介護事務の仕事内容と6個の業務。どんなことが難しい？つらい？業務内容を確認してみよう！

介護の仕事でも、介護事務の仕事内容とはどんなことをするのかな？

今回は介護事務の業務内容について詳しくお教えしたいと思います。

介護事務ってけっこう難しいのかなと思っていませんか？難しいだけでなく、その分やりがいや良い所もあるんです。

介護の仕事でも特に介護事務について興味がある方は是非ご一読いただければと思います。

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介護事務の仕事は大きく４個の役割に分けられる

介護報酬請求業務

介護報酬請求業務とは、利用者の介護給付費明細書を作成し、介護サービス費を請求する作業のことです。

介護サービス事業所は月に一度前月に提供した分の介護報酬を自治体に請求しなければなりません。

そうすることで、その翌月に介護報酬が事業所に入金される仕組みになっています。

これに「入力の誤り」「記入漏れ」「計算ミス」などがあると、その月に施設が提供したサービス費用が入金されないこともあるため、経営の根幹にも関わる重要な仕事と言えます。

管理業務（労務管理・予算管理や備品購入・修繕など）

施設の経営面を把握した上で、事業運営費をまとめたり、執行状況を確認するといった業務があります。

年に複数回補正予算を作成したりと、財務状況を的確に把握することも仕事の一つです。

それだけでなく、職員の労務管理に携わる場合もあります。

労働条件通知書を作成したり、各種協定を結ぶ場合には書面を作成する仕事もあります。

また、事業所における修繕を取りまとめ、備品購入の窓口となります。

謂わば、業者との直接的な交渉をするということになります。

電話応対

事業所勤めをしていると、様々な電話応対をしなければなりません。

例えば福祉施設であれば、以下のような機関から電話連絡があり応対を求められます。

国民健康保険連合会

介護給付費明細書に関する詳細確認のやりとりなど。

福祉事務所

主に相談員に連絡が来ますが、介護扶助の関係から多少なりとも関連がある場合があります。

医療機関

こちらも主に相談員に連絡がきます。

電話を取り次いだり、伝言を預かりします。

福祉職の性質上、ある程度の福祉用語も分かっていないと、必要な連絡に差し障りが出てしまう場合があります。

来客応対

どのような事業所にも来訪者はあります。

その都度窓口で応対し、接客やお茶出しなども業務の一つに含まれます。

応接室や相談室など、各事業所によって応対する場所があり、そういったスペースの管理も必要になります。

もちろん、基本的な接遇マナーも必要です。

例えば、単に応接室に案内するだけではなく、座席も考えなければなりません。

基本的には入り口から最も遠い席が上座となりますので、そういった接遇知識や配慮を必要とします。

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介護報酬請求業務の２個の業務

レセプト請求

介護サービスとは、介護保険法で給付されるサービスのことを指します。

訪問介護、通所介護などの「在宅介護サービス」や、介護保険施設に入所して受ける「施設介護サービス」などのことを言い、利用者の利用料は実際にかかった費用の1割負担になります。

例外として一部の高所得者は2割負担となっています。

介護サービスの利用料が10,000円だったら1割の自己負担金は1,000円です。

こちらを利用者が支払うのです。

残りの9割、9,000円はどこが負担するかと言うと、国や自治体です。

介護サービスが行われた際に、国と自治体の負担額と利用者の支払額を介護保険制度に基づいて計算し、サービスの単位数や利用者の保険番号、生年月日などの情報を入力していきます。

その上で介護報酬の請求書（レセプト）を作成して国や自治体に負担額を請求し、利用者への請求書や領収書の作成も行います。

このような業務を介護報酬請求事務と言います。

対象者に対する利用料徴収

先に述べました通り、国と自治体に9割を請求し、残りの1割は対象利用者に請求します。

請求書を作成し、未収金が出ないよう、徴収します。

管理業務（労務管理・予算管理や備品購入・修繕など）の４個の業務

労務管理

基本的には労務管理は事業所の労務担当者が取り仕切る形になりますが、それまでの過程には以外に大きく関与する機会があります。

例えば、「パートを雇いたい」という事業所の意向があったとします。

すると事務員はハローワークや折り込みチラシ、場合によっては人材紹介業者とやりとりをしながら募集をかけます。

それだけではなく、応募があり無事に入職した場合は労働条件通知書を作成し、事業所と本人の雇用関係と、その内容を明らかにする書面を作ります。

更にはフルタイムで働くパートであれば、社会保険加入手続きなどを社会保険労務士とやりとりしながら話を進めます。

その他に、労働基準法にもある程度精通していることが求められます。

なぜかと言うと、労務管理とは労働基準法と密接に繋がっている部分があるからです。

予算管理

事業所では必ず年間の予算編成を組んでいます。

これはどこの会社も同じです。

年度末に差し掛かってくると、翌年度の予算を検討し始めます。

主に収入面を踏まえ、年間の支出予定や支出見込みを立てつつ、年間の収支差額におおよその概算を出したりもします。

また、年間を通し2回〜3回程度の補正予算を考えることもあります。

要は、当初予算の執行状況を見つつ、余っていたら他から回すなどしてバランスを取り直すということです。

備品購入

事務用品や介護用品など、事業所で使用する備品の購入手続きや支払いまでを行います。

ここ最近ではネットもかなり普及しているので、そちらから購入することも多くなっていると思います。

事業所の財布の紐を握っているのは事務員であると言っても過言ではありません。

なにしろ予算管理をしているわけですから、どういうものがどのように使われて、どのように買い足されていくか、知っていないといけない立場でもあるということです。

修繕

事業所に生じる破損や経年劣化など、建物や所有物管理も業務の一つになります。

以前私が勤めていた事業所は老朽化が進んでいたため、事業所の修繕が頻繁にありました。

その時も事務方職員が業者とやり取りをして尽力されていたことを今でも覚えています。

ちなみに、壊れたから単純に業者へ依頼して修理してもらう、というだけが仕事ではありません。

業者によって施工料はそれぞれ違います。

先に述べた通り、事業所の財布の紐を事務員が握っているのであれば、やはり安くて信頼度の高い業者を選びたいものです。

なので、いくつかの業者に見積もりを依頼して、事業所長宛てに修繕可否を問う起案書を作成するような仕事もあります。

大変なのは、壊れた箇所は早急に直したいですが、施設の予算を踏まえて複数の業者に見積もり依頼や手配を急いでかけなければならないということです。

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措置施設事務員との仕事内容の違い

措置施設とは、環境上、または経済的理由で困窮した高齢者を、行政が本人の調査を行い、入所の必要性があると判断した場合「措置」として入所する施設のことを指します。

もう少し分かりやすく言えば、本人の財力や意思で入る施設ではなく、行政が判断して入所させる施設ということです。

介護事務の仕事の場合は、主に介護保険事業所がメインとなります。

介護保険事業所は「契約」が主体です。

同じ事務職でも、契約と措置の事業所では多少仕事内容が異なります。

例えば介護保険事業所では、提供するサービスによって「単価」と呼ばれる金額がそれぞれ決まっています。

しかし措置施設に関しては、そこまで細かい概念がありません。

ですから、請求業務一つとっても、介護事務の方がやや煩雑な仕事になっているかもしれません。

介護事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

レセプト業務はミスが許されない仕事と言われています。

どんなときも緊張感を絶やさずに仕事に取り組まなければならないため、大変だと感じる部分は沢山あります。

ですがその分、毎月10日にレセプト業務が終わると、喜びと同時にホッとする感覚を味わえます。

難しい仕事だからこそ、達成感や日々の成長を実感できるところはやりがいを感じる部分と言えるのではないでしょうか。

その他にも、介護事務は縁の下の力持ちといった存在とも言えます。

表舞台で決して目立ちはしませんが、事業所を支えている存在が常にあると思ってもらえることもやりがいに繋がると思います。

影の功労者

介護職員は直接的に利用者を介護もしくは支援し、介護事務員は間接的に利用者や職員を支援するというイメージです。

施設の職員は、事務員の支えがあるから安心して仕事に就けるわけです。

しっかりと収入源にあたる計算をコツコツと重ね、同僚となる職員を新しく採用する準備を行い、安心して介護ができるよう、事業所の修繕や運営面を支えている、影の功労者と呼んでも過言ではないでしょう。

ここ最近は、福祉業界において多職種協働という言葉が飛び交いますが、まさに介護事務員もその一員であり、福祉業界において欠くことのできない仲間だと思います。

様々な情報や知識に触れられる

先ほども述べましたが、多職種協働であるため、介護技術、介護知識、医療知識、社会保障制度、多くの社会資源情報などに触れる機会が多くあります。

ですから、必然的に人脈が広がり、自身における飛躍に繋げることも容易にできます。

ステップアップを望まないにしても、人脈や知識が増えるということは、自身の身内や友人、知人の相談にも乗ってあげられますし、必要とあらば人を紹介することもできるようになります。

こういった人脈や情報は自身の財産となって、必ずプラスに影響すると言えると思えます。

少数部署で業務をまとめる

事業所において、介護事務を複数名採用しているところは多くありません。

自身のスキルを上げしっかりと仕事がこなせるのであれば、単独ポストとして自分のペースややり方で仕事を進めることも可能です。

介護職員の場合は複数名と情報や状況を共有しながら、決められた技法や考え方に基づき仕事をすることもあり、そこが窮屈と感じることもあります。

しかし少数部署および単独業務であれば、休日の調整や仕事のペースなども自分の裁量で調整ができますから、そこがこの仕事の利点と言えるでしょう。

介護事務の醍醐味

基本的には一定の型となる業務はありますが、あとは自分自身のスキルやスタンスで仕事を進められるということと、自分の存在が事業所の外部評価にも繋がるということが、介護事務の面白さだと言っても良いと思います。

画一的業務ではない

同じような作業を繰り返す業務ではなく、普通の一般事務や電話応対などと似通った仕事ができるのも、面白さを感じられる理由の一つです。

運営や経営にも参加できる

介護施設の運営に直接関われるのも介護事務の醍醐味と言えます。

例えば、普通の会社の庶務担当の事務員であれば、運営や経営にも触れることはなかなかないでしょう。

ですが介護事務においては、精力的に参加することができるのですから、この仕事を面白いと感じる大きなポイントだとおもいます。

自身の存在が思ったより作用する

自分が頑張ることで「いつもありがとう」と声を掛けてもらい、人と触れ合う喜びや充実感を得ることができます。

外部とのやりとりも多いですが、そこで親切、丁寧に対応すれば施設の評判を上げることにも繋がります。

自分の存在が施設の評判に繋がるということも、この仕事の醍醐味だと思います。

介護事務の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

介護保険制度

仕事の性質上、やはり介護保険とは切っても切れない縁があります。

少しずつでも介護保険制度を学美、理解を深めておいた方が良いでしょう。

介護保険事業計画

2000年の介護保険法施行に向けて、地方自治体が策定する介護保険の保険給付を円滑に実施するための計画であり、3年に1度の策定が義務付けられています。

その中で報酬単価が改正されるなど諸々の変動がありますので、前もって動向を追いかけておくと仕事に役立つかもしれません。

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まとめ

いかがでしたでしょうか？

介護事務の仕事は介護事務専任の職員として募集をしている場合は少ないので、希少価値が高いと思われます。

専任の介護事務員になるためには、介護事務の資格は必須です。

気になっている方がいれば、ぜひともチャレンジしてみてはいかがでしょうか？

この記事が少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。

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