「事務」という仕事に興味がある!だけど、具体的にどんな業務内容なのかをイメージが湧きにくいという方も多いのではないでしょうか?

今回は、3社以上で事務の仕事をしたことがある私が経験談に基づいて、事務職についてお話いたします。

今は、接客業や工場の軽作業などで事務の仕事をしていないけれど、将来的には、事務の仕事を就きたいと思っている方が少しでも事務のイメージが湧くように分かりやすく説明できたらと思っています。

また、「事務の未経験者によくある疑問」についてもお答えしていますので、事務の仕事に不安があるという方も参考までに読んでみてくださいね!

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私が最初に事務仕事をした時のお話

私は、短大を卒業してから、主に約2年半ほど、OA事務の仕事をしていました。

正社員ということもあり、記憶が残っており、退職して数年たった今でも「働いてよかった!」と思っています。

では、参考までに最初に勤務した事務の仕事についてお話いたします。

どんな会社で事務の仕事をしていたのか

WEB関連会社でクライアントのサイトやWEBシステムなどを運用・構築している会社でした。

大手の会社だったので、OA事務の仕事はもりだくさん!

また、やりたいと思う仕事があれば上司に相談できるという環境でした。

どんな事務の仕事をしていたのかは、後ほどお話しさせていただきます。

雇用形態や勤務時間

さきほどもお話しいたしましたが、最初の事務の仕事では「正社員」として勤務していました。

勤務時間は「約7時間」でしたが、案件の状況によっては、事務の仕事でも終電近くまで働いていた記憶があります。

持っていた資格

私は高校時代からパソコンに触れていたこともあり、全商情報処理検定2級、全商ワープロ検定2級、パソコン検定3級といったパソコンの業務に支障がないアピールできるであろう資格を取得していました。

また、商業高校だったということもあり、日商簿記3級も持っています。

最初の事務の仕事では、数字の計算はなかったのですが、転職後に他部署の予算や売り上げなどをまとめるという業務があったので、簿記の知識が役にたちました。

のちほど、事務職に就くためにあったほうがいい資格について詳しくご説明させていただきますね。

最初の事務仕事で経験した7個の業務

よく「事務の仕事をしているけど、毎日同じことをしていて飽きてきた」ということをTwitterなどで見かけますよね。

私も、事務の経験してきたうちの2社ほど、毎日のルーチンワークに飽きていた時期もありました。

ですが、最初の事務の仕事では、大手のWEB関連会社での正社員だったということもあり、飽きることなく事務の業務を行っていました。

「どんな業務を行ってきたのかな?」と思って、思い出してみたところ、なんと7個もありました…!

未経験の方にも事務の仕事をイメージしてもらいたいので、細かい事務業務についてもお話しいたします。

日報の作成

「日報の作成」って仕事なの?と感じた方もいるかと思います。

当時、私も最初のうちは「日報って仕事なの?」と疑問に思っていました。

私が当時配属されたチームでは、書類作成、メール作成をメインに行っているということもあり、他チームより日本語の文章をとっても大事にしていました。

そのため、新卒で入社した人たちには「日報」で、文章の大事さを指導していたのです。

日報では「1日でどんなことをしたのか」はもちろん「この業務での思ったこと、改善点、反省点、目標」などを明確に書かなればいけませんでした。

最初のうちは、上手く書けずに悔しい思いをすることも。

ですが、毎日、厳しく「日報の作成」の指導をうけているうちに、自然と、ビジネスとしての日本語の文章が書けるようになり、他チームの新人より文章がうまくなっていました。

また、後輩ができたときにも「日報の作成の大事さ」を指導していたということもあり、今回「日報の作成」を業務の一つとしてご紹介いたしました。

電話応対

社会人の基礎となる仕事の一つが「電話応対」です。

事務の仕事では「電話が鳴ったら3コール以内でとるように」とルールがある会社もたくさんあります。

私が最初に勤めた事務の仕事でも「電話応対」が業務のひとつでした。

最初の会社では、大手だったとこともあり、1フロアに100人以上の従業員がいたため、電話を取っても、誰につないだらいいのかが分からなく、パニックになっていました。

また、クライアントの名前もうまく聞き取れず、迷惑をかけてしまったことも。

そこで、同期がたくさんいたということもあり、同期でチカラをあわせて、「クライアント先一覧と社内のだれにつなげばいいのか」というExcelで資料を作りました。

資料を作成していくうちに、クライアントの名前を覚えることができ、スムーズに聞き取れるようになりますし、何度も電話応対をしていくと、社内の人たちの名前も覚えるようになりました。

電話応対を繰り返していくうちに、上司にも自分の名前を覚えてもらえるようになり、会社に居やすくなったことを覚えています。

議事録の作成

私が配属されたチームでは、週に1回はクライアント先に打ち合わせに行っていたので、Wordでの議事録の作成を任されていました。

議事録では、誰がどういう発言をしていたのか、決定事項、懸念事項、次回の打ち合わせ日程などを書かなければいけません。

当時は、会社で支給されたパソコンはデスクトップだったということもあり、ノートとボールペンを数本用意して、打ち合わせでの会話に一つも漏れがないようにメモを取っていました。

Webシステムの案件だったということもあり、専門用語などが飛び交い「何を話しているのか分からない…」ということもありましたが、分からなかったことは、ノートの隅にメモをして、会社に戻った後に先輩に確認したり、自分で調べるということをしていました。

議事録作成では、「日報の作成」と同様に、上司から厳しく指導された覚えがあります。

ときには、自分のできなさに悔しくて落ち込んでしまう時もありましたが、日報同様に、議事録作成もスムーズにできるようになっていて、案件が変わった後も問題なく作成できていました。

当時、案件によっては、打ち合わせに参加しても議事録を作成しない同期もいましたが、案件が変わったときに議事録作成に苦労していました。

そのときに、「議事録を作ったことないからコツを教えて…!」と言われて、同期ながらも議事録作成を伝授したこともあります。

打ち合わせ資料の作成

クライアント先の打ち合わせでは、どういうことを話し合うのかという資料(アジェンダ)や、案件進捗表、タスク管理表などの資料を用意していました。

案件に慣れてきたことには、これらのクライアント先の資料も任せてもらえるようになり、毎週の打ち合わせにむけて、準備をしていました。

アジェンダはPowerPoint、案件進捗表とタスク管理表はExcelというように、資料の目的にあわせて使用ツールを変えていました。

案件進捗表とタスク管理表では、他部署の人たちにも確認もしていたので、社内のコミュニケーションの幅が広がった覚えもあります。

マニュアルの作成

私は主にWebシステム案件に配属されていたので、クライアントがWebシステムを運用するために不必要なマニュアルをPowerPointで作成していました。

「どうすれば初心者でも分かりやすく操作ができるのか?」を常に考えて、WEBシステムの画面をキャプチャを取ってみたり、気を付けてほしいところには、大きな丸印をつけてみたりなど、先輩や上司にアドバイスをいただきながら、マニュアルを作成していました。

Webシステムだったので、これも他部署であるシステム部の人たちに確認をしたり、自分で開発中のWebシステムを操作してみて、初心者がつまずくであろうポイントを抑えるようにしていた覚えがあります。

マニュアルをクライアントに納品したあとに「とても分かりやすくて助かりました!」と高評価をいただくことができたのは今でも誇りに思っています。

また、社内からも高評価をいただくことができて、他案件からも「マニュアル作成のアドバイスがほしい!」と言われたこともあります。

書類送付

基本的には、書類に関しては、メールやWeb上にアップするということをしていましたが、案件によっては、CD-Rにデータを保存して宅配で送るということもしていました。

クライアント先までの交通手段を連絡

毎週のようにクライアント先に打ち合わせに行っていたので、交通手段は分かっているのですが「○時に会社を出発して、○時の電車やバスに乗ります!」というのをメールで連絡していました。

というのも、交通手段は分かっていたとしても、何時に出発するのかは忘れてしまいがち。

忙しい上司と一緒にクライアント先に向かうので、出発時間を当日伝えないと遅刻してしまう可能性もあるのです。

また、打ち合わせによっては、クライアント先の変更もあるので、打ち合わせがあることに交通手段を調べてお知らせしていました。

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事務職が未経験の方によくある疑問について答えます!

私の事務の実体験をお話ししたところで、未経験の方でも事務のイメージが湧いてきたでしょうか?

イメージが湧いてくると同時に「事務ではどんな服装がいいの?資格は必要なの?」などという疑問や不安がでてくると思います。

そんな疑問がある方にむけて3社以上で事務の仕事をしたことがある私がお答えいたしましょう!

少しでも不安が解消できたらとても嬉しいです。

事務の仕事にノルマはあるの?

会社や配属されたチームにもよって異なってくるとは思いますが、基本的には事務の仕事には、ノルマはないと思います。

ですが、ノルマはなくても仕事には「○日までにやらなくてはいけない」という締切日があります!

事務は、残業は少ないですが、締切日前や繁忙期には残業が発生することもありますよ。

事務の服装は自由なの?

服装は会社によって異なってきます。

私は、新卒でも転職後でもWEB関連会社の事務の仕事をしていたので、服装は自由な環境でした。

「自由」といっても、露出度が高い服装は禁止です。

「オフィスカジュアル」といった服装のマナーを守ることは基本とされているので気を付けましょう。

職場によっては、ジーパンを着てもいいというところもあるので、面接時の担当者の服装を確認してみたり、面接で「服装について」を質問してみてもいいですね!

事務の仕事の面接ではどんなことが聞かれるの?

事務職での転職活動の面接では「今までどんなことをしてきたのか?」を質問されるかと思います。

事務の経験があれば、事務の仕事の話をするようにしてください。

未経験でも、今の仕事の話をするようにしましょう!

ここで気を付けてほしいのは「過去や現在の職場に対しての愚痴を言わないこと」です。

面接では、応募者のアピールポイントをみていることが多いので、ネガティブなことを発言してしまうと「この人を採用しても、悪口しか言わないかも」と思われてしまう可能性があります。

今の仕事で自慢できることや誇りに思っていること、過去の仕事で印象に残っていることなど、プラスなアピールをするようにしましょう!

事務は未経験でもできるの?

事務職は、パソコンの操作が多いので、パソコンができれば未経験でもできると思います!

パソコンに少し不安がある方は、転職活動時に勉強しておくことをオススメします。

事務職につくためにあったほうがいい資格とは?

事務職では、特別に必要な資格はありません。

ですが、転職活動にも実務でも便利になるのは、やはりパソコンに関する資格です。

パソコンの基礎知識をつけることができるパソコン検定、WordやExcelのスキルをつくことができるMOS資格などの取得しておくといいですね。

事務職ではキャリアアップはできるの?

事務職では、経験や勤続年数で、給料があがることはありますが、なかなかキャリアアップすることは難しいのではないかと思います。

WEB関連会社で「事務の仕事をしたい!いずれキャリアアップしたい!」と考えている方は、将来、WEBディレクターなどに転身をすることを考えるようにしましょう。

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まとめ

私の事務の経験に基づいて、事務の業務や事務に対する疑問への回答をお話ししたしましたが、いかがでしたか?

読み始まる前より、事務の仕事に対してイメージが湧いてきたでしょうか?

事務の仕事は、一度経験しておくと、転職もしやすいと思います!

興味が湧いたという方がいたら、まずは、パソコンに関する知識や資格を取るようにしてみましょう。

そうすることで、更に転職もしやすくなり、転職後もスムーズに事務の仕事ができると思います。


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