思います。

一般事務より給与が高い場合がある

営業アシスタントは、紹介してきたようにさまざまな業務があるので、一般事務より給与が高く設定させている場合が多いです。

営業アシスタントの平均的な給料は以下の通りです。

  • 派遣の時給 1,400円程度
  • 正社員の月収 20万程度
  • 正社員の年収 300万

尚、事務職未経験者は、少し下回る1000~1300円程度が相場のようですが、逆に外国語が使用できる場合や特別なスキルが必要とされる場合には、更に高い給与が期待できるようです。

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営業アシスタントの1日の流れは?

営業アシスタントの1日の流れがどうなっているか、気になりますよね。

午前中

  • メールチェックと当日の仕事確認
  • 急ぎの業務などを優先して行う
  • 営業スタッフとのミーティング
  • 見積りの作成や受発注業務
  • 顧客からの問合せ対応や、営業スタッフからの急な依頼に対応する

午後

  • 午前中の業務を続けながら、顧客対応を最優先する
  • 依頼を受けていた企画書や資料づくりなどをおこなう
  • 空いた時間で、郵便物の発送や備品の発注などをおこなう
  • 夕方に営業が戻って来たら、業務報告や明日の業務確認
  • 顧客からのクレームや急ぎの案件は、夕方まで待たずに早めに営業に連絡を取る

1日の業務の流れが、大まかに把握できたかと思います。

営業アシスタントの1日は、顧客や営業スタッフからの様々な依頼があるので、毎日が同じ業務では無く変化に富んだ業務を経験することができます。

営業アシスタントが身につけておきたいこと

一般的なビジネスマナー

営業アシスタントは秘書ではないので、特別な検定や資格はいりませんが、社会人経験や一般事務経験がある人を募集する場合も多いと言えます。

社会人としての一般的なマナーは身につけておきたいところです。

パソコンスキル

営業アシスタントの業務にも書きましたが、さまざまな書類や資料の作成がありますので、パソコンスキルは求められます。

ただし、プロフェッショナルでは無く、一般的な操作が可能であれば、応募が可能な場合が多いです。

パソコンスキルは、入社してからもどんどん腕を上げていくことが重要になります。

コミュニケーション力と細やかな気配り

営業アシスタントに必要なことを考えたときに、コミュニケーション力や細やかな気配りは、もしかしたら一番必要な要素かもしれません。

普段から人と接することが好きな人や、トラブルやミスにも臨機応変に対応できる人が向いていると言えるようです。

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まとめ

営業アシスタントの業務についてまとめてみましたが、いかがでしたでしょうか。

縁の下の力持ちとして、社内の営業スタッフのサポートはもちろん、外部の顧客対応が主な業務ですので、円滑にコミュニケーションを取ることが、業務を進める上で重要となります。

営業スタッフを気持ちよく仕事をするための環境づくりを考えてあげられると、スーパー営業アシスタントとして、会社からも重宝される存在になれそうです。

興味を持っていただいた方は、ぜひ営業アシスタントの職種にチャレンジしてみてくださいね。

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