「仕事は事務をやっています」という人がいたら、みなさんどのようなイメージをもたれるでしょうか。

ずっと座っていられていいなとか、なんだか楽そうだなと思っている方もいらっしゃるかもしれません。

逆に、ずっと事務所や同じ場所にいないといけないなんて、大変そうと思われる方もいらっしゃるかもしれません。

今回は、イメージだけでは分からない、事務の仕事内容についてお話しさせていただきます。

事務の仕事の経験がない方にも分かりやすいように、説明したいと思っております。

この記事を読んで、事務の仕事内容や魅力について、多くの人に知ってもらえたら嬉しいです。

事務の仕事は大きく5個の役割に分けられる

書類作成や書類整理

事務の仕事の多くは、パソコンでの業務です。

そのためパソコンのスキルは必須ですが、具体的にはどのような仕事をしているのでしょうか。

多くの会社では、日々会議資料や相手先へのプレゼン資料など、様々な書類が作成されています。

そのような会社で必要な書類は、事務の仕事として、作成を求められます。

事務の仕事が書類作成を行うことといっても、一般事務か営業事務かで作成する書類は異なります。

ただ、一般的に納品書や見積書や請求書といった書類はよく作成されます。

また、書類の管理をし、求められた書類をすぐに提出できるように整理を行っておく必要もあります。

来客対応や電話対応

事務の仕事を行う人は、基本的にデスクワークとして事務所にずっといますので、事務の仕事内容の一つとして、来客対応や電話対応の役割も求められます。

大きな会社であれば受付に専門の人が配置されていますが、それ以外の場合は対応を行わなければなりません。

そのような対応の際も、常に会社の顔として、きちんとした言葉遣いや対応が求められます。

また、最初は自分が対応を行いますが、その後は他の部署の人や担当者へと引き継ぎを行うことが多いです。

その際の引き継ぎがスムーズに行われるように、的確な伝言や要件を簡潔にまとめて伝えることが重要です。

データ入力やデータ整理

事務の仕事としては、売上のデータや経理関係のデータ、その他会社に必要な様々なデータがあります。

内容については様々ですが、日々の業務として、それに関するデータの入力業務や整理業務も事務の大きな仕事です。

入力するデータはそれぞれの会社で異なると思いますが、売上に関係する数値データなどのほかにも、取引先などの住所データなどもあります。

また、個人情報として社員の勤務に関するデータや、福利厚生に関するデータを入力することがありますので、個人情報の取り扱いには気をつける必要があります。

さらに、データ入力は、延々と同じような数字や文字を入力することとなりますので、入力ミスが無いようにしなければなりません。

郵便物の対応や仕分け業務

事務の仕事で、郵便物の対応や受け取った郵便物の仕分け業務は、大きな仕事です。

どのような業種の会社でも、取引先や営業先などへの郵便物のやり取りはあるかと思います。

その際の宅配業者や郵便事業者への対応、また大量に郵便を発送する際には、準備や手配を行わなければなりません。

この時、発送をお願いされた郵便物を期日までに届くようするためには、どのような業者を使って配達すればいいのか考えて発送業務を行わなければいけません。

また、宅配便からメール便まで、会社には様々な形態の郵便物が届きます。

それを受け取り、内容の確認や担当の部署へ渡したりする仕分け業務も、大切な仕事です。

社内の雑務

上記の仕事のように分類できない仕事が、事務では多々あります。

大きな会社では庶務業務として、人材が確保されている場合もある内容です。

具体的には、会社の総務的な仕事やお茶汲みや備品管理などです。

また、伝票処理や小口出金業務もあります。

これは会社の規模にもよりますが、規模が小さい会社でも業務がなくなる訳ではないので、名前がなくても業務として残っている仕事が色々あります。

会社に関する雑務は沢山あり、総務や庶務などと事務の仕事が分かれている場合は良いのですが、すべて少ない人員で廻さないといけない場合もあります。

日々の雑務のような仕事の積み重ねで、自分が本来行わなければならない事務業務が滞ってしまうのは、本末転倒です。

しかし、実際には数多くの雑務があり、業務の負担が増してしまう場合もあります。

書類作成や書類整理の3個の業務

会議やプレゼン資料の作成業務

会社では様々な会議や取引先へのプレゼンといった業務があります。

その様々な業務に関する資料を作成することが、事務仕事の一つです。

会議の資料は誰が読んでも読みやすく、会議がスムーズに行われるような書類作りが求められます。

プレゼン資料も、パワーポイントなどを使って営業がコンセプトなどは作成しますが、それに付随する見積書や予算書といった資料や、裏付け資料は事務で作成する場合があります。

どのような資料や会議の進行表が求められているのか、相手の意向をくみ取り、分かりやすいものにしなければなりません。

この書類作成業務は、事業全体のサポートをする重要な仕事になります。

会議や講演の議事録作成業務

会社では様々な会議や、行事としての講演会等があります。

その時にその内容の記録を行い、最終的に多くの人が確認し情報の共有を行うための資料が必要になります。

議事録の作成は、ただ会議や講演会の内容をそのまま記録すれば良いのではなく、分かりやすく内容を抜粋し、多くの人が共有や確認できる資料にする必要があります。

必要な情報を適切に記載し、会議であれば次回に繋げて活かすことができるような議事録が求められます。

最終的には多くの人のチェックが入ると思いますが、会社にとって必要な情報を記載しますし、もちろん正確な情報が求められます。

情報の記載を間違えることはあってはならないことです。

作成した書類様式の保存や保管業務

会社で作成した紙媒体での資料は、きちんとファイリングを行い、保存や保管を行わなければなりません。

自分が仕事を始めた段階で、社内のルールとしてすでに分類や、業務としてきちんと振り分けが出来ていれば、それを引き続きこなしていけば問題ありません。

しかし、新しく書類が必要となる場合は、自分なりにルールを決めて、要望にあった書類を作成し、今後も引き継いでいけるようにしていく必要があります。

ファイリングを行う際には、年度や会議ごとなど、自分以外の誰でも分かりやすく探せるようなファイリングを行う必要があります。

またパソコン上でも、今後情報が必要になる場合を考えてきちんとフォルダごとに分類し、必要な人が情報が得られるような体制を整えておくことが重要です。

来客対応や電話対応の2個の業務

来客対応

会社に来られたお客さんに対して対応を行うことも、事務の仕事となる場合があります。

事務の仕事という訳ではありませんが、営業時間中に事務所にいる場合は、対応を行います。

そのような際は、来客者はどなたを訪ねてこられたのか、きちんと確認を行い、尋ねてこられた用件に対して適切に案内を行います。

また、お客さんが訪ねてこられた場合は、会社の窓口として対応を行わなければなりませんので、会社の状況なども常に理解して対応できるように準備を行う必要があります。

会社に直接クレームを言う方は少ないと思いますが、思いもよらない来客や訪問者が来られることもありますので、そのような方々に対しても、適切に対応することを心がけましょう。

ただし、一人では対応が難しい場合もありますので、社内の人の応援をもらったり、また引き継ぎを行う状況もありますので、適宜どのような対応を行えば良いのか考えて行動することが大切です。

電話対応

会社にかかってきた電話に対応することも事務の仕事です。

会社の代表電話が事務の電話番号であったりもしますので、会社の顔としてきちんと対応を行わなければなりません。

どのような人物から電話がかかってくるかは、会社によって異なると思いますが、電話口の声が聞き取りづらかったり、方言がきつくて全く内容が分からない場合もあります。

そのような場合でもあっても、話を聞き、必要な人への引き継ぎや対応を行わなければなりません。

電話は顔が見えない相手ですので、言葉遣いは常に丁寧に行うよう心がけましょう。

最初は、自分の言葉でなくたどたどしくなってしまいますが、徐々に自分の言葉として話せるようになり、対応できるようになります。

また、電話ではクレームを直接受ける場合もあります。

大きな会社であれば、クレーム担当部署などもありますが、一般的には事務が対応することも多いと思います。

クレームを受けた場合は、まずは相手の話をしっかり聞くことが大切です。

相手もきちんと話を聞いてくれることがわかると、冷静に話をしてくれます。

電話口だからと言って、適当に話を聞くのではなく、しっかりと対応することが大切です。

そこから、担当者への引き継ぎや改めて連絡を行うなど、対応を行います。

安易に回答してしまうのでなく、こちらの誠意を込めた態度や言動が伝わるような対応を行なうことが重要です。

データ入力やデータ整理の2個の業務

売上データや販売実績、在庫の確認業務

会社にとって売り上げデータや販売実績はとても重要なデータです。

そのデータ入力は自動で入力されるものもありますが、事務が入力を行わないといけないものもあります。

そういったものを日々、入力管理していくのも事務の仕事です。

それによって在庫の管理や発注状況も変わってきます。

それに関わるデータの管理や入力も事務で行いますので、毎日の業務になります。

また月毎の集計やそれを報告する役割もあります。

この様な売上データ以外にも、日々入力を行うデータは事務の仕事ですので、業務としてルーティーンに入れて、毎日こなしていくことが大切です。

入力したデータの分類や整理業務

会社では日々入力された様々なデータを使用して、今後の計画や方針を決めていきます。

そのため、データを活用しやすいように、分類や整理を行うことも事務の仕事となります。

データの分類や整理業務は、どのようなデータを活用して加工を行えば良いのか、エクセルのスキルを求められることもあります。

考えながら作業を行うと非常に時間がかかってしまう場合もありますので、どうすれば効率的に業務を行うことができるのか検討し、データの入力や分析、整理業務が行えるように、自分のスキルを高めておく必要があります。

無駄な時間をかけないように、仕事を段取りよく行うための準備や対応は必要な技術だと思います。

郵便物の対応や仕分け業務の3個の業務

宅配便業者への対応業務

会社では様々な発送・受取業務を行います。

事務では発送の総括や確認業務を行う場合がありますので、大量の発送の荷物がある場合は、対応を行わなければなりません。

様々な部署ごとで直接発送を行うかと思いますが、ある程度の発送管理は事務で行い、最終的な支払い業務も事務で行いますので、管理や確認業務は必須です。

また、送料や運賃も個数などによって、宅配業者ごとに異なる場合はあります。

その検討は管理職が行いますが、使い勝手などは現場の意見を検討してもらう必要がありますので、必要な情報は上司へ報告する必要があります。

配達された郵便物の仕分け作業

会社へ配送された郵便物の仕分け作業として、各担当者、各部署へ配布を行わなければなりません。

適切に郵便物の仕分けが出来るように、社内で誰がどのような仕事をしているのか、常に確認を行い、適切に仕分けし、必要な部署や担当者へ郵便物が届くようにする業務です。

発送物の対応や発送状況の確認業務

発送物の対応や、実際に発送した荷物がきちんと届いているかどうかの確認を求められることがあります。

宅配便のように伝票がある場合は良いですが、全く分からないような場合もありもます。

実際に届いていない場合は、相手先へ届くように再度手配や対応を行う必要があります。

自分で発送した荷物はすぐに対応を行うことが出来ますが、分からない場合は担当の部署に確認を行い、適切に配送できるように対応を行います。

社内の雑務の2個の業務

お茶汲みやお茶出し

社内でのお茶くみなど、昔からの習慣が残っている企業もあります。

もちろんまったくこのような業務が無い職場もあるとは思いますが、事務の仕事の場合、来客へお茶を出すこともありますので、このような業務があることは頭に入れておいたほうがいいでしょう。

せっかくお茶を入れるのではあれば、マナーを守って美味しくいれると喜ばれると思います。

社内の備品管理

社内には様々な仕事がありますが、会社全体の備品管理もきちんと担当が決まっていない場合があります。

そういった場合は事務の仕事となりますので、コピー用紙の発注や印刷トナーなど、様々なものを事務が発注を行なければいけません。

その他にも名前もつかないような雑務を、仕事として行わなければならない場合があります。

事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

縁の下の力持ちになれる

事務の仕事は、直接売上や仕事が完結する場にいないことが多い仕事です。

しかしどんな仕事でも、それまでの下準備や段取りがうまくいってないと仕事は完結しません。

その過程において、事務の仕事は大きな役割を担っています。

そのため、自分がサポートや連携して行なった業務やプロジェクトが成果を出したら、とても嬉しいです。

また、そのように縁の下の力持ちとしての働きで喜びややりがいを得られる人が向いていると思います。

様々な人から感謝される

事務の仕事は作業する内容が様々あり、多くの人々と関わります。

その中で事務の仕事や作業によって、多くの人のなんらかの手助けになったり、サポートとなる業務が多いです。

そのため、意外な場面で感謝されたり、自分が思ってもみないところで評価されます。

自分の仕事が多くの人の役に立ったりすることはとても嬉しく感じます。

気配り力やビジネスマナーが身につく

事務の仕事をしていると、自然に周りの人に対する気配り力やビジネスマナーが身につきます。

日々対応しないといけないことが沢山あり、そのような中でコミュニケーションや対応を行うことで、多くの人との繋がりやサポート能力が必要になり、磨かれていくと思います。

そうすることで、自分のやりがいや成長を感じることができます。

面白いポイント

様々なことへの対応力がつく

事務の仕事は様々な人と関わり、また自分自身のスキルやコミュニケーション能力が向上するための機会も多々あります。

毎日同じことの繰り返しと思われがちですが、全く予想もしないことも起こります。

そのような時にどのように対応を行うかによって、自分自身の成長にもつながりますし、様々な人がいることはとても勉強になります。

その対応が難しくあり、面白さにも繋がると思います。

自分のPCスキルを高めることができる

事務の仕事では、パソコンや様々な機械や器具を使います。

その操作方法のスキルを身につけ、高めることができます。

パソコンではエクセルやワードを使えることは当たり前ですが、使いこなすまでには、勉強が必要です。

しかし、しっかりと勉強することで、業務を飛躍的にこなすことが出来るようになったりしますので、事務の仕事でパソコンを使用することは、自分の仕事の上のスキルアップに繋がります。

コミュニケーションの勉強になる

仕事だと、日々の生活では思いもよらないような人と関わることがあり、その経験によって自分自身を高めることができます。

どういった対応をすればこの人は喜んでくれるのか、また納得してくれるのかといったことを、日々考えさせられることがあります。

なかなか自分では思いもよらない対応がされることもあり、人間関係においても非常に勉強になり面白いです。

事務の仕事についてよくある疑問

事務の仕事のおいては、疑問に思われていることも色々あると思います。

本当に忙しいのか、どういった仕事が大変なのかについて、回答していきたいと思います。

勤務時間はどうなっているの?残業はあるの?

勤務時間はもちろん働く会社によって異なりますが、勤務時間はしっかりと決まっています。

また残業が日常化していることはあまりないのではないでしょうか。

残業はもちろんありますが、月末や業務上忙しい時期ぐらいではないでしょうか。

求人に応募する際には、その事務の仕事はいつの時期が忙しいのか、確認することが大切です。

事務の仕事の服装は?

事務の仕事の服装は多くの場合、制服が決まっていたりします。

会社にもよりますが、私服でもオーケーという事務職もあります。

制服などがある場合は会社から提供されますので、通勤服についてはあまり考えなくてもよいでしょう。

また自由であると言われた場合でも、あまり派手ではなく控えめで清楚な感じの服装が良いかと思います。

会社の雰囲気にもよりますが、会社の先輩や上司など見て、私服といっても落ち着いた格好を選ぶことが重要です。

事務の仕事の人間関係はどうなっているの?

事務の仕事の人間関係はもちろん事務所によって異なりますが、職場の人とは長い時間顔を合わせることになるため、気をつけて人間関係を築いていく必要があります。

あまり極端に仲良くする必要はありませんが、距離をとりすぎてしまうと業務にも支障がありますので、適度な距離を取りながら業務に支障が出ない範囲で関わっていく必要があります。

事務の仕事の楽しみってなに?

事務の仕事の楽しみは、やはり様々な人の役に立ったり、サポートできたりすることではないでしょうか。

自分が主役になることはあまりありませんが、事務の仕事によって会社の多くの業務が支えられています。

その実績は事務の大きなやりがいとなります。

また、事務の仕事は勤務時間が決まっており、自分の裁量で仕事をこなすことが出来ますので、自分の時間で作業し、遊びの予定も立てやすく、仕事とプライベートを割り切って考えることが出来ると思います。

まとめ

今回は事務の仕事内容の詳細についてご説明させていただきました。

事務の仕事は、わかりやすく業績が上がるような業務ではなく、縁の下の力持ちのような業務が多いです。

しかし、事務の仕事がなければ、他の業務がままなりません。

事務の仕事は地味なものが多いですが、会社にとっては必要な仕事なのです。

今回の記事が、事務の仕事のやりがいや面白さを感じながら働いてみるきっかけになれば嬉しいです。

実際に事務の仕事を探すときは、こちらの記事を参考に!


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