事務とはどんな職業？様々な「事務」について教えます

事務職の求人は沢山見かけますよね。

一概に「事務」と言っても、実は様々な職種があるんです。

勤め先によっては求められるスキルの違いもあるので、事務員という職業で働きたいという方は、自分に合う職場を見極める必要があります。

そこで今回は、事務職とはどんな職業なのかを具体的にご紹介していきたいと思います。

人気の理由も必見ですよ。

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事務ってどんな職業なの？

経理業務、労務管理業務、庶務業務、総務業務、秘書業務などの業務を行う職業です。

中小企業では事務業務に従事する社員が1人、2人と少人数ですので、事務に関する業務を幅広く行わなくてはいけません。

仕事の内容は多岐にわたるため、幅広い知識が必要となってきます。

ですが一つ一つの仕事の量はそう多くはないです。

逆に大手企業では事務業務が各専門部署に分かれていますので、仕事はより専門的になります。

数字に強く、細かい作業が得意な人に向いています。

また、パソコンスキル(文書管理ソフト・表計算ソフト・メールソフト・プレゼンテーションソフトなど)は必要です。

事務と言っても様々な種類があります

事務ほど仕事の内容と種類が多い職種はないのではないでしょうか。

いわゆる一般企業の中での事務職の中でも業務内容は様々です。

また貿易関連、医療関連など勤め先の業種によっても業務内容は変わってきます。

専門的な事務を掘り下げていくのか、一つの会社の事務を一通り全て行うオールラウンドプレイヤーを目指すのかも、お仕事選びのポイントになるかと思います。

一般事務

来客の応対、電話の応対、メール対応や、郵便物の仕分け、様々な資料や書類の作成とファイリングと管理、データ収集、入力、チェック、保存などの業務を行います。

様々な資料や書類の作成

社外に向けては契約書の作成があります。

契約の内容は様々です。

契約内容によって文言などは変わりますので、契約内容に不備はないか、法に抵触していないかなどに気を付けて作成する必要があります。

行政書士や弁護士などの専門家に、念のために客観的に確認をしてもらいます。

契約書は契約する会社の分だけ部数を作成します。

契約書が複数枚になるときは製本をします。

業務委託契約、請負契約書等、印紙税法で「印紙を貼らなければならないと定められている」書類に関しては、印紙税法で定められた金額の印紙を貼る必要があります。

契約書は大切な書類ですので、保管・管理を行います。

社内に向けての書類に関しては、通達事項や連絡事項、報告書などの作成があります。

作成した書類は上司の確認を取り、通知や提出を行います。

またデータ収集し、まとめた社内書類などはファイリングをし、保管・管理を行います。

データ入力とチェック

社内の各部署の様々なデータをソフトなどに入力したりチェックをしたりします。

単純で地道な作業ですが、データは社内の様々なところで判断基準となりますので正確さを求められ、且つスピードも求められる業務です。

人事事務

人事事務の仕事は会社に所属している「人」に関する「人事関連」の仕事と「労務関連」の仕事になります。

社員の生活の基盤となる給与にも大きく関与する仕事のため、人間性が求められます。

人事の仕事

社員の募集、面接、採用などの採用活動、社内研修などの社員教育、昇給や昇格、ボーナスの基礎となる社員評価・査定、配属先、人事異動なども人事の仕事です。

労務の仕事

社員が働きやいように労働環境を整えたり、タイムカード、出勤簿の管理を行って、給与計算や給与明細を作成したり、健康保険、厚生年金、雇用保険など社会保険に関する書類の作成、提出、手続きを行います。

社員の入退社の際には必要な書類を作成したり、必要な書類の回収を行ったり、管理も行います。

健康診断実施などの福利厚生業務や年末調整に関する業務も行います。

社員の労働時間・給料・休憩時間・休暇など就業に関するルールを定めた就業規則の作成や改定なども行い、労務に関して顧問労務士との打ち合わせなども労務の仕事です。

労働基準法の法律など専門的な勉強も必要ですが、やりがいのある仕事です。

秘書

秘書の仕事は、会社の代表をはじめとする役員や各部署の責任者などの上司の仕事が効率良く滞りなく進むようにサポートする仕事です。

会社の中でも重要なポジションの方のサポートになりますので、非常に重要な仕事になりますし責任も重大です。

その分やりがいもありますし、勉強にもなります。

秘書の仕事にあたっては、上司との信頼関係が大切です。

信頼を得るために仕事を的確に進めていくことはもちろん大切ですが、その他にも信頼を得るポイントがあります。

まずは丁寧な言葉遣い、好感の持てる清潔感ある化粧・服装・髪型などの身だしなみ、気持ちの良い挨拶などのビジネスマナーを身につけましょう。

また、秘書の仕事は会社で重要なポストな方のサポートにつきますので会社の重要機密を知ることもありますし、上司の交友関係、健康状態、家族情報などの上司の個人情報を知ることになります。

そういった機密や情報が漏れないように守ることも信頼を得ることに繋がります。

また自社のことはもちろん取引先や関連会社についても勉強し、知識を深めておく必要があります。

どのようなことにも対応できるような柔軟性と順応性を養うためにも、一般教養や一般常識、社会情勢や社会常識などの知識も必要となります。

スケジュール調整

優先順位を考え、上司が仕事しやすいように、より効率的に仕事ができるようにスケジュール調整を行います。

上司のスケジュールに合わせて早朝出勤、残業、休日出勤などもあるので、自身の仕事のスケジュール管理も必要です。

社内外の人との連絡や応対

電話応対、来客応対をはじめとした社外の人への応対、社内の人との打ち合わせのための連絡なども行います。

情報収集と資料作成

上司の仕事を円滑に進めるために必要な情報を集めてデータ化し、資料を作成します。

作成した資料をファイリングし、保管・管理します。

文書作成

社内への通達事項や指示書、稟議書、報告書などの文書作成、社外への依頼書や案内状などの文書作成も行います。

文書は日付、受信者名、発信者名、表題(件名)、頭語、あいさつ文、結語などを適切に使用して作成します。

作成した文書はファイリングし、保管・管理します。

経費精算手続き

上司の経費精算の手続きも行います。

領収書を整理し経費精算書を作成して、経理に提出を行います。

経理事務

経理の仕事は会計、財務も含めて、会社のお金の流れを管理する仕事です。

そのため、会社の代表をはじめとする役員や顧問税理士や会計士との打ち合わせ、銀行との折衝などの重要な役割を担います。

会社のお金に関することを知る立場となりますので、業務上知り得たことを社外にも社内に漏らさない口の堅さと慎重さを求められます。

また「法人税法」「商法」「企業会計原則」の法律などの専門的な勉強も必要となります。

1日、1週間、1ヶ月、1年とおおまかにしなくてはいけない仕事や締めが決まっていますが、そのために必ず期日を守らなくてはいけない仕事が多いです。

スケジュール通りに仕事を進めることができるよう、スケジュール管理能力が必要です。

経理の仕事

日々の出入金管理、小口現金管理や小切手の管理、帳票・帳簿作成、経費の仕分・精算、会社の通信簿とも言うべき決算書、貸借対照表、財務諸表の作成などを行います。

仕入管理と買掛金管理、それに伴う支払などの仕入れに関する業務、売上管理、売掛金管理、請求書の発行、領収書の発行などの売上に関する業務、各種税金の計算と納付を行います。

会計の仕事

会社の経済活動や状況を記録し、会社の財産の変動状況の報告や金銭の収支報告などの業務を行います。

会社の入出金が正しく記録され、管理されているかを精査し管理します。

会計資料は社外への報告や提出に使われますので、会社の信用に関わる資料となります。

そのため絶対に間違いの許されない業務です。

財務の仕事

会社の予算を編成を行い、それに伴い必要な経営資金や新規事業のための資金などを準備・調達・管理をするお仕事です。

そのために経営計画書の作成や会社の収益が向上するように社内のことだけに目を向けず、広く社会のお金の流れや金融情報を収集・分析し、会社の経営に役立てます。

総務事務

総務の仕事は、事務職の中で最も幅広い業務を行います。

社内環境や社内設備を整えて、社員が気持ち良く働けるようにする仕事です。

社内備品管理

社内で使用する文房具や電球、掃除道具などの社内備品の選定や購入、在庫の補充や確認などの管理を行います。

また社用車の車両管理、運行管理も行います。

経費削減のために会社備品は丁寧に扱うよう社員に指導し、経費削減の面から会社の利益に貢献します。

社内会議や社内イベントの企画・運営

社内会議に必要な備品の貸し出しや会議室使用のスケジューリングなどを行います。

また社内で開催するイベントを企画・運営します。

イベントの日程や場所を決めたり、各部署の調整をしてイベント行い、社内の活性化や連携を強める仕事です。

広報的業務

社内広報は社内イベント同様、社内の活性化や連携を強めるために社内報の作成や配布を行います。

冊子や社内新聞の紙媒体だけでなく、最近は映像や内部ネットワークを利用して社内情報などを作成することもあります。

社外広報ではメディアへの対応、イベント実施、プレスリリースの配信などを行います。

また最近では、Twitter、Facebook、インスタグラム、ブログ、ホームページなどのSNSやインターネットを使った広報活動を行うところも増えてきました。

これらの管理、運営も大切な広報業務となります。

営業事務

営業の仕事がスムーズに行くように営業職のサポートをする事務が営業事務です。

営業に関する書類管理やデータ管理、受注・発注業務、在庫管理、入金処理なども行います。

商品がある場合には、出荷や発送などの手配も行います。

事務作業だけではなく取引先とのやり取りも発生しますし、営業の担当者との連携も必要ですので、コミュニケーション能力と臨機応変に対応できる能力が必要となります。

資料や書類の作成とデータ管理

取引先への企画書や提案書やパンフレット・カタログなどのプレゼンテーション資料の作成や見積書や営業に関する契約書、納品書、請求書、の作成など営業に関する書類を作成し、管理します。

また資料や書類を作成するためにデータを収集したり、マーケティング情報を収集したり、取引先に関するデータを整理したり、営業データの集計などを行います。

取引先対応

営業の担当者は社外に出ていることが多いので、電話やメールなどによる取引先対応を任されることもあります。

そのため、営業の担当者同様に顧客の情報や商品やプレゼン内容などを頭に入れておく必要があります。

また、クレーム処理の対応をしなければならないこともあるので、心構えは必要です。

取引先へ対応した内容は営業の担当者に細かく報告し、情報を共有します。

取引先への対応の最終判断は営業の担当者が行いますので、対応の匙加減が大切です。

ビジネスマナー

取引先対応をすることもあるため、言葉遣いやビジネス文書の作成、化粧・服装・髪型の身だしなみなど、ビジネスマナーが必要です。

会議室や応接室の手配

営業では社内会議や取引先との打ち合わせなどが他の部署よりも多いので、会議室や応接室の手配は大切です。

貿易事務

海外から商品を輸入したり海外へ商品を輸出したりする際の貿易に関する書類作成や事務手続きをするお仕事です。

貿易に特化した、より専門的な事務の仕事です。

また書類は英文で作成しますし、ファックス、メールも英文、電話での対応も英語で行うことになりますので英語のスキルは必要です。

海外の取引先とのやり取りになりますので、時差の関係で残業や早朝出勤などにも対応することになります。

輸出に関する書類作成と手配

輸出の際には、貿易取引の内容を記した仕入れ書、数量、総重量、容積、個数、船名、船積港と荷卸港、輸出者や輸入者の氏名住所、個数、荷印、ケース番号などを記した梱包明細書、単価、合計金額、数量、品質、船名、船積港と荷卸港、輸出者や輸入者の氏名住所、仕入れ書の作成日、仕入れ書番号、貿易条件、信用状番号、荷印などを記した船積み指示書、輸出を通関業者に依頼する場合は委任状、通関業者に依頼せずに自社で輸出を申告する場合には輸出申告書、など専門的な書類の作成が必要になります。

別途、海上保険証券や特定原産地証明書などの手配も必要となります。

輸入に関する書類の確認

輸入の際には、輸出者から、仕入れ書、指示書、梱包明細書、船荷証券(運送書類)、保険証券、検査証明書、特定原産地証明書などが送られてきます。

これらの書類に不備がないかを確認して通関業者に提出をします。

メーカーや商社での貿易事務

輸入の場合には取引先の会社と交渉、見積依頼、取引条件の決定、注文書作成、発注、商品受け取りの手配、支払手続き、国内での倉庫の手配や運送便の手配を行います。

輸出の場合は取引先の会社と交渉、見積作成、取引条件の決定、受注、出荷手配(船の手配、船積手配など)、支払請求などの業務を行います。

通関業者での貿易事務

メーカーや商社などから輸入・輸出の手続きの依頼を受けて業務を代行します。

輸入・輸出の荷物の通関書類を作成し、船積、荷下ろしの手配などを行います。

医療事務

医療事務の仕事は、病院などで医療に関する事務を行います。

カルテやレセプトには患者さんの個人情報ですので、取り扱いには注意しなくてはなりません。

また、病院に来られる方は緊張していたり体調の悪い方なので、応対は気を遣います。

資格や経験がなくても始められ、手順やパソコン操作を覚えれば長く続けることができますので、再就職もしやすい仕事です。

医療関係の事務の仕事は清潔感が特に求められます。

派手にならいないように、けれどすっぴんに見えない化粧、髪の色も大人しい色でまとめられる長さの場合は髪をまとめます。

爪は短く切ってマニュキュアや香水、アクセサリーは不可です。

服装は制服着用のところがほとんどですが、制服に汚れやしわがないように、だらしなく見えないような身だしなみが必要です。

受付業務

来院された患者さんの保険証を確認して問診票を記入してもらい、カルテを作成します。

カルテを基に診療報酬請求しますので、カルテの作成は慎重に行います。

患者さんの診療が終わったら、ドクターが記入した診療内容を基に保険点数を計算して会計を行い、保険証をお返しします。

必要であれば次回の来院の予約を行い、処方箋が出ていればお渡しし、近隣の調剤薬局のご案内をします。

ほとんどの医院にレセプトコンピューターが導入されていますので、診療内容を入力すると自動的に保険点数と患者さん負担に診療金額は計算されます。

レセプト業務

カルテを基に、各患者さん毎に1ヶ月分の診療報酬をまとめて保険者に請求をする業務です。

レセプトを印刷して紙媒体で提出する場合は、決められた順番に並べて綴ります。

提出方法は紙媒体の他にCDにデータを保存して提出する方法やオンラインで提出する方法があります。

提出は月末で締めて翌月の10日までに行います。

期日までに持ち込み、郵送、オンラインなどの方法で提出します。

期日に遅れると1ヶ月診療報酬の支払いが遅れてしまいます。

またレセプトに不備がある(病名と診療内容が一致しないなど）があると、返戻と言ってレセプトが戻されてきます。

訂正をして再提出すれば診療報酬は支払われますが、支払いは遅れます。

診療報酬の支払いが遅れると医院の経営に支障が出ますので、提出前にしつこいくらい確認をします。

提出先は国民健康保険の場合は「国民健康保険団体連合会」で、社会保険の場合は「社会保険診療報酬支払基金」となります。

それぞれ病院のある都道府県の窓口への提出です。

医療事務のおすすめの資格は？どの資格から取得するといい？将来性についてもお話しします

歯科事務

歯科事務では医療事務の仕事プラス歯科助手の仕事を兼任するところが多いです。

そのため普通の医療事務の仕事より覚えることは多くなります。

受付業務・レセプト業務

医療事務と同様、受付業務とレセプト業務を行います。

予約制にしている歯科医院では、予約表を見ながら翌日来院予定の患者さんのカルテ出しをしたり予約の電話の対応も行います。

歯ブラシや歯磨き粉、洗口剤、フロスなどの物品販売をしているところも多いので、それらの販売や在庫管理、発注管理も行います。

定期検診の患者さんへのお知らせのハガキを作成して投函したり、予約表の作成をしたり、院内に貼り出すPOPの制作も行います。

自費治療の患者さんの場合は金額が高額になるので、カードでの支払いを受け付けているところもあります。

その場合はカード機器の操作やカード会社への請求なども行います。

最近では訪問診療を行っている歯科医院も増えてきました。

通常の外来診療とは保険の点数や請求する診療料などが違いますので、注意と勉強が必要です。

歯科助手業務

歯科医院は個人病院のところが多く、スタッフの人数が少ないので、受付が治療の助手をすることもあります。

患者さんを診療室にご案内して、うがい用のコップをセットしたりドクターや歯科衛生士の治療の補助をしたりします。

患者さんの口腔内の水を吸引したり、治療に使う薬品を準備したり、歯の型を取るための印象材を練ったりします。

治療が終わりにこやかに診療室から患者さんを待合室に案内したら、急いで治療に使ったものを片付け、診療台を消毒し、新しい治療セットを準備し、急いで受付に戻ってドクターがカルテに記入した診療内容を基に会計を行い、次回の予約などを患者さんと打ち合わせます。

手が空いたら使用済みの器具などの消毒や滅菌を行ったり、うがい用の使い捨て紙コップや患者さんに着けるエプロン、綿花など診療に使う消耗品の補充を行います。

その他の業務

院内で使用する薬品やグローブ、マスクなどの消耗品、備品の在庫管理、発注業務、複合機やプリンター、パソコン、診療ユニットのメンテナンス管理も行います。

また、ホームページやSNSの更新をして歯科医院の広報活動も行います。

介護事務

介護事務は介護老人保健施設、デイサービスセンターなどの介護関連施設、有料老人ホームなどでの仕事になります。

介護保険制度に基づいて介護給付費明細(レセプト)を作成し、介護報酬請求を行います。

介護報酬請求も介護ケアサービスを1ヶ月分を月末にまとめて、翌月の10日までに国民健康保険連合会に提出します。

窓口業務

基本的には施設の利用者とほとんど交流はなくデスクワーク中心の仕事ですが、施設利用者の方やご家族の方からの電話の応対や施設のサービス内容や手続きなどの説明を行う受付、施設の利用者が支払う自己負担金の会計などの窓口業務も行います。

一般的な事務業務

レセプト作成や提出などの他に、普通の会社でも行うような一般的な事務業務もあります。

施設の売上管理や支払手続きを行う経理業務、スタッフの勤怠管理や給与計算、保険などの手続きなどの労務業務、施設の備品の管理や発注などの総務業務、施設内書類の作成や伝票入力、データ入力などの一般事務業務なども併せて行います。

介護補助業務

介護施設は人手不足なので、デスクワークの事務員としての仕事だけではなく施設の職員として介護補助業務を行うことがあります。

着替えやおむつ交換などの身体介護はヘルパーなどの資格が必要ですので、資格がない場合はできませんが、食事の調理・配膳、洗濯、掃除などの生活補助業務を行う場合があります。

調剤薬局事務

調剤薬局での窓口業務や調剤報酬明細書(レセプト)作成し、調剤報酬請求などを行います。

薬の発注や薬剤師の補助などを行うこともあります。

窓口業務

保険証と処方箋とお薬手帳をお預かりして受付を行います。

保険証と問診票による患者さんの情報を基に薬歴簿を作成し、処方箋を基に薬剤師が処方した薬の内容をレセプトコンピューターに入力します。

入力した内容で薬の説明書や領収書、レセプトなどができます。

調剤報酬請求はオンライン請求となりますので請求にもあまり手間はかかりませんが、レセプトの元になる入力が間違っていないかをきちんと確認しておく必要があります。

また、処方箋や調剤録などの書類を整理、ファイリング、保管するのも大切なお仕事です

お薬の検品

お薬が欠品にならないように、在庫管理と発注管理を行います。

薬剤師さんがする調剤薬局もありますが事務の担当者が行うところもあります。

発注した薬が届いたら数量や薬が間違いないかどうかの検品を行って、それぞれ入庫(補充)をします。

種類が多いので、間違いのないように行わなければいけません。

備品の補充

お薬の説明書や領収書など患者さんにお渡しする書類を印刷するためのコピー用紙や、薬を入れる袋や薬を束ねるための輪ゴムなどの消耗品などの在庫管理や発注管理も行います。

経理業務

窓口で患者さんが支払う自己負担金の管理や売上の経理処理などの業務も行います。

銀行に両替や売上の入金や支払い業務も行います。

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種類によって業務内容も必要な知識もスキルも違う

事務の仕事には沢山の種類があります。

医療関連の事務や貿易関連の事務など、専門的な知識が必要なものもあります。

事務職の中で自分は何に向いているのか、何が得意なのかを分析して、自分自身のスキルをもっとも伸ばせる事務に従事するのが、事務職を長く続けることができるコツだと思います。

そして、どの種類の業務内容であっても事務職に必要なスキルがあります。

それはパソコンのスキルです。

今は、どんな業種の事務であってもパソコン操作は必須です。

少なくとも文書管理ソフト・表計算ソフト・メールソフト・プレゼンテーションソフトが使いこなせないと事務の仕事はできません。

事務職に転職する際にパソコンのスキルが不安であれば、ハローワークが実施している職業訓練などでパソコンのスキルを身につけておくことをおすすめします。

事務職が人気の理由！

事務の仕事の多くは資格や経験がなくても勤めることができ、経験を積んでいけば再就職も可能で、尚且つ休みが取りやすいところが人気の理由の一つです。

また「正社員」「契約社員」「パート」「派遣社員」と、自分のライフスタイルや人生設計に合わせた様々な雇用形態で働くことができるところもポイントです。

勤務時間が決まっている

月末、月初など業務が立て込むときは残業もありますが、基本的には勤務時間内で仕事を終えることができるので、プライベートの予定が立てやすいのも人気の理由の一つです。

事務処理能力が上がる

日々、地道にコツコツと積み重ねていく業務が事務処理能力を上げていきます。

そしてそれが経験と実績となり、社内や社外での評価となり、転職の際にも大きなプラス材料となります。

人に感謝される

事務の仕事は幅広く「何でも屋さん」の要素がありますので、他の部署や職種の人のサポートをすることがあります。

そのため仕事の量が増えたりと大変なこともありますが、人に感謝されるポジションだと思います。

「してあげている」という気持ちではなく、「サポートするのが事務職として当たり前」という気持ちでサポートすれば気持ち良くサポート業務を行うことができますし、感謝されたときの喜びも大きいと思います。

長く勤められる

事務職以外の他の部署ですと、産休や育休を取るとその間を埋めるために別の正社員を雇用することになるため職場復帰しづらかったりしますが、事務の場合はパートや派遣でその穴を埋めやすいの職場復帰が容易です。

職場復帰する際も、いきなりフルタイムの勤務が難しいようであればパート扱いで復帰することもできます。

そのため長く勤めることができますので、安定した収入が見込め、生活や人生設計がしやすいです。

他の部署のように華やかではなく地味な仕事が多いですし、他の部署や職種のような高い給与ではないものの長く安定した収入を見込めるのは強みだと思います。

また基本はデスクワークですので、体力に不安のある人や年配の人でも働き続けるところも長く勤められる要因だと思います。

転職しやすい

貿易事務は英語のスキルが必要で少しハードルが高いですし、その他の事務職も専門的な部分もありますが、基本的な事務の仕事というのはそう変わらず積み重ねてきた経験やスキルを活かしやすいため、転職はしやすいと思います。

安定性がある

事務職は決まった仕事を期日までの仕上げることが多いため「やりがいがない」「飽きた」などの声を聴くこともありますが、勤務時間が決まっていて残業が少なく、会社カレンダーによる休みの他に有給休暇も取りやすく、勤務時間外の急な呼び出しや休日出勤もほとんどありません。

また基本的に給与が安いので、仕事の内容や業績によって大きく給与が変わることが少なく、安定性があります。

スキルアップできる

事務の仕事は会社の経営者や管理職の人とのやり取りが多いので、経営や会社の運営などとても勉強になります。

下から会社や組織を見るだけでなく、経営者や管理職など上からの視点で広く会社や組織を見る考え方が学べるからです。

それは仕事だけではなくプライベートにも活かすことができ、仕事の手順だけに留まらず自分自身のスキルアップに繋がります。

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まとめ

事務の仕事にも様々な種類がありますが、共通して言えることはきちんとした身だしなみや適切な言葉遣い、コミュニケーション能力とサポート能力、細かなところへの気配り、目配りなどの配慮ができる、単調な仕事でも丁寧に確実に行うことができる人に向いている仕事だと思います。

事務の仕事は募集よりも求職者の方が多く激戦ではありますが、是非事務の仕事にチャレンジしてもらいたいと思います。

【事務の転職を考えている方は、こちらの記事も参考にしてみてください】

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