学校で働く。

…といえば、まず浮かぶ職種は先生(教員・教諭)になるでしょうか?

でも、学校にいるのは先生ばかりではないのです。

事務職員がいなくては、学校は回りません。

学校事務の仕事内容について、詳しく解説していきます。

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学校事務の仕事は大きく2個の役割に分けられる

国立の技術系短期大学校を例に見ていきます。

ものすごくざっくり分けて、総務課と学務援助課の二つの課があります。

それぞれが、多岐にわたった仕事をしています。

総務課

学校の運営をするにあたっての、雑務ともいえるようなことのすべてを引き受けているといってもいいでしょう。

総務や経理、庶務の仕事もここに所属した人員でこなしています。

正規職員だけではなく、嘱託職員や非常勤職員、アルバイト雇用の職員もいます。

学校の規模にもよりますが、少人数で構成されていることが多いのではないでしょうか。

勤怠の管理や、設備の修繕に関すること、備品の発注などを行っています。

学務援助課

主に学生に関すること全般を業務にしています。

学生の募集から、受験、進路(就職)に至るまで、細かいサポートをしています。

実際に窓口に学生が訪ねてくることもありますし、就職に関連して、企業の担当者の方からのお問い合わせにお答えしたりすることもあります。

また、教員・指導員とのやりとりもしています。

こちらも正規職員と嘱託職員、非常勤職員、アルバイトなどで構成されています。

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総務課の4個の業務

総務課の取り扱う業務を詳しく見ていきましょう。

総務・経理・庶務を兼ねた課になりますので、幅広い業務になってきます。

勤怠管理、給与・手当等の計算

出勤簿をもとに、給与の計算などを行っています。

事務職員と教員について、それぞれ管理しています。

税金、健康保険、年金等手続

雇用されている職員の、税金や社会保険の手続きも行います。

学校であるが故の特殊性はなく、その他事業所と変わりはありません。

物品の購入

学内に設置されている机やイス、ホワイトボードなどの什器や、コピー用紙等の消耗品、小さなものでいえば来客用の茶葉など、各種備品の発注もしています。

物品の納入があれば受け取るなどの、各業者とのやりとりもこちらの課で行います。

また年間の予算に合わせて、各種の事務機や設備の新設や買い替えなどの検討をしたりもします。

設備・施設の管理

工事の発注や、業者から説明を受けるなどの対応も総務課の職員の仕事です。

たとえば学内の設備が故障しているといった場合には、業者を選定して修理を依頼します。

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学務援助課の11個の業務

いかにも学校らしい業務といえる業務はこちらの課で行われているものかもしれません。

学生募集に関することや、授業に関すること、卒業後の進路などの、学校ならではの業務がたくさんあります。

時期によって、業務の内容も変わってきます。

広報、学生募集

近隣の高校を訪問し、学校案内をしたり、説明会などを開いたりしています。

パンフレット、リーフレット等の作成もしています。

また、ホームページにも情報を記載するなど、各種広報活動をしています。

進学情報サイトなども利用して学校情報を広く案内しています。

印刷物の作成

学校案内に関してのパンフレットやリーフレット以外にも、さまざまな印刷物があります。

ポスターや、学校主催のイベント等の配布チラシのような、外部に向けて案内をする際に使用するようなものもありますが、学校便覧や、規約事項のような内部文書の原稿作成から校正などを、印刷会社とやりとりをしながら進めます。

時には何度も修正が必要になることもあります。

次の項の受験に関する請求資料の冊子なども同様です。

資料請求の処理

進学情報サイトなどを通じて、受験に関する資料の請求があります。

受験要項や入試問題の過去問集などの資料を送付しています。

学校のことをお伝えして、受験してもらうべくメッセージを送ります。

個人情報の取り扱いに十分注意します。

入試関連の業務

推薦入試や一般入試など、5~6回ほどにわたって試験が行われます。

その際には、受験票の送付や、試験会場の設営などの入試準備をします。

受験生によっては、受験の際に配慮の必要な場合もあります。

試験が終了してから、合否結果の送付や、合格者の入学手続きなどを行います。

外部講師の管理

学校に所属している教員とは別に、外部講師の先生方がいます。

語の先生方の経歴やシラバスの提出を受けて、データ化し管理します。

契約書の送付も行っています。

時間割の作成等授業に関すること

年間のカリキュラム自体は決まっているので、それに合わせて時間割を組みます。

教室の割り振りをして、一覧に仕上げます。

全学年の学科すべてを一覧にしたものや各学科の各学年ごとの一覧を作成します。

あわせて、教員が学生の授業への出席を記録する出席簿なども作成します。

図書業務

学校の規模によって異なりますが、司書を置いていない学校ですと、事務職員が図書に関する業務をすることになります。

書籍にバーコードシールを貼ったり、NDC(分類記号)を書いたラベルを貼ったり、保護フィルムを貼ったり…といった図書の「装備」や、パソコンの蔵書管理ソフトを使って書籍の登録をしたりします。

学生への新刊入庫の案内や、蔵書の整理、貸し出し業務などをすることもあります。

就職支援

専門の職員が核になって、学生の卒業後の就職を支援します。

特に技術系の学校ですと、最も重要な業務といえるかもしれません。

就職説明会や、面接会などの開催にあたって、学校で修めることのできる技術(カリキュラム)に関連のある企業にコンタクトを取って案内します。

インターン研修の段取りをするのも、大事な仕事です。

企業とのやりとりだけでなく、学生への指導も行います。

態度や心構え、見るべきところの説明などを学生に合わせて指導していきます。

会社見学の設定をしたり、学校OBとつなぎをつけたり、就職を希望している学生の就職がうまくいくように、と様々な業務に奔走しています。

いずれの仕事も、教員との連携がかなり重要になっています。

学生対応

学生と直接応対することももちろんあります。

サークルで使う体育館などの施設の貸出、学割や在学証明書等の書類の発行など。

落し物なかったですか?などと聞かれることも。

奨学金手続き、授業料について

入学金にはじまり、授業料等の学生及びその保護者から支払われる金銭に関しての業務があります。

各家庭の収入面や、学力、受験区分などに応じて、授業料も免除や奨学金の給付・貸与などが検討されます。

実際授業料の免除や奨学金の給付・貸与等が決定すれば、その手続きをすることになります。

補助的業務

一般的な事務職と同じく、電話応対、来客応対、パソコン(ワード・エクセル)を使用してのデータ入力・文書作成及びその整理なども行います。

正規職員ではなく、アルバイト職員が担っていることも多いです。

高校と大学の仕事内容の違い

ここでは高校も大学も、公立の学校に絞ってみていきます。

高校と大学の職員採用の違い

まずは、正規職員については採用の流れが高校と大学では異なります。

高校

基本的に公立高校(都道府県立高校)ですと、各都道府県の公務員採用試験に合格しなくてはなりません。

合格して、いずれかの高校の事務職員として配属されることになりますが、都道府県の職員ですから数年ごとに異動があります。

学校だけではなく教育委員会などの教育関係機関も配属先となりえます。

学校事務職員という区分になることが多いようですが、都道府県の職員ということで一般行政職の区分で採用になった中から配属先が学校になるというようなこともあります。

この場合学校以外の都道府県庁や公立病院等への異動もありえます。

試験の内容ですが、もちろん都道府県により異なるものとなります。

大学

大学の事務職員の採用も、学校によって異なります。

国立大学の場合、国立大学法人等の採用となります。

各大学が、それぞれ独立した国立大学法人として法人格を持っています。

国立大学法人、大学共同利用機関法人、独立行政法人国立高等専門学校機構、一部の独立行政法人及び放送大学学園を合わせて、「国立大学法人等」といいます。

かつては、人事院が国家公務員採用試験を実施していましたが、現在は国立大学法人等が、試験を合同で実施しています。

国立大学の学校事務に携わる正規職員になるには、国立大学法人等の採用試験に合格する必要があるということになります。

この国立大学法人等の採用試験は、全国を7地区に分けて行われるものです。

すべて同一日程で行われますので、いずれか一つの地区のみで受験が可能になります。

一方、都道府県等公立の大学については、各大学法人ごとに採用が行われています。

募集要件も大学によってさまざまに異なっており、年齢制限や学歴、職歴などの要件にもかなり幅があります。

県立高校の職員であれば公務員、国立大学及び都道府県等公立大学の職員は大学法人の採用試験を受けるということになります。

いずれにしても、試験の内容は公務員試験やそれに準ずるものになってきますので、採用試験を受ける際にはしっかりと準備をして臨みたいものです。

高校と大学の学校事務職員の職務内容の違い

業務内容の幅が異なってきますので、職務の範囲もやはり異なってきます。

同じ教育機関ではあっても、大学は特に研究に重きを置いている機関です。

地域や企業、行政とも連携しての研究などがなされています。

教員だけではなく、事務職員も渉外に携わる機会は少なくありません。

大学は今や地域貢献や地域連携などの役割を期待され、それらの役割を担っています。

教員・学生だけではなく、事務職員もまたその意識を持つ必要があるといえます。

業務としては上の項目で書いたようなものになります。

高校は基礎的な教育に、地域の人材の育成、職業教育の充実といった目的を加味して運営されています。

より地域に密着していくことが求められているといえます。

自治体や、中学校、大学などの上位の学校、企業との連携を進めていく必要があります。

大学と似たところもありますね。

実際の職務内容としても、上記の技術系短期大学校の業務内容として紹介した業務と重なる部分もたくさんあります。

勤怠管理や給与計算、備品購入、経理、施設管理等の総務・庶務的な業務は公立高校の学校事務で求められる内容です。

また、電話応対や、来客への応対、パソコンを使った作業等のいわゆる一般事務的な業務も行います。

学生に対応することも多々あります。

各種証明書の発行や、施設・設備に関することが多いのではないでしょうか。

では、高校と大学の一番大きな職務内容の違いはなんでしょうか。

それは就職支援に関することだといえます。

大学では、教員はもちろんですが、事務職員も就職に関する支援に尽力しています。

しかし高校では、進路指導主事の職にある教諭と担任の教諭がメインで就職の支援にあたっています。

また進路指導主事や就職指導等に長く当たってきた退職教員が務める高等学校就職支援教員(ジョブ・サポート・ティーチャー)などの配置も進んでいます。

事務職員が生徒の就職支援に直接関わることはほとんどありません。

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学校事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

なんといっても、生徒・学生のサポートができるという点にあるのではないでしょうか。

たしかに直接的には、教員の補助的な業務や、生徒・学生に関わりがあるわけではない総務的な業務などが多くはなります。

しかし、学校事務の仕事は縁の下の力持ち的に支えていると胸を張って言える仕事です。

通常運転を支える

大きな成果を上げる!

ということは、学校事務の仕事においてはあまりないかもしれません。

それでも、生徒・学生、そして教諭・教員が問題のない日常をきちんと送るために、学校事務の仕事を通して取り組んでいくことになります。

細かいところにも目を配って、問題が起きないようにしていく仕事だともいえます。

渉外・折衝

行政や企業、地域住民やコミュニティとのやりとりをする機会は多いでしょう。

教員・教諭との連携を図ることも含め、人とのコミュニケーション能力が問われます。

対外的な業務があっても、表だって派手な交渉事をするわけではないかもしれませんが、学校の円滑な運営には学校事務職員のコミュニケーション能力やしっかりしたマナーが欠かせません。

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まとめ

学校事務について、まとめてみましたが、いかがでしたか。

就職支援に関することと、それ以外のことに分ける形で業務内容を取り上げました。

そして大学の学校事務と高校学校事務の違いについて、採用や異動、業務内容等に注目してみました。

学校によっても内容は変わってくるので、一概にいうことはできませんが、生徒・学生や教員教諭のサポートをすることで学校運営を円滑にするというのが学校事務の共通した業務です。

今回取り上げた正規職員だけでなく、臨時・非常勤職員やアルバイト、派遣のお仕事として学校事務に携わることは可能です。

ハローワークや、派遣会社の求人をチェックしてみてください。

正規職員の採用条件に年齢などの要件が合わなくても、学校事務にかかわることができるかもしれません。

縁の下の力持ちになってみるのもいいかもしれませんね。

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