「事務」って一言でいいますが、浅いようで深い事務について書いていきたいと思います。

「たかが事務、されど事務」それが事務なのです!

事務を辞めたいけど、辞められない理由も紹介します。

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事務はどんな仕事?

事務といって多くの人が持つイメージは「デスクワーク」でしょう。

とかく他の専門的な仕事よりは「簡単そう」「若い人が多い」とか色々な印象がありますが、あまりに漠然とした表現であり単に自分やその周りのイメージで考えると現実とギャップが生じる仕事かもしれなせん。

事務の仕事辞めたいけど辞められない5個の理由

「専門的」な仕事をするには資格もないし経験もない…だから結局事務をしているという人が多いかもしれませんが事務をやめられない理由は本当にそうなのでしょうか?

以外と「辞めたい」といっても魅力的な部分があって「辞められない」のではないでしょうか?

職場のはな

若い女性に多いかもしれませんが、今も昔もやはり職場における若い事務の女性は男性社員にとっては「はな」であり会社にとってもそうです。

時代が変わったとはいえ新卒の女性社員はチヤホヤされているのはよく見る光景です。

それが嫌な若い女性はいないでしょう。

「はな」とされている間に社内結婚の相手に巡り合えるチャンスがあるかもしれないのですから。

体力的に楽

やはり営業職などで外出する仕事よりも体力的にも楽であることは間違いありません。

性格的にじっとしているよりもアクティブに動く仕事がいいという人もいるかもしれませんが、妊娠等する可能性を考えても産休育休ギリギリまで働いているのはやはり事務職の人ではないでしょうか?

休みがとりやすい

部署が違っても同じ業務をしている事務の人がいる場合、急に休まなくてはならなくなった場合、電話やメールで対応をお願いすることが比較的しやすいのが事務です。

例えば請求書の発行など、フォーマットができていれば急な休みを取得しても、他の部署などで事務をしている同僚などにお願いすることができます。

休みが取得しやすいというのは誰にとっても魅力的ですよね。

比較的精神的な負担が軽いことが多い

ブラック企業など企業自体に問題がある場合は別ですが、営業などの業務に比べると個人の成績がはかられることがすくないので精神的には楽なのではないでしょうか?

売上などに影響することも比較的すくないので成果主義が苦手な人には辞められない理由になるのではないでしょうか?

ただ「頑張っても頑張らなくても評価が変わらないので、やる気がでない」という評価されないことへの不満としてたまに耳にすることはあります。

しかし、評価されないということも考え方によっては「気楽」なわけですからどっぷり仕事につかるのではなく、適度に働き適度に遊ぶ、プライべートを充実させたい人にはもってこい!

ですよね。

慣れればスケジュールを自分でコントロールできる

仕事に慣れ、会社に慣れてきたら比較的スケジュールを自分でコントロールしやすい仕事であるかもしれません。(もちろん会社によっては難しい場合もありますが…)

例えば、部内の仕事の流れを一通り把握したら、先の予定が読めるようになります。

その場合、自分が休みを取得したい時期にちょうど大切な業務が発生しそうになったら…。

前もってその業務に必要な書類の提出日を早めの設定にして関係者にアナウンスしたりすることも可能なのです。

そうなると「働きやすい」ですよね!

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事務の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

関係する人の名前を覚えることは重要

社内はもちろんですが、社外の方の顔と名前を覚えることは事務いとって大変重要なことです。

「営業」ではないし…そんなことが重要なのか?と疑問に思われるかたもおおいかもしれませんが、意外と重要です。

内線誰がまず最初にとりますか?

外線は誰がとりますか?

そうです!

最初にとるのは事務を担当している人なのです。

そこで名前を憶えていれば誰宛にかかってきた電話なのかピンときて「〇〇ですか?」などと相手が指名する前に対応することができるのです。

こんな小さなことでも事務担当の評価って上がるものなのです。

顔を覚えることも大切です

名前だけでなく来客応対をする事務であれば顔を覚えることは重要でしょう。

来訪してきた取引先の方をみて「〇〇でしょうか?」と声をかけたら相手はとても気持ちのいいものです。

仕事だけできればいいというものではない

書類作成・電話応対・来客応対等色々な仕事を担当するのが事務ですが、その業務だけ完璧にこなせばいいというものではありません。

部内のムードメーカーでもあるのですから、プライベートで嫌なことがあって「ブス」として声をかけにくい感じで仕事をしていたらとても「これお願い」と気持ちよく仕事を頼むことはできないでしょう。

むしろ相手の状況を察して元気がない人がいたら「どうしたんですか?お手伝いすることありますか?」などと率先して声をかけることも重要なのです。

そういったことから色々と見えてくることがあったり、信頼関係が築くきっかけになったりするものなのです。

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その後のキャリアについて

事務は基礎の「基」

事務は仕事をする上では基礎です。

性格的にデスクワークが向いていなければ営業になったりすることも可能です。

とかく営業しかやったことのない人は事務が苦手ですが、それはベースとしてやっているのですから、事務の人が休みをとっていれば自分でやってしまったりすることもできるでしょう。

同じ事務でももう少し専門的なことをしたいのであれば秘書や営業事務、経理事務など様々な業務につくこともかのです。

他の仕事にもこの経験を活かせる?

「事務しか経験ないし…」というセリフをはいている人がたまにいますが、事務は基礎です。

「基礎」ができていない人にとってはうらやましいセリフではないでしょうか?

ビジネス用語がわからなかったり、ビジネス文書が書けない社会人はたくさんいるのです。

事務での経験はどの分野に進んでも活かすことができるのです。

(プロのキャリアアドバイザーが無料で相談にのってくれます)

事務経験者が解説!業種で違う事務の仕事内容

事務といっても本当にそれぞれ業種によって違います。

ベースは一緒ですが、企業規模や業種によってはまったく違うの事務の内容。

まず業種の前に企業規模でこんなに違う事務

零細企業の事務と大企業の事務…想像してください。

セキュリテーカードがないと会社に入れない企業と扉一枚で事務所に入れる企業。

事務の役割かわりますよね。

大企業であれば受付があって相手の会社名や名前訪問先を聞いてから、内線で連絡が入ります。

しかし、零細企業であったら…まず事務が「いらっしゃいませ、どのようなご用件でしょうか?」と声をかけなければなりません。

ほんと全くちがいますね!

大企業であれば応接室やお茶出しまで受付担当がしてくれるでしょう。

それに比べて零細企業であれば、応接に案内してお茶も自分でだし、担当者をよんでくるところまですべて事務が行うのが一般的ではないでしょか?

医療事務

これは一般事務とは全く違うといってもいいかもしれません。

事務の中でも実践で学ぶ前に学校などで基礎知識を得てから就業することが多い事務かもしれません。

一言でいえば病院などにおいてかかった医療費の計算とその患者様への対応業務祖する仕事といってもいいかもしれません。

診察に訪れた方の診察費を計算したりすることがメインとなり、それに付随して患者様の対応をする業務です。

細かく分けると、この3つになります。

  • 一般的な医療事務(病院での診察費の計算等)
  • 介護事務(介護施設や老人ホームでの介護費用に関する計算を行う事務で、介護保険の知識などが必要となります)
  • 調剤事務(保険調剤薬局が主な職場となり薬剤師のサポート役と調剤や薬に特化した計算をすることになります)

秘書事務

「秘書」といっても事務を行うのは基本です。

担当役員のスケジュール調整、出張時の旅券手配や宿泊先予約(今では大変少なくなりましたが、ゴルフ場の手配等もある場合があります)、会食の予約、弔電祝電手配、社用車の手配や管理、役員会の資料作成、メールのチェックや返信対応等様々です。

中には役員の方の日常的な健康管理も含まれ、診察の予約や投薬管理を行っている人もいるかもしれません。

一つ一つ簡単な業務のように思えますが、新幹線の予約ひとつをとっても移動中PCを使用する役員であれば電源の確認や窓側通路側といった席の好みまで幅広く覚えておく必要があります。

また得意先などから無理を言われて、びっちりうまったスケジュールの中に予定を入れ込むことも秘書としての腕が試されるでしょう。

取締役秘書だった一番下っ端の人が担当役員のご逝去の際野立ち振る舞いが評価され社長秘書に抜擢された方も以前おりました。

アクシデント時の対応こそ手腕が問われる事務かもしれません。

営業事務

一般事務と何がちがうのか少し疑問に持つ方もおおいかもしれませんが、基本的な一般事務に加えて、見積書・請求書の作成、会社が取り扱う商品の受発注等が含まれるのが営業事務と呼ばれるものです。

請求書を発行するのですから入金確認等も付随する場合があるでしょう。

入金がおそくなるようであれば、社内の経理担当と取引先の間に入り調整する場合もあるかもしれません。

また、予算管理等も発生することが多いので数字を取り扱うことが苦痛でない人がいいでしょう。

予算があるということは決算処理も発生する場合もあり、計画予算や実予算等管理することもあります。

また最近では四半期決算という企業が多くなっているので1年を通して予算関係で忙しい時期があることは間違いありません。

担当する営業によって比較的負荷が相違してくる場合も多く、きっちりした営業の担当になれば問題はないのですが、事務処理にうとい営業の担当になったらスケジュール管理はほぼほぼ営業事務が行うことになるでしょう。

場合によっては予算管理もまるごと頼まれる場合もあるでしょう。

また、取引先との飲み会に参加する場合もあり社交的な人には向いているかもしれません。

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まとめ

前にも述べていますが、「事務」とひとことでいっても様々でパート感覚でできる電話受付・お茶出し・社内の整理整頓から事務といってもスペシャリストではないのか?と思ってしまうほどの内容を行っている人まで様々です。

事務からのスキルアップは必ずしも他の仕事、例えばCADオペレーターになったり、営業になったり、経理になったりするのがスキルアップではないのではないでしょうか?

性格的にデスクワークが好きであれば、事務から〇〇事務へ延長線上にある事務のスペシャリストになることが最も確実なスキルアップであると思えます。

事務を仕事としている方の中には若い人にしか需要がない職種なのではやいうちに何か専門的な一生できる仕事につかなくては!と焦っている人もいるかもしれませんがよく考えてみてください。

世の中若い子が勤めたいと思うような素敵な企業ばかりでしょうか?

働いている人が親会社から出向してきた定年間近の嘱託社員ばかりであれば、少し経験を積んだミドルの方が事務として活躍していることはよくあることです。

また、現場事務といって大規模な道路工事や工場の建設工事現場の事務を行う人もやはり比較的年齢が高めです。

それは、男性ばかりの職場でしかも職人さんが出入りする現場を若い経験の少ない事務の人が仕切っていけるわけではないのです。

現場事務などでは電話応対はもちろんですが、作業着の管理・図面の管理・パートナー会社の経費精算処理等「こんなにやるんですか??」というくらい幅広い仕事をこなしています。

語学が得意な人であれば一般事務にプラスして語学のスキルをアップすることで海外の日本企業で仕事をすることも可能でしょう。

また、英文事務の募集は国内でもありますのでその仕事を目指して語学力を磨くことは大変いいことです。

外資系企業でなくても語学を使用する場面は多岐にわたりあります。

海外出張の多い営業部に配属されれば出張先の予約を行ったり、海外スタッフから電話が入ってきたりといくらでも使用する機会はあります。

またPCスキルを磨くことで仕事の効率は上がり、みんなに頼りにされることでしょう。

急ぎの仕事をなんなくこなすPCのスキルがあれば7割程度の労力で対応でき更なるスキルアップに時間をまわすことができるのです。

そう!

仕事をしながら自分にあった方向性を探しそのために必要なスキルを磨くことで決して専門職でなくても必要とされる事務職になることは可能なのです。

「なんとなく」「楽だから」で仕事をしているといつかは時代に乗り遅れて仕事がなくなるかもしれません。

AIの存在がホワイトカラーを脅かす日も遠くない!

ならばそれでも仕事に困らない事務のスキルをみにつけてみてはどうでしょうか?


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