皆さんこんにちは。

今回はスーパーの事務の仕事内容について紹介させていただければと思います。

一般的に事務仕事と言えば店舗ではなく、本部の総務部門や財務部門などの部署が一括して行なっていると思われがちですが、店舗規模によっては店舗自体に事務の仕事を置き、本部作業の軽減を行う場合もあります。

今回はその様なスーパーの、特に大型店舗における事務の仕事内容について紹介させていただきます。

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スーパー事務の仕事は大きく2個の役割に分けられる

営業事務

スーパーの店舗における営業事務の仕事は主に販売促進のサポート業務になります。

本部にて設定されたチラシの内容や期間ごとの販売促進内容について把握し、店長指示に従って販促ポスターの設置や、店舗レイアウトの確認、什器の飾り付けや販促用のテープ起こし、店内放送の原稿書きなど、店における商品製造以外の販促活動の実務を請け負います。

手書きのカードを作成したり、店内ディスプレイの作成をしたりなど、ビジュアル面でのスキルを活かす仕事が多く、デザイン力や空間プロデュース力などが問われる仕事ということもできます。

管理事務

管理事務は主に「経理」と「労務」の仕事に分けられます。

「経理」の仕事は主に伝票管理と売上清算になります。

伝票管理の仕事は毎日の仕入れに関して発行される各部門の伝票を集計、チェックし、枚数を確認して合計金額とともに本部へ送付します。

売上清算は日々のレジから集計されてくる売上高の金額確認を行い、清算機や金庫にて管理します。

最近では警備会社などにより現金の引き取り、輸送が行われますので、店舗から銀行へ入金する必要は無くなりましたが、金額の差異があってはいけないので日々の金額の確認が必要になります。

伝票管理と売上管理の仕事は経営における重要な指針である「収入」と「支出」を確定させる仕事であり、1日ごとの確定を店舗で行う事は、月次での収支の確定業務をする際に、非常に本部の負担を減らす事になり、正確な数値を算出するためにも大切な仕事になります。

「労務」の仕事は新規入社、途中退職の従業員の登録、及び月次のタイムカードなどで集計する勤怠の確定業務になります。

月次の給与計算業務をする上で、新しく入った人の契約書などを中心とする人事情報の管理、途中退職した人の退職届や制服などの変換物の管理、及び月次の残業や公休などの勤怠管理は、1つでも疎かにすると給与計算ができない為、期日までに正確に処理し、本部へと報告を行うことが必要となります。

月初の業務

勤怠確定

月末までのタイムカードなどの集計による勤怠データの確定に合わせて、残業時間、有給休暇などの申請書の確認をし、タイムカードの打刻データと合っているか照会を行います。

打刻と比較して申請が出ていない場合は、関連部署などに促しを行い、データと申請書を合致させる様にし、給与の元になる勤怠の確定を行います。

仕入の確定

月間の仕入伝票の枚数と金額の確認による月次の仕入金額の確定と、月末の棚卸しによる在庫金額の確定により、月間の売上に対する原価の確定を行います。

原価の確定は、その月にどれだけ利益を稼いだかを図る重要な数値(売上高からこの原価を引いた金額が利益高になります)なので、数値のミスがない様、確認作業を何度も重複して行います。

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月中の業務

販売促進計画の企画、実施

一般的に週2回掲載される広告の企画に合わせての売り場の変更を行います。

ポスターを作成したり、売り場レイアウトを考えたりなど、部門ごとの要望に合わせて販促企画の変更を行います。

また店独自の販促企画の企画や実施に対してもサポートを行います。

月末の業務

新規入社従業員の登録

次月入社の従業員の契約書を始めとした入社関連書類の回収を行い、店舗の従業員名簿に登録するとともに、本部のシステムに登録するために書類を送付します。

個人情報になりますので、マイナンバーなど、特に取り扱いには十分に注意し、漏洩しない様、気を配る必要があります。

途中退職従業員の報告

月末で退職する従業員の退職届や、会社が貸与している備品の変換などの確認を行います。

失業保険の処理など退職後の事務も存在しますので、最後まで完結できる様に注意して業務を行います。

スーパーの事務の仕事の良いところ

やりがいを感じるポイント

経営に携われる

経営資源である「人・モノ・金」の全てに関わる事務を行いますので、経営に関する知識が身に着きますし、店長の側で経営に携わる仕事を行うことができます。

食品に関する知識が身につく

各部門と連携を取りながら、総合的な販売促進の補助を行いますので、スーパーで取り扱う食品全てについての鮮度、旬、料理用途、価格の値ごろ感などの深い知識を身に着けることができます。

面白いポイント

色々な人と交流できる

店舗の従業員だけではなく、お客様や、取引先様など、全ての業務の窓口となりますので、様々な人との交流を通じて深い人脈作りが可能となります。

営業と管理の両方が体験できる

本部での事務を行う場合は、営業事務と管理事務の仕事は部署が分かれており、どちらか1つの仕事を行うことになりますが、店舗での事務の場合は両方を行いますので、営業と管理両方の立場を経験する事ができ、それぞれ側のやり甲斐や魅力を同時に体験する事ができます。

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まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は店舗における事務の仕事について紹介させていただきました。

店舗事務の仕事は、本来であれば離れた場所で行う事務という仕事を、店舗という「現場」で体験する事ができるという点が特徴であり、離れていると見えない、「自分の仕事がどの様に会社や従業員に貢献しているか」を目の前で体験する事ができる、事務職の中でも珍しい仕事という事ができます。

営業と事務の仕事にはそれぞれの立場から壁ができやすいですが、店舗事務の仕事はお互いの立場に立ってそれぞれの壁を壊していく役割もあります。

失敗に対するクレームも受けますが、事務職を志望していて、自分の仕事の成果をなるべく多く実感したい人にはオススメの仕事と言えるのではないでしょうか。


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