貿易事務の仕事内容がよく分からない、挑戦したいけど難しかったらどうしようと、不安に感じている方もいらっしゃると思います。

国内取引と海外取引との大きな違いは、何といっても取引相手との距離が遠く離れていることです。

船便では、荷物の発送から到着まで一、二ヶ月かかってしまうことも珍しくありません。

そんな隔たりのある相手との取引ですので、輸送には多くの業者が関わることになり、お金の支払いはいつされるのか、輸送中の荷物の責任が輸入者に移るのはいつなのかなどは悩みの種となります。

貿易事務は、商品とお金が流れる仕組みを知り、様々な書類を取り交わしながら貿易を滞りなく進めるお仕事です。

難しいと感じるかもしれませんが、最初から全てを一人で行う必要はありません。

学ぶ姿勢さえあれば、補助的な作業から入り、それまでの経験を活かしながら無理なくステップアップすることができるのです!

そこで現在貿易事務の世界で働いている私が、どのようなお仕事なのか解説したいと思います。

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貿易事務の7個の業務

貿易書類の作成

貿易事務の活躍の場は、商社、メーカー、海貨業者、船会社、フォワーダーなど様々であり、企業によって仕事の範囲も異なります。

しかしながら、貿易書類の作成や確認を行なうという点は共通しています。

貿易書類の種類は数が多く、商品を発注する注文書以外にも、契約書を作成したり、貨物海上保険を申し込んだり、原産地証明書や危険物ではないという証明書を取ったりと、最初は書類の区別すら難しいかも知れません。

これらの書類を理解し、適切に作成できるようになるには時間がかかります。

受注、発注の窓口になる

貿易事務は営業職に代わって海外のお客様からご注文を受けたり、発注を行う窓口となることがあります。

買う側が作成するのが注文書、売る側が作成するのが注文請書です。

書面には商品情報だけではなく、船積みの時期や支払い時期など、貿易ならではの情報も記載されています。

本来は毎度注文書を作成するべきなのですが、何度も取引を行なっている相手だと、メールでのやり取りを注文書代わりにすると言われてしまうこともあります。

納期を確認する

輸出にしても、輸入にしても、商品の生産遅滞等の理由から希望納期に間に合わない、ということは有り得ることです。

その場合は、輸出側であれば輸入側に連絡してスケジュールの確認を行ったり、生産者と前倒し生産の交渉を行ったり、輸送手段を船便から航空便に切り替えるなど、調整が発生することになります。

輸送の手配を行なう

海外との輸送では、船便を使用するのか、航空便を使用するのか、国際宅配便にするのか、はたまた人が直接運ぶ「ハンドキャリー」を行なうのか、輸送の手段はいくつかありますが、それぞれで手続きも変わってきます。

日本からの輸出では船便を使用することが多いのですが、例えば海外で稼動している機械が故障してしまったときなど、修理担当者が補修部品と共に出張することもあります。

その場合も部品の管理を貿易事務が行なっているのであれば、出庫や梱包の手配と共に、通関するための書類を用意しなくてはなりません。

商品を梱包し、業者に引き渡す

注文を受けた商品を手元で保管している場合、貿易事務担当者が梱包し、国際宅配便業者や海貨業者などへ発送したり、引き取りに来てもらったりすることがあります。

普段は商品の管理を倉庫業者に委託し、出荷や入荷を任せているような大企業でも、サンプル品の出荷や受け取りは直接行なうことがあります。

大きな荷物の場合はトラックやフォークリフトを手配します。

トラブルの対応

申告不備などで商品が税関を通過できなかったり、出荷漏れがあったり、空港まで送った商品が戻されて来たり、支払いが来なかったりと、トラブルはつきものです。

その度に対応を検討し、荷物を移動する手配をしたり、書類を修正したり、各所と連絡を取り合ったりしなくてはなりません。

当然ながら経費もかさみますし、一旦海外まで運ばれた商品が戻されて来たりする場合では、経過する月日も相当なものとなります。

適切な対応ができるようになるには、経験を積むしかありません。

また、貿易事務は作業の正確さが要求される職種ではありますが、システムにチェック機能が入っているか、ベテランや専門家によるチェック体制が機能しているかにも気をつけなくてはなりません。

特に犯してはならないミスは、禁止されている物品の輸出入です。

社会的信用を失ったり、罰を受けて会社が輸出入を制限される原因となります。

在庫の管理

商品を店舗や倉庫などに持っている場合は、決算期などの節目に実数を数えます。

その際に品質が保たれているかを確認したり、システム上の数値と合っているかを突き合わせます。

劣化しやすい商品が余っている場合は、早めの廃棄処分や値下げ販売が必要ですので、上司や営業担当者と検討します。

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貿易事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

輸出業務でも、輸入業務でも、世界とつながる喜びを感じたり、語学力をはじめとしたご自分のスキルを存分に発揮したり、組織に貢献することで周囲から評価されたり、一般的な事務職よりも単価が高いことに魅力を感じたりなど、人により様々なやりがいを感じることができるでしょう。

貿易事務は幅広い職務内容を持っているだけに、他職種からの転職者が活躍しやすい職種です。

必要とされる知識や経験は語学力だけではなく、法律、商品、営業、経営、分析など多岐に渡っているため、それまでの経験を役立てやすいと言えます。

ここからは、貿易事務の仕事の良いところを具体的にご紹介します。

世界とつながる喜び

輸出入の取引相手と接するだけではなく、職場に帰国子女や外国籍の同僚がいることも珍しくありません。

多様な価値観と接していたい方に向いた職場環境と言えます。

また、輸出した商品が海外でよく売れると嬉しいものですし、輸入した商品を店頭で見かけたときにも、社会とのつながりを実感することができるでしょう。

語学力を活用できる

貿易事務は、高い語学力を活用するにはうってつけの職種です。

ご自分の実力を試したい方、更なるレベルアップを目指す方にはチャレンジしがいがあります。

向上心の強い方が多い職種ですので、努力も評価されやすいです。

組織に貢献することができる

貿易事務として日々取引に関わることにより、自然と需要の変化や価格に敏感になります。

PCスキルのある方は実績などを分析し、営業との連携につなげる事ができます。

また、貿易事務は取引相手と頻繁に連絡を取り合うため、クレームを受け取る窓口となることもあります。

内容によっては会社に対し改善提案を行い、意見が受け入れられればやりがいに結びつけることができます。

一般事務よりも単価が高い

貿易事務は専門性が高い職種ですので、一般事務よりも高い単価を得ることが可能です。

転職市場においても、一般事務よりも競争率が低い傾向にあり、事務職の中では不況に強いと言えるでしょう。

とはいえ初心者は、まずは教育やフォロー体制を重視した方が苦労は少ないです。

貿易事務の仕事をするにあたって覚えなければいけないこと

初めて仕事に就く前には、貿易の大まかな流れを予習しておく

初心者向けの入門書を読み、信用状を使用して物を売買する流れを捉えておくと良いでしょう。

新しい仕事先で、何もかも説明してくださるとは限りません。

私の場合は中途から転職したのですが、初めて貿易事務の仕事に就く前は本を読むだけではイメージできず、複数の派遣会社が開催する研修会に参加してみました。

いずれも講師は商社やメーカーのOBで、実際に使用する貿易書類に近い教材を説明して下さったり、ビデオ教材を用意して下さったので、仕事に入ってから戸惑わずに済みました。

また、貿易実務に関する試験もいくつかありますので、初心者向けの試験の勉強をするのも役立ちます。

英語力は気長に身につける

海外と物品を売買するには、外国語、特に英語の習得が必要になります。

書類やメールのやり取りは、英語が母語でない人同士でも英語で行うことがほとんどではないでしょうか。

英語学習はこれからという方は、予め入門レベルから初心者レベルに実力を引き上げておくことをお勧めします。

それでも多少困る場面があるかもしれませんが、自信がないものほど面接時にどのような配慮が必要かを伝えておきましょう。

逆に、ビジネスレベルでの読み書き会話ができれば、大きな武器になります。

私が参加したいくつかの研修会では、どの講師も英語の勉強を欠かさないようにと助言されておりました。

上達速度は個人差がありますが、国内物流の手配や、書類作成などがメインの補助的業務で実務経験を積みながら、コツコツと勉強を積み上げたいものです。

お金の知識

貿易事務の仕事をしていると、運送業者や倉庫などとの請求書などをやり取りし、経費処理を行う業務は日常的に発生します。

また、資料を作成し、上司や営業担当者を交えて販売価格や発注の計画について議論することもあります。

利益率の計算も行ったりしますので、簿記2級程度のお金に関する知識が基礎として必要になります。

経理系や営業事務の経歴のある方は、このような面で有利と言えます。

経験のない方は、簿記の資格試験に挑戦されると知識を得られます。

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貿易事務についてよくある疑問

ここで、いざ貿易事務に応募するにはどんな前提があるのかをお話したいと思います。

貿易事務は専門性の高い職種ですが、正社員以外に派遣社員や契約社員での募集も多いのが特徴です。

多くの派遣会社でも、貿易事務希望者向けに研修が盛んに開催されています。

応募を迷われている方は、一度参加してみてはいかがでしょうか。

よくある応募条件は?

よくある応募条件は、語学力、PCスキルです。

英語に関する条件は、主にTOEICスコア、英検、日商ビジネス英語検定で提示されます。

初心者向けでは、英語は少し読めるだけで構わないという条件や、定型メールをやり取りするだけで構わないという作業内容があります。

取引相手とのやり取りが必要であればTOEICスコアなどと共に「コレポンあり」、「電話応対あり」と書いてくれていることもあります。

もしスコアや資格が足りなくても、英語で業務を行った経験があれば歓迎される可能性がありますので、思い切って尋ねてみましょう。

貿易事務を未経験でも応募できる? 

貿易事務は、未経験者が入りやすい職種といえます。

もし募集要項に「英語に抵抗のない方」「PCを使える方」など、曖昧と感じる募集条件が提示されている場合は念入りに質問しましょう。

英語についてであれば、英語は読めるだけで構わないのか、取引相手とのやり取りが発生するのであればメールは定型文だけで構わないのか、もし問い合わせがあった場合は他の方が対応してくださるのか、英語の電話がかかって来たらどなたかに代わっていただけるのかなどを聞いてみましょう。

PCスキルについてであれば、使用するソフトウェアや、Excelであれば関数は使用するのか、どのようなデータを管理するのかを聞いて処理をイメージしてみましょう。

もしイメージできなければ、丁寧な引継ぎを受けなくてはなりません。

できないと感じる部分があれば率直に打ち明け、スキルが身につくまで教えてくださる方がいる環境かどうかを確かめて下さい。

できないことを打ち明けるのはマイナス要素という気がするかも知れませんが、打ち明けたときの雇用者側の反応は、雇われる側にとっても、実際はどのような職場かを判断する材料となります。

身につくスキルは?

企業により仕事内容も変わってきますが、実務を経験することで貿易の流れを理解し、必要書類を作成し、読み込む能力が身につきます。

また、複数の作業を同時で進める能力、語学力、PCスキル、経理知識、商品知識、折衝力、トラブル対応力などを身につけることができます。

更に貿易実務を極めていきたいと思われる方は、通関士を目指してみてはいかがでしょうか。

まとめ

貿易事務の仕事内容は多岐に渡っていますが、業務内容をしっかり確認すれば、初心者でもそれまでの経験を活かして無理なく働くことができます。

良い仕事をめぐり合われることを願っています。


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