事務といっても、業務範囲が狭くて業務量が多いものから業務量は少ないが業務の範囲が広いものまで色々ありますが、効率的に行うことで時間に余裕ができミスが減ることには間違いありません。

特に大量のデータを扱ったりする事務仕事で効率化を常に考えながら仕事をすることはとても大事なことです。

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事務の仕事を効率化する5個の方法

効率的に仕事をするということはとても大切なことです。

しかし、仕事の効率化を図るにはまず仕事そのものを理解しておくことが大切です。

理解しないで効率化をはかると大切な過程を省いてしまったりすることもあるからです。

まずは業務を深く理解してそのうえで、効率化をすることをおすすめします。

事務の仕事を効率化する方法1:ルーティン業務はできる限り簡潔に行うようにする。

ルーティン業務はとかく時間のある時は、「丁寧」にやり時間のない時は「必要最低限」の範囲で行うことがあります。

これは業務の内容が均一でなくなるので、できれば避けたほうがいいでしょう。

まず、自分の担当しているルーティン業務を整理して同じような業務はまとめてできるようにしておきましょう。

そして複雑な計算等が必要なものは、エクセルなどでフォーマットを作成しておき、毎回数字だけを入力すればすむようにしておけばミスも減ります。

手が空いているときのルーティン業務は、暇つぶしにもなりいいのですが、飛込の仕事が入ったりすると慣れているはずなのにミスをしてしまったりするものです。

ルーティン業務の中には毎月の報告業務などがあることが多く、後々集計するときに原因を探すのに大変な思いをしたりするものです。

事務の仕事を効率化する方法2:パソコンのフォルダーを整理しておく

「あのデータだしてくれるかな?今から会議で使うから」と突然書類を準備してほしいといわれることはよくあることです。

また、外出先の人から電話で変更指示を受けてデータの変更を行ったり…様々な場面で「どこに何がある」というのは把握しておく必要があります。

共有フォルダーは比較的ルール化されていることが多いので整理されていますが、自分のデスクトップって意外と整理していないことが多く、デスクトップいっぱいにデータを置いている人は結構います。

自分でわかっているつもりでも時間がない時や焦っている時などはなかなかみつからなくて困ってしまうことはよくあると思います。

そんな時のために、データは整理してわかりやすく管理しておくことで業務の効率化は図れます。

自分自身も楽ですし、すぐに書類が提出できればあなた自身の評価もあがることは間違いありません。

パソコンのスキルはもちろん大切ですが、簡単なパソコンの設定やモバイル仕組みなどは理解しておくことをおすすめします。

大企業で内線でシステム部に連絡して「お願いしま~す」といえばすぐに駆け付けてくれる場合は別でしょうが、とかく役職につかれている方はパソコン等が苦手で、会社支給のスマホなどの設定もままならないことがよくあります。

そんな時に「はいはい」と設定してあげたらとても感謝されるでしょう。

また会議前のプロジェクターの設定なども行うことがありますので知識としてできるにこしたことはありません。

事務の仕事を効率化する方法3:資料を整理しておく

配布された仕事の資料やスケジュール、書類の提出期限、システム部などからのシステムアップデートやメンテナンスでのシステム休止連絡等整理しておきましょう。

他部署からの経費精算の締め切り日や、人事からの勤怠提出の締め切り、あるいは年末等にある年末調整の締め切り日などの通知は、自分が担当でなくても他の人に聞かれることは多々あります。

資料をまとめておきすぐに質問されたら、答えられるようにしておくことは大切なことです。

事務の仕事を効率化する方法4:取引先等の整理

取引先の担当者名や連絡先、社内の各問合せ先担当者等を把握しておくことは大変重要です。

日頃から整理して情報を常に更新しておきましょう。

人事異動の通知や回覧される新聞掲載の取引先の役員名なども控えておくと大変便利です。

また、名刺を整理しておき常に更新しておくことを忘れないようにしましょう。

あまりにためてしまうと、どの人が新しい人で古い人はどの人かわからなくなることもあります。

整理する時間が取れないときはメモがきでいいので、名刺に着任した日やあるいは名刺をもらった日などを書いておくといいでしょう。

覚えるまでは時間がかかりますので、新しい方の身体的な特徴なども書いておくと次回お会いした時に思い出すヒントになります。

ここで注意しなくてはならないのが名刺は個人情報であるということです。

やはり個人情報の取り扱いには十分注意しておいたほうがいいでしょう。

事務の仕事を効率化する方法5:パソコンスキルを磨きましょう!

やはりこれですね。

アナログに計算するよりもエクセルの関数をいれればあっという間に解決!ってことはよくあります。

しかし、パソコンのスキルがなければアナログに計算をコツコツするしかありません。

アナログがすべていけないことではありませんが大量のデータに関してはデジタルに処理するにこしたことはありません。

また、データに修正がはいってもその部分だけを修正すればあとはシステムが自動的に計算してくれるのですから…。

エクセルはもちろんですが、ワードだって同じです。

契約書の年度だけを変更するなんてよくあることですよね。

目でおって変更することも可能ですが、分厚い契約書などの場合であれば置換機能を使用すれば変換漏れもありません。

その他にもOutlookが使いこなせれば仕事のスケジュール管理もできるのでとても便利です。

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事務の仕事が得意な人の3個の特徴

同じように仕事をしていてもなんか差が出る人っていますよね?

得意な人はどんなことが違うのでしょうか?

事務の仕事が得意な人の特徴1:全体の仕事の流れをみる

「急ぎでお願い!」と言われればやはり優先的にやってしまいそうですが、頼む人は皆さん自分のことしか考えていません。

自分の仕事が早くあがってくるにこしたことはないのですから…。

そんな時全体の仕事の流れを把握していれば自分で優先順位をつけて仕事をすることができます。

「急ぎ」といっても実はそれほど急がなくても問題なかったりするものもあるのです。

逆に「いつでもいいですから」といって新入社員の人が遠慮がちに依頼してくる仕事のほうが急いでいることもあります。

やはり効率よく事務をこなす人は「木を見て森を見ず」なんてことはしていないはずです。

事務の仕事が得意な人の特徴2:段取りを考えてとりかかる

事務が得意な人は、必ずしも仕事を律儀に順番通りしているわけではありません。

段取りを考えてから仕事に取り組めば無駄は省くことができて時短につながるはずです。

事務の仕事が得意な人の特徴3:前例があればそれを利用する

以外と同じような書類を作成していたりするものです。

以前作成してOKを得ているものを参考にして作成することも事務が得意な人がよくやることです。

「以前の資料を参考に作成しました」なんてことはよく聞くセリフですね。

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その後のキャリアについて

この仕事についた後のキャリアアップの道は?

「キャリアアップ」という言葉に踊らされないのがキャリアアップへの道ではないでしょうか?

「30歳までにキャリアアップしなくては!」なんていって事務を1年程度やって十分やったつもりで転職するのは危険です。

ある程度同じ事務の仕事をやり、人から習うだけではなく人に教える立場を経験することで業務の理解度が深まります。

それによって自分が不得意だった部分もわかりブラッシュアップすることができるのです。

事務といっても業務経験によって業務の幅が広がりますのである程度の期間同じ事務を行うことをお勧めします。

それから、専門的な事務を行うなどのキャリアアップをはかってもいいのではないでしょうか?

他の仕事にもこの経験を活かせる?

どんな仕事でも経験はいかすことができます。

例えば、事務から販売の仕事についたとしましょう。

販売といっても人に物を売ることだけが仕事ではありません。

物を売るということは、在庫を管理したり売り上げを報告したり様々な事務的業務も付随するのです。

比較的販売などの仕事についている人は事務的な仕事が苦手ですから、事務の経験があれば率先して行うことができ、職場で頼りにされる存在になるでしょう。

また、介護などの仕事に就いたとしても日報などがあったり、ご家族にメールでご連絡したりといった業務も発生するかもしれません。

事務とは無関係な仕事に今後ついたら、きっと事務の経験のない人がおおいので頼りにされることは間違いありません。

経験者が教えるおすすめの仕事術

会社が違っても同じ事務の仕事であれば経験者の仕事術は役にたちますので頭の片隅においておくといいかもしれません。

いいものは取り入れてどんどん隙間時間をつくって色々な業務にチャレンジしてみることをおすすめします。

暇なときの「やってる風」な時間はその時はいいかもしれませんが、後々「あの時もう少し色々チャレンジしていれば…」と後悔することはよくあることです。

実際、役に立った方法

業務に慣れないときにドキュメントを作成しておく

仕事の引継ぎなどで初めての業務を担当するときにはぜひドキュメントを作成しておくことをお勧めします。

後々自分の仕事を他の人に引き継ぐときに大変役に立ちます。

慣れてくると初めて仕事を引き継いだ時の疑問などが理解できなくなります。

初心者ならではの疑問をドキュメントにもりこんでおくことで次に引き継ぐ人にはとても理解しやすく引継ぎを行うことができるのです。

また、自分の業務をシステム化したりするときにドキュメントをまとめておくことで仕事の内容を知らない人にも説明しやすくなります。

もちろん自分自身の頭の整理にもなるのでおすすめです!

システムにドキュメントを保存する場合はやはりなるべく容量を軽くする工夫をしましょう。

画像の質が問われない文書のみの資料などをPDFで保存したりする場合は画質をおとして保管するなどの工夫も大切です。

小道具を用意しておく

会社によって違うかもしれませんが、書類に上長や役員の印を押印してもらうことは多々あると思います。

そんな時に、押印漏れがないように自分なりに押印箇所に貼る「押印願います」などとコメントがはいった付箋などを用意して依頼すれば忙しい上長や役員の方でもポンポンと印をついてくれます。

あるいは社外に書類を送付する際の送付状を何パターンか作成しておくことで、急いでいる時も、すぐにひな型を出力して対応できます。

業務の進状態がわかるようにクリアファイルなどで識別をしておく

色別のクリアファイルなどで「未着手書類」「確認中」「承認待ち」「処理済」などと業務の進行状況をわかるようにしておけば、体調不良で休みを取る時などに電話やメールで他の人に処理を依頼しやすいですよね。

また書類を整理することで自分自身の頭の整理にもなるのでおすすめです。

また、可能であればメールの受信フォルダも整理しておけば受信メールを探す手間も省けます。

急いでいる時ってなかなか見つからないものですからとても便利です。

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まとめ

どんな仕事でも効率化は可能ですが、中でも事務は効率化をはかることは可能な仕事です。

できるかぎり効率化をはかり、そこでうまれる隙間時間で自分の業務の理解を深めるようにしたり、また担当ではないが関連する業務を学んでみたりすることで担当業務をより深く知ることができると思います。

深くしることで、より一層担当業務のリストラをはかることができ、ますます隙間時間ができて多くの業務を処理できるようになるのです。

会社のなかには自分の仕事をかかえこみ我流に行いブラックホールとなっているものが結構ありますが、それはあまりいい行いではありません。

自分の業務が増えることを嫌い業務を抱え込んだり、「私は業務がたくさんあってとても大変です」などとアピールすることで自分自身のスキルアップもはかれなくなるのです。

最終的には社内の組織改革やシステム化についていけなくなり、自分自身がつらい思いをしてしまう人が結構いるのが現実です。

担当業務は常に整理して簡潔に作業できるように、また他人にも業務内容を公表することでフットワークが軽くなります。

転職しなくても社内で色々な業務に携わることでスキルアップをはかれたり、違う自分を発見できたりするのです。

ぜひ事務の仕事は効率化をはかりよりたくさんの業務にチャレンジしてみてください。

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